అన్ని సంస్థలకు మంచి రికార్డుల నిర్వహణ అవసరమవుతుంది, వ్యవస్థ నుండి ప్రక్షాళన చేయబడేంత వరకు సమయం రికార్డులు సృష్టించబడతాయి. ఏమీలేని లేదా పేలవంగా ప్రణాళిక చేసిన ఫైలింగ్ వ్యవస్థలు రికార్డులను దాఖలు చేయడం మరియు తిరిగి పొందడం లేదా సమాచారం యొక్క ప్రవాహాన్ని నిర్వహించడంలో సామర్థ్యం లేకపోవడం వంటివి కష్టపడతాయి. కోల్పోయిన రికార్డులు లేదా అలసత్వ రికార్డుల వలన వారు చట్టపరమైన సమస్యలను కూడా ఏర్పాటు చేయవచ్చు. బాగా రూపొందించిన ఫైలింగ్ వ్యవస్థలు వర్ణమాల, ఆల్ఫాన్యూమెరిక్ లేదా సంఖ్యా కోడెడ్ లేబుల్స్ను కలిగి ఉంటాయి, సమర్థవంతమైన రికార్డులను నిర్వహించడం మరియు మరింత వృత్తిపరంగా నిర్వహించబడే సంస్థలను ఉత్పత్తి చేస్తాయి.
సంఖ్యా ఫైలింగ్ సిస్టమ్స్ ఎక్స్ప్లెయిన్డ్
సంఖ్యా ఫైలింగ్ వ్యవస్థలు ప్రతి ఫైల్కు సంఖ్యలు కేటాయించబడతాయి లేదా సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటాయి. 100, 200, 300, మొదలైన విభాగాలు - లేదా కేతగిరీలు - కింద విభాగాల సంఖ్యను సెకండరీ సంఖ్యలో ఉపయోగించి రికార్డ్ సంఖ్యను (1 నుండి 1,000 వరకు), నంబర్ ఫైల్స్ (అంటే, కొనుగోలు ఆర్డర్ నంబర్లు) నుండి నంబరింగ్ను తీసుకోవచ్చు., నిర్దిష్ట విషయం ఉపశీర్షికలు లేదా డెసిమల్స్ (డ్యూయీ డెసిమల్ సిస్టం మాదిరిగా) ను ఉపయోగిస్తాయి. సంఖ్యా ఫైలింగ్ వ్యవస్థలు తరచుగా రికార్డులను తిరిగి పొందడంలో ఒక ఫైల్ ఇండెక్స్ను కలిగి ఉంటాయి.
ఆర్గనైజేషన్ అండ్ ఆర్గనైజింగ్ ఆర్డర్
సరైన క్రమాన్ని కొనసాగించేటప్పుడు సంఖ్యా కోడింగ్ రికార్డుల మొత్తం విభాగాలను బదిలీ చేయడానికి అనుమతిస్తుంది. రికార్డులు వరుసగా కుడి నుండి ఎడమకు మరియు పైనుంచి దాఖలు చేయబడతాయి. వరుస-క్రమ సంఖ్య క్రమంగా నిర్వహించబడుతోంది - అత్యధిక సంఖ్యలో అతి తక్కువ. డ్యూప్లెక్స్-సంఖ్యాత్మక ఫైల్స్ రెండు లేదా అంతకంటే ఎక్కువ సంఖ్యలను కలిగి ఉంటాయి, వాటిలో డాష్లు, కామాలతో లేదా ఖాళీలు వేరు చేయబడి, తరువాతి సంఖ్యల తర్వాత ప్రారంభ సెట్ ద్వారా దాఖలు చేయబడ్డాయి. సంవత్సరం, నెల మరియు రోజు క్రోనోలాజికల్-సంఖ్యా వ్యవస్థ సూచిక ఫైల్స్.టెర్మినల్-అంకెల-సంఖ్యా వ్యవస్థలు అల్మారాల్లో ఫైళ్లను వర్గీకరించడానికి అనుమతిస్తాయి, చివరి సంఖ్యలో (రెండు నుండి నాలుగు అంకెలు పొడవు) చివరి ఫైలింగ్ ద్వారా ఫైళ్లను నిర్వహించడం మరియు గత సంఖ్య, మధ్య సంఖ్య, తరువాత మొదటి నంబర్లతో వరుసగా నమోదు చేయబడతాయి. షెల్ఫ్ స్పేస్ అవసరాలు సులభంగా సంఖ్యా విభాగాలు - 10s, 100s, షెల్ఫ్ లేదా షెల్వింగ్ యూనిట్ రికార్డుల సంఖ్యల ద్వారా రికార్డులను గ్రూపించడం ద్వారా నిర్ణయించబడుతుంది. అదనంగా, రికార్డింగ్ సంస్థ ఫైల్ ఇండెక్సింగ్ ద్వారా మరింత పెంచుతుంది.
ఖచ్చితత్వం
హై-వాల్యూమ్ ఫైలింగ్ సిస్టం - ఫైల్స్ తిరిగి పొందబడి, తరచుగా దాఖలు చేయబడ్డవి - కలర్-కోడెడ్ లేబుళ్ళతో కలిపి ఫైల్ రిట్రీవల్ మరియు రీ-షెల్వింగ్ వేగవంతం చేస్తాయి మరియు సంఖ్య క్రమంలో పడటంతో గందరగోళం తొలగించబడుతుంది. ఉదాహరణకు టెర్మినల్-డిజిట్ సిస్టమ్స్లో, తుది సంఖ్య ఒక రంగుతో కోడ్ చేయబడుతుంది, మధ్య సంఖ్య ప్రత్యేక రంగులోకి వస్తుంది మరియు మొదటి సంఖ్య దాని స్వంత రంగును కలిగి ఉంటుంది. మొదటి, మధ్య మరియు గత సంఖ్య మార్పులు, కాబట్టి రంగు చేస్తుంది. రంగు వేయడంలో వేగం మరియు సామర్ధ్యాన్ని పెంచడానికి ఒక దృశ్య వివరణగా రంగు పనిచేస్తుంది.
ఫైలింగ్ స్పీడ్
ఫైలు ఫైళ్ళను గుర్తించడానికి ఒక కోడును సూచిస్తున్నప్పుడు - ఫైలు గుణకం ఫైల్ సమూహం ద్వారా ఫైల్ స్థానానికి ఒక తక్షణ అవగాహన కలిగివుండటం వలన రంగు కోడింగ్ పెరుగుదల రికార్డింగ్ ఫైల్ మరియు రిట్రీవల్ వేగంతో కూడిన సంఖ్యాత్మక ఫైలింగ్ వ్యవస్థలు ఉన్నాయి. సంస్థల విలీనాల సందర్భంలో, వ్యక్తిగత సంస్థలు వేర్వేరు సంఖ్యా వ్యవస్థలను కలిగి ఉన్న, సంఖ్యా సంకేతాలు మార్చాల్సిన అవసరం లేదు. ఫైళ్ళ గదికి ఫైళ్ళను జోడించడం చాలా వేగంగా ఉంటుంది, ఎందుకంటే చిన్న సంఖ్యలో ఉన్న ఫైళ్ళు (7-అంకెల) అధిక సంఖ్యలో ఉన్న ఫైళ్ళ (7-అంకెల) కు దాఖలు చేయబడ్డాయి.
గోప్యత
సంఖ్యాపరమైన ఫైలింగ్ వ్యవస్థలు వ్యక్తిగత రికార్డు గుర్తులను తొలగించడం ద్వారా వైద్య, కస్టమర్ మరియు ఉద్యోగి రికార్డుల్లో ప్రత్యేకంగా ముఖ్యమైన గోప్యతను కొనసాగించేటప్పుడు నిర్దిష్ట రికార్డులను గుర్తించాయి. సంఖ్యా ఫైలింగ్ వ్యవస్థలు తక్షణమే HIPAA నియమాలకు అనుగుణంగా ఉంటాయి.
