అనేక సంస్థలు పెద్ద ఎత్తున ప్రాజెక్టులు ఉన్నప్పుడు వెలుపలి వ్యాపారులను తీసుకువస్తాయి. ఉద్యోగులను అవుట్సోర్సింగ్ కోసం అనేక కారణాలు ఉన్నాయి, సిబ్బంది లేకపోవడం, వనరుల లేకపోవడం మరియు ప్రాజెక్ట్ కోసం నైపుణ్యం లేకపోవడంతో సహా. ఒక దృష్టికోణ విక్రేతను ఎంచుకున్నప్పుడు, ఒక వ్యాపారం తరచూ సమాచారం కోసం అభ్యర్థనను లేదా ప్రతిపాదన కోసం అభ్యర్థనను పంపుతుంది. మీ సంస్థకు ఏ రకమైన సాధనం ఉత్తమమైనదో నిర్ణయించే ముందు, రెండు మధ్య తేడాలు పరిగణించండి.
సమాచారం కొరకు విన్నపం
సమాచారం కోసం, లేదా RFIs కోసం అభ్యర్థనలు, పత్రాలు ప్రణాళికా. వారు అనధికారిక పత్రాలు మరియు సాధారణంగా పార్టీ నుండి నిబద్ధత అవసరం లేదు. భవిష్యత్ విక్రయదారుల సంస్థ, సామర్ధ్యాలు, నైపుణ్యాలు మరియు అనుభవం గురించి సమాచారాన్ని సేకరించేందుకు RFI లు రూపొందించబడ్డాయి. ప్రాజెక్ట్ వివరాలు మరియు బడ్జెట్ సాధారణంగా ఈ రకమైన పత్రంలో చేర్చబడలేదు. ఒక చిన్న ప్రాజెక్ట్ కోసం కంపెనీ స్వల్పకాలిక విక్రేతను చూస్తున్నట్లయితే, ఈ రకమైన సమాచారాన్ని మాత్రమే చేర్చబడుతుంది.
ప్రతిపాదన కోసం అభ్యర్థన
ప్రతిపాదనకు, లేదా RFP లకు సంబంధించిన అభ్యర్థనలు, క్లిష్టమైన పత్రాలు కలిగిన సంస్థలు వెలుపలి వ్యాపారుల నుండి వేలం మరియు ప్రతిపాదనలను ఆకర్షించడానికి రూపొందిస్తాయి. ఒక RFP సాధారణంగా ప్రాజెక్ట్ యొక్క బడ్జెట్, కాలక్రమం మరియు ప్రమాణాలు, సంస్థ యొక్క లక్ష్యాలు మరియు లక్ష్యాలను కలిగి ఉంటుంది. ఇది ప్రాజెక్ట్ యొక్క వివరణలు మరియు పరిధిని దృష్టి పెడుతుంది, మరియు ఇది సంభావ్య విక్రేతల నుండి వివరణాత్మక స్పందనను పొందటానికి పనిచేస్తుంది. అమ్మకందారి ప్రత్యుత్తరాలు సాధారణంగా అమ్మకందారుని సంస్థ గురించి, ప్రతిపాదిత ధర మరియు విక్రయదారుడు ప్రాజెక్ట్ను ఎలా నిర్వహిస్తారనే దాని గురించి నిర్దిష్ట వివరాలను కలిగి ఉంటుంది.
ప్రాసెసెస్
తక్కువ బడ్జెట్ ప్రాజెక్టులకు, మరియు అధిక-బడ్జెట్ ప్రాజెక్టులకు ప్రారంభ బిందువుగా RFI సాధారణంగా ఉపయోగించబడుతుంది. ఇది సాధారణంగా ఈ రకమైన పత్రం కోసం ప్రతిస్పందనలను పంపడానికి మరియు స్వీకరించడానికి అనేక వారాలు పడుతుంది, మరియు సాధారణంగా 10 కంటే తక్కువ పేజీలు. అధిక బడ్జెట్ ప్రాజెక్టులకు RFP ఉపయోగించబడుతుంది, మరియు సాధారణంగా ప్రాజెక్ట్ సమాచార సేకరణ దశ చివరిలో సృష్టించబడుతుంది. ఈ రకమైన పత్రంతో విక్రేత ప్రతిస్పందనలను పంపడానికి మరియు స్వీకరించడానికి సాధారణంగా ఇది చాలా నెలలు పడుతుంది మరియు ఇది సాధారణంగా కనీసం 20 పేజీలు లేదా ఎక్కువ.
ప్రయోజనాలు
చిన్న, తక్కువ ప్రభావ ప్రాజెక్టులకు RFI ను ఉపయోగించడం ప్రయోజనకరంగా ఉంటుంది. ఈ పత్రానికి సంభావ్య విక్రేతల నుండి చాలా సమయం లేదా కృషి అవసరం లేదు, ఎందుకంటే వారు ప్రాజెక్ట్ వివరాల యొక్క దీర్ఘ వివరణలను తిరిగి పంపించాల్సిన అవసరం లేదు. అందువల్ల కంపెనీలు ఈ రకమైన పత్రాన్ని ప్రతిపాదన ప్రక్రియను ప్రారంభించడానికి ముందు ఒక పెద్ద ప్రాజెక్ట్ యొక్క పరిధిని గురించి మరింత తెలుసుకోవడానికి ఉపయోగిస్తారు. RFP ప్రయోజనం ఏమిటంటే కంపెనీ విక్రేతతో ముందుకు వెళ్లడానికి మరియు కాంట్రాక్టు దశను ప్రారంభించాలని కంపెనీ సిద్ధం చేస్తుంది.
ప్రతికూలతలు
ఒక RFI కు ఎదురుదెబ్బలు విక్రయదారులు సమాచారం పంపించటంలో ఆసక్తి చూపకపోవచ్చు, ఎందుకంటే వారు సంస్థ నుండి ఊహాజనిత నిబద్ధతను చూడలేరు. RFP యొక్క ప్రతికూలతలు దానిని పంపడానికి మరియు అందుకు అవసరమైన సమయం తీసుకునే సన్నాహాలు. ప్రాజెక్ట్ యొక్క మొత్తం పరిధిని మరియు వివరణల గురించి ఒక కంపెనీ తెలియకపోతే, RFP ని రాయడం చాలా కష్టం కావచ్చు లేదా ఊహించలేని విక్రేత ప్రతిపాదనలకు దారి తీయవచ్చు.
