ప్రాసెస్ ఖాతాలను చెల్లించదగిన ఇన్వాయిస్లు కోసం డాక్యుమెంట్ నియంత్రణ విధానాలు క్లిష్టమైనవి. అకౌంజింగ్ జనరల్ లెడ్జర్ మరియు ఇన్వాయిస్లు కోసం సమయానుకూలంగా చెల్లింపు ఇన్వాయిస్లు అన్ని ఖాతాలను సరిగ్గా నమోదు చేస్తారని వారు నిర్ధారిస్తారు. చెల్లించాల్సిన ప్రాసెసింగ్ ఖాతాలకు వ్రాతపూర్వక విధానం ప్రాసెస్లో తప్పులను తగ్గించడానికి మరియు చివరిలో చెల్లింపులను రద్దు చేయడంలో విఫలమైనందుకు చివరి ఛార్జీలను నివారించడానికి సహాయపడుతుంది.
తేదీ-స్టాంప్ ఇన్వాయిస్
రోజువారీ మెయిల్ను తెరవడానికి బాధ్యత కలిగిన వ్యక్తి ప్రస్తుత తేదీ తేదీతో అందుకున్న ప్రతి ఖాతాలను చెల్లించవలసిన ఇన్వాయిస్ను స్టాంప్ చేయాలి. తేదీ-స్టాంపింగ్ మీ కంపెనీలో ఇన్వాయిస్ చెల్లించటానికి అవసరమైన సమయం ట్రాక్ చేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. ఇన్వాయిస్ జారీ తేదీ మరియు స్టాంపు తేదీ మధ్య ఏదైనా ముఖ్యమైన సమయం తేడాలు గుర్తించాల్సిన తేదీ. ఆలస్యమైన ఆరోపణలను నివారించడానికి వాయిదా పడిన వారాల్లో తర్వాత చెల్లించిన ఇన్వాయిస్లు త్వరగా ఖాతాల చెల్లింపు ప్రక్రియ ద్వారా పంపించబడాలి.
కోడ్ వాయిస్
వ్యయాలను సృష్టించే లేదా నిర్వహించడానికి బాధ్యత కలిగిన ఉద్యోగి ఇన్వాయిస్పై సరైన సాధారణ లెడ్జర్ ఖాతాకు వ్రాస్తాడు మరియు ఆ వ్యయ ఖాతాకు మిగిలిన బడ్జెట్కు ఇన్వాయిస్ను పోల్చాడు. మీరు ఇన్వాయిస్ను ప్రాసెస్ చేసినట్లయితే సాధారణ లెడ్జర్ ఖాతా బడ్జెట్లో ఉన్నట్లయితే, ఉద్యోగి ఇన్వాయిస్కు ఓవర్జ్ కోసం వివరణను కలిగి ఉండాలి.
వాయిస్ ఆమోదాన్ని పొందండి
నియంత్రణా పరిధిలోని అన్ని ఖాతాలను చెల్లించగల ఇన్వాయిస్లను సమీక్షించి, ఆమోదించడానికి నిర్వాహకులు బాధ్యత వహిస్తారు. ఖచ్చితత్వం కోసం ఇన్వాయిస్లో కోడింగ్ను మేనేజర్ సమీక్షించి, సమగ్రత కోసం బడ్జెట్ విపరీత వివరణను వివరించారు. మేనేజర్ అప్పుడు ఇన్వాయిస్ ప్రారంభమవుతుంది మరియు అకౌంటెంట్ మేనేజర్ చెల్లింపు కోసం ఇన్వాయిస్ ఆమోదించింది తెలుసు కాబట్టి.
చెక్ సిద్ధం
అకౌంటెంట్ ఇన్వాయిస్లో ఓవర్జెస్కు సరైన ఆమోదాలు మరియు వివరణలను నిర్ధారించడానికి ఇన్వాయిస్ను సమీక్షించారు. అకౌంటెంట్ ఇన్వాయిస్లో కోడింగ్ను రెండుసార్లు తనిఖీ చేస్తాడు మరియు తప్పులు ఉన్నట్లు కనిపించే ఏ కోడింగ్ అయినా ప్రశ్నిస్తాడు. అకౌంటెంట్ ఇన్వాయిస్ అనుమతి మరియు కోడింగ్ సంతృప్తి ఒకసారి, అతను చెల్లింపు కోసం ఒక చెక్ సిద్ధం.
వ్యాపార తనిఖీలలో రెండు చెక్ స్టబ్స్ ఉన్నాయి: జారీచేసేవారు కోసం ఒక చెక్ స్టబ్ మరియు స్వీకర్త కోసం చెక్ స్టబ్. వెండర్ కేటాయించినట్లయితే, చెక్ స్టబ్ ఇన్వాయిస్ తేదీ, ఇన్వాయిస్ నంబర్ మరియు వ్యాపార ఖాతా సంఖ్యను కలిగి ఉండాలి. అవసరమైతే జారీచేసేవారి తనిఖీ కర్డు సాధారణ లెడ్జర్ కోడింగ్ను కలిగి ఉంటుంది. మీ సొంత రికార్డుల కోసం ఇన్వాయిస్ యొక్క కాపీని మరియు ఇన్వాయిస్ యొక్క ఎగువకు జారీచేసినవారిని తనిఖీ చేయండి. ఒక ఆడిట్ లేదా అకౌంటింగ్ పరిశోధన విషయంలో ఖర్చులకు మద్దతు ఇవ్వడానికి ఇన్వాయిస్ కాపీని ఫైల్ చేయండి.
