చిన్న వ్యాపారం కోసం ఫైలింగ్ సిస్టం ఎలా ప్రారంభించాలో

మాకు ఎవరూ చేయాలని చేయాలని అన్ని ముఖ్యమైన ఉద్యోగాలు ఒకటి దాఖలు. ఒక కొత్త దాఖలు వ్యవస్థ ఏర్పాటు చేసినప్పుడు, మీరు ఉపయోగించడానికి సులభం విధంగా అది చేయడానికి కావలసిన. కొందరు తమ సిస్టమ్ను అక్షరమాల ద్వారా మరియు సంఖ్యల సంఖ్యతో ఏర్పాటు చేయాలనుకుంటున్నారు. ఇతరులు దీనిని వర్గం ద్వారా మరియు ఆపై వర్ణమాల ద్వారా సెట్ చేస్తారు. మీ కోసం పనిచేసేదాన్ని ఎంచుకోండి.

మీరు అవసరం అంశాలు

• ఫైలింగ్ క్యాబినెట్

• చేసిన మనిలా ఫైళ్లు

• ట్యాబ్డ్ కార్డ్బోర్డ్ డివైడర్లు

• ఫైన్ పాయింట్ మార్కర్

అద్దె లేదా తనఖా వంటి మీ వర్గాలను నిర్వహించండి. మీ భవనం, వినియోగాలు మరియు సరఫరా కోసం ఫైళ్లను కేటాయించండి. మీ అన్ని వ్రాతపదాల ద్వారా వెళ్ళండి. ప్రతి విషయం ఒక వర్గం ఇవ్వండి. మీ కేతగిరీలు ఐ.ఆర్.ఎస్ వర్గాలతో సమానంగా చేయడానికి ప్రయత్నిస్తాయి, ఇది సంవత్సరం ముగింపులో సులభం అవుతుంది.

ప్రతి వర్గం కోసం ఒక డివైడర్ చేయండి. విభజనపై ఏ వర్గం వర్గించాలో వ్రాయండి. వాటిని పక్కన పెట్టండి.

మీరు బిల్లు చెల్లించేటప్పుడు, మీరు ఉంచిన బిల్లు లేదా రసీదులో మీరు చెల్లించిన తేదీని వ్రాయండి. మీరు తనిఖీలను ఉపయోగిస్తున్నట్లయితే, చెక్కు నంబర్ మరియు రసీదులో చెల్లించిన మొత్తం వ్రాయండి. మీరు ఎలక్ట్రానిక్ చెల్లించి ఉంటే, ధృవీకరణ సంఖ్య మరియు దానిపై చెల్లించిన మొత్తం వ్రాయండి. ఇది బిల్లు కాకపోయినా మీరు పని చేసిన తేదీ కోసం మీ అన్ని వ్రాతపనిని తేదీ చేయండి. ఇతర వ్రాతపని యొక్క ఉదాహరణలు బ్యాంకు సయోధ్య కావచ్చు, వినియోగదారులకు పంపిన ఆదేశాలు మరియు బిల్లుల కోసం ఇన్వాయిస్లు కావచ్చు. అప్పుడు మీ బుక్ కీపింగ్ వ్యవస్థలో ప్రతి రసీదు లేదా కాగితం పనిని డాక్యుమెంట్ చేయండి. క్విక్ బుక్స్ మరియు మైక్రోసాఫ్ట్ మనీ చిన్న వ్యాపార బుక్ కీపింగ్ కోసం అద్భుతమైన కార్యక్రమాలను కలిగి ఉన్నాయి.

మీరు దశ 1 లో జాబితా చేసిన వర్గం యొక్క ప్రతి ప్రత్యేక భాగానికి ఒక మనీలా ఫోల్డర్ను సెటప్ చెయ్యండి. ఉదాహరణకు, వర్గం యుటిలిటీలు మరియు ఫోల్డర్లు ABC ఎలక్ట్రిక్, CITY వాటర్ మరియు మురుగు, మరియు INT ఇంటర్నెట్ కనెక్షన్లు. మీ వ్యాపార విక్రేతలు ఉంటే, ప్రతి విక్రేత కోసం వ్యక్తిగత ఫైళ్లను ఏర్పాటు చేయండి. మీ కస్టమర్లకు ప్రతిదాని కోసం ఫైల్లను సెటప్ చేయండి. ప్రతి వర్గానికి వెళ్ళు మరియు అన్ని వ్యక్తిగత ఫోల్డర్లను అమర్చండి.

ప్రతి ఉద్యోగికి ఒక ఫైల్ను సెటప్ చేయండి. చాలా చిన్న వ్యాపార సంస్థలు ఉద్యోగులను నిర్వహించటానికి మరియు వారిపై రికార్డులను ఉంచడానికి సిబ్బంది సిబ్బందిని కలిగి ఉండనందున, మీరు వాటిని కనీసం ఒక సాధారణ ఫైల్గా ఉంచవలసి ఉంటుంది. వారి పే రికార్డులను ఉంచండి. వారు పూర్తి చేసిన శిక్షణను డాక్యుమెంట్ చేయండి. లైసెన్స్ యొక్క కాపీలను వారు అవసరమైతే ఉంచండి. వారు మీతో కలిగి ఉన్న ఏవైనా వివాదాలను కూడా డాక్యుమెంట్ చేయాలని మీరు కోరుకుంటారు. వివాదం ఏమిటో మరియు దాని ఫలితమేమిటో వ్రాయుము.

మీరు మీ వ్యాపారం కోసం ఏదో కొనుగోలు చేసినప్పుడు మీ రశీదుల కోసం ప్రత్యేకమైన ఫైల్ను ఉంచండి. మొదట మీ లెడ్జర్లో వాటిని డాక్యుమెంట్ చేయండి. మీరు వాటిని ఫైల్లో ఉంచాలనుకుంటున్నారా. ఒక నెల ఒకసారి, రసీదు ఫైల్ ద్వారా వెళ్లి సరైన ఫైల్ మరియు కేటగిరీలో వాటిని ఉంచండి. మీరు నెలల రశీదులను కలిసి ఉంచుకోవచ్చు మరియు వాటిని నెలలో వ్రాయవచ్చు. మీరు క్రెడిట్ కార్డును ఉపయోగిస్తున్నప్పటికీ, మీరు ఐఆర్ఎస్ ద్వారా ఆడిట్ చేయబడినట్లయితే అదనపు డాక్యుమెంటేషన్.

వాటిని వర్ణమాల ద్వారా ఫైలింగ్ క్యాబినెట్లో విభాగ విభాగాలను ఉంచండి. ఆ వర్గంలోని ఫోల్డర్లలో ప్రతి అక్షరాలను అక్షరక్రమం చేయండి. డివైడర్ వెనుక వాటిని ఉంచండి. ప్రతి వర్గానికి వెళ్ళు మరియు వాటిని ఫైల్ చేయండి.

చిట్కాలు

• మీరు ఉపయోగించడానికి సులభతరం చేయడానికి ఏ ఫైలింగ్ సిస్టమ్ను మీరు అనుకూలీకరించవచ్చు. మీరు త్వరగా సమాచారాన్ని వెదుక్కోవచ్చుంత వరకు, ఇది మంచి ఫైలింగ్ సిస్టం.