చెల్లించవలసిన ఖాతాలు మీ ఆర్ధిక రికార్డుల యొక్క క్లిష్టమైన భాగం మరియు జాగ్రత్తగా సయోధ్య మరియు పర్యవేక్షణ లేకుండా మోసం చేయగలవు. బలమైన ఖాతాలను చెల్లించదగిన ఆడిట్ విధానాలు మీ బిల్లు చెల్లింపుల యొక్క ఖచ్చితత్వం మరియు సమయాలను నిర్ధారించగలవు. ఉత్తమ ఖాతాలను చెల్లించదగిన ఆడిట్ విధానాలు రోజువారీ తనిఖీలు, సాధారణ అంతర్గత నియంత్రణలు మరియు బాహ్య ఆడిట్ విధానాల మిశ్రమాన్ని అనుమతిస్తుంది.
రొటీన్ పద్ధతులు
చెల్లించవలసిన ఖాతాలు నమోదు చేయబడిన ఎంట్రీలకు చెల్లింపులను సమీకృతం చేయడానికి ప్రతిరోజు సమతుల్యపరచబడతాయి. చెల్లించిన మొత్తం మొత్తం మరియు నమోదు మొత్తం మధ్య ఏదైనా వ్యత్యాసం పరిశీలన మరియు వెంటనే రాజీపడాలి. చెల్లించవలసిన ఖాతాలలో పాల్గొన్న ప్రతి వ్యక్తి యొక్క నిర్వహణ పర్యవేక్షణ కఠినమైనదిగా ఉండాలి మరియు కార్యకలాపాల యొక్క సాధారణ పర్యవేక్షణను కలిగి ఉండాలి. చెల్లించవలసిన సిబ్బంది ఖాతాలచే ఏదైనా దుష్ప్రవర్తన కోసం సైన్సర్లు చూడటానికి శిక్షణ పొందాలి.
ఆడిట్ ట్రయిల్ను ఏర్పాటు చేయటానికి సహాయపడే సైన్-ఇన్ విధానాలు అమలు చేయబడాలి. ఈ సైన్-ఇన్లు రోజువారీ సయోధ్యల యొక్క నిర్వహణ సమీక్ష, నెలవారీ వ్యత్యాసం నివేదికలు మరియు అన్ని లావాదేవీలు సరైనవని నిర్ధారించడానికి పెద్ద లావాదేవీల కోసం వ్యక్తిగత సైన్-ఆఫ్లు ఉండాలి.
అంతర్గత నియంత్రణలు
చెల్లించవలసిన ఖాతాలకు అంతర్గత నియంత్రణలు చెల్లింపు మొత్తాల ప్రకారం సంతకం అవసరాలు ఉండాలి. సంతకం అవసరాల యొక్క అనేక శ్రేణుల అమలును పరిగణించండి. ఉదాహరణకు, మీకు $ 5,000 కన్నా ఎక్కువ అంశాల కోసం అకౌంటింగ్ మేనేజర్ యొక్క సంతకం అవసరమవుతుంది, $ 10,000 కంటే ఎక్కువ అంశాల కోసం ఎగ్జిక్యూటివ్ సైన్-ఆఫ్ మరియు $ 25,000 కంటే ఎక్కువ చెల్లింపుల కోసం ద్వంద్వ సంతకం అవసరం కోసం. మీ రాబడి మొత్తాలకు మీ సంతకం అవసరాలు మరియు గరిష్ట ప్రయోజనం కోసం మోసం మీ వ్యాపార అవకాశాలు.
చెల్లించవలసిన ఖాతాలకు సాధారణ నియంత్రణ విధానాలను ఏర్పాటు చేయండి. ఖచ్చితత్వాన్ని నిర్ధారించడానికి వ్యక్తిగత చెల్లింపులపై స్పాట్ చెక్కులను చేర్చండి. ఉదాహరణకు, ప్రతి రోజు ఐదు చెల్లింపులను సమీక్షించి చెల్లింపు మొత్తం మరియు చెల్లింపు సమాచారాన్ని తనిఖీ చేయండి మరియు అకౌంటింగ్ రికార్డులను సరిగ్గా పూర్తి చేసిందని నిర్ధారించుకోండి.
ఒక నెల లేదా ఆర్థిక వ్యవధి ముగింపులో పుస్తకాల మూసివేత విధానాలలో, సారాంశం మొత్తాలు మరియు ఖాతా సయోధ్యలతో సహా అన్ని ఖాతా చెల్లించవలసిన పని కోసం సైన్-ఆఫ్ విధానాలు ఉంటాయి. అదనంగా, ఖాతాల చెల్లింపు ప్రాసెసింగ్ నుండి చెల్లింపు స్థాయిలు పర్యవేక్షించే ఒక నడుస్తున్న నివేదిక ఉంచండి. చెల్లింపు స్థాయిలు అకస్మాత్తుగా పెరుగుతాయి లేదా తగ్గుతాయి ఉంటే, కారణాలు ఒక ఆటోమేటిక్ పరిశోధన సంభావ్య సమస్యలను అధిపతిగా చేయవచ్చు.
బాహ్య ఆడిట్
చాలా బాహ్య ఆడిట్లలో టెస్టింగ్ ప్రదేశంగా చెల్లిస్తారు. బాహ్య ఆడిట్ లు మొత్తం అకౌంటింగ్ రికార్డుల ద్వారా వివరాల నుండి వివరణాత్మక ఖాతాలను చెల్లించదగిన లిస్టింగ్ మరియు ట్రేజ్ మొత్తాలు తీసుకోవాలి మరియు సారాంతర మొత్తానికి బ్యాంకు ఉపసంహరణలను చేర్చాలి. లోతైన పరీక్ష కోసం అంశాలను ఎంచుకోవాలి. చెల్లింపుల రశీదుని ధృవీకరించడానికి పేసీలను సంప్రదించాలి. అదనంగా, ఖచ్చితమైన మరియు తార్కిక ప్రాసెసింగ్ కోసం సాధారణ సయోధ్యలను సమీక్షించాలి. భారీ వ్యత్యాసాలతో ఏ సయోధ్యలు పూర్తిగా పరిశీలించబడాలి.
బాహ్య తనిఖీలు నమోదు చేయని బాధ్యతలకు పరీక్షించాలి. పేర్కొన్న ప్రారంభంలో అన్ని ఇన్వాయిస్లను మరియు లోతైన సమీక్ష కోసం సాధారణ ఇన్వాయిస్ల యొక్క యాదృచ్ఛిక ఎంపికను ఎంచుకోండి. చెల్లింపు రికార్డులను చూడండి, రాబడి కోసం క్రెడిట్లు, అందుకున్న వస్తువులను కానీ ఇన్వాయిస్ చేయని, మరియు ఏదైనా ఇన్వాయిస్-నిర్దిష్ట ఖాతాలను చూడండి. ప్రతి ఇన్వాయిస్ సరిగ్గా సరైన సమయంలో నమోదు చేయబడిందని నిర్ధారించుకోండి. ఇది బాధ్యతగా నమోదు చేయబడినా లేదా అది సమయ వ్యవధి నుండి సరిగా మినహాయించబడిందా అని తెలుసుకోవడానికి ఖాతాను సమీక్షించండి.
