ఫైల్ సంస్థ వ్యాపార లేదా వ్యక్తిగత కార్యాలయం కోసం వర్క్ఫ్లో మెరుగుపరుస్తుంది. వివిధ అవసరాలు మరియు ప్రాధాన్యతలను కలుసుకునేందుకు అనేక ఫైలింగ్ వ్యవస్థలు ఉన్నాయి. ప్రామాణిక ఫైలింగ్ ఫార్మాట్లు అన్ని మూడు విభాగాలలో ఒకటిగా వస్తాయి: విషయం, సంఖ్యా మరియు ఆల్ఫాన్యూమెరిక్. ఫైల్స్ పదాలను మరియు సంఖ్యలు రెండింటిలో ఉన్నప్పుడు కార్యాలయ సిబ్బంది ఆల్ఫాన్యూమరిక్ పద్ధతిని ఉపయోగిస్తారు.
ఫైళ్ళు ఎలా నిర్వహించాలో
ఆల్ఫాన్యూమరిక్ ఫైల్స్ పదాలను మరియు సంఖ్యలను కలిగి ఉన్న లేబుల్ను కలిగి ఉంటాయి. ఈ కలయిక పేరు మరియు ఫోన్ నంబర్ లేదా క్లయింట్ నంబర్ ఉండవచ్చు. కొన్ని ఫైల్ ఫోల్డర్లతో ఉన్న కంపెనీలు లేదా వ్యక్తులు పేర్లను ఉపయోగించి నిర్వహించవచ్చు. కోడ్ సంఖ్యను ఉపయోగించి కార్మికులు ఫైల్ను కనుగొనడంతో పెద్ద సంఖ్యలో ఫైళ్లను సంఖ్యాపరమైన క్రమం చేయాలి.
ఆల్ఫాన్యూమరిక్ ఫైలింగ్ ఉపయోగించి
ప్రతి కోడ్ సంఖ్య ఒక ఫైల్కు మాత్రమే వర్తిస్తుందని నిర్ధారించుకోండి. సంఖ్యా క్రమంలో ఫైళ్లు నిర్వహించండి. ఫైళ్లను బండిల్ చేయడానికి రబ్బరు బ్యాండ్లను లేదా డివైడర్లను ఉపయోగించుకోండి, ప్రత్యేక సంఖ్యను సులభంగా కనుగొనటానికి ఫైళ్ళ సంఖ్యను బట్టి పదుల లేదా వందల స్టాక్స్ లోకి ఫైళ్లను బండిల్ చేయండి.
