వ్యాపారాలు మొదట పెద్ద సంఖ్యలో కంప్యూటర్లను ఉపయోగించడం ప్రారంభించినప్పుడు, "పేపిల్లే సమాజం" రాబోతుందని పండితులు ప్రకటించారు. కంప్యూటర్ విప్లవం ఇప్పటికీ ప్రత్యేకమైన వాగ్దానంపై విడుదల చేయడానికి ఒక మార్గం కలిగి ఉంది. అయినప్పటికీ, సాంప్రదాయకంగా కాగితం ఆధారిత ప్రక్రియలు - వ్యాపార మరియు వ్యక్తిగత - మరింత కంప్యూటరీకరించిన రూపాల్లోకి మారడం కొనసాగుతుంది మరియు కొన్ని చాలా మంచి కారణాల కోసం.
పత్రాలు
కంప్యూటర్ పత్రాలను సృష్టించడం మరియు సవరించడం కోసం గొప్ప సౌలభ్యం మరియు సౌలభ్యాన్ని తెచ్చిపెట్టింది. ఒక టైప్రైటర్కు విరుద్ధంగా, కంప్యూటరీకరించిన వర్డ్ ప్రాసెసింగ్ ప్రోగ్రామ్లు దాదాపు లిమిట్లెస్ ఎంపిక శైలులు, టైప్ఫేసెస్ మరియు పత్రాల కోసం ఫార్మాట్లను అందిస్తాయి. దిద్దుబాటు ద్రవం లేదా దిద్దుబాటు టేప్ అవసరం లేకుండా టైప్ లోపాలు సులభంగా తెరపై సరిచేయబడతాయి. టెక్స్ట్ యొక్క మొత్తం బ్లాక్స్ సులభంగా ఒక పత్రం నుండి మరొక రీతికి అవసరం లేకుండా కాపీ చేయబడతాయి. చాలా చిన్న ప్రయత్నంతో పత్రాలు మరియు ఇతర గ్రాఫిక్స్ను చేర్చవచ్చు.
పంచుకోవడం
కంప్యూటరీకరించిన సిస్టమ్తో పత్రాలను పంచుకోవడం సులభం. పత్రం యొక్క భౌతిక కాపీలను తయారు చేయవలసిన అవసరం లేదు, ఆపై వాటిని గ్రహీతలకు మెయిల్ లేదా ఫ్యాక్స్ చేయండి. కంప్యూటరైజ్డ్ సిస్టమ్లో ఫైల్లోని ఒక పత్రం ఆ వ్యవస్థకు వారి సొంత కంప్యూటర్ స్క్రీన్పై పత్రాన్ని ప్రదర్శించడం ద్వారా ఎవరైనా ప్రాప్యత కలిగి ఉన్నవారితో భాగస్వామ్యం చేయవచ్చు. పత్రం కేవలం గ్రహీతకు పంపిన ఒక ఇమెయిల్కు పత్రాన్ని జోడించడం ద్వారా సంస్థ వెలుపల భాగస్వామ్యం చేయవచ్చు.
ఫైలింగ్
దాఖలు చేసే ఉద్దేశం పత్రాలను నిల్వ చేయడానికి మాత్రమే కాకుండా, వాటిని సులభంగా యాక్సెస్ చేయడానికి కూడా ఉపయోగపడుతుంది. సాధారణ ఫైలింగ్ క్యాబినెట్ ఎప్పటికీ చేయలేని విధంగా ఈ కంప్యూటర్లో ఉన్నతమైనది. కంప్యూటరైజ్డ్ సిస్టమ్లో దాఖలు చేసిన పత్రాలు స్వయంచాలకంగా కంప్యూటర్ యొక్క ఫైల్ కంట్రోల్ సిస్టమ్ ద్వారా సూచిక చేయబడతాయి. ఈ సూచికలు స్వయంచాలకంగా అప్డేట్ చేయబడతాయి మరియు నిర్వహించబడుతున్నాయి, పత్రం ఎంత తరచుగా తరలించబడినా లేదా సంకలనం అయినా సరే. నిర్దిష్ట పదాలు లేదా పదబంధాల కోసం కంప్యూటర్ శోధనను పెద్ద సంఖ్యలో పత్రాలు కలిగి ఉండడం ద్వారా కూడా పత్రాలు కూడా ఉంటాయి. అదనంగా, కంప్యూటరీకరించిన ఫైలింగ్ వ్యవస్థలు శారీరక దాఖల మంత్రివర్గాల ద్వారా అవసరమైన చిన్న స్థలంలో పెద్ద సంఖ్యలో పత్రాలను నిల్వ చేయవచ్చు.
పనితనం
ఒక స్టాటిక్ కాగితం పత్రం యొక్క ఎలక్ట్రానిక్ ప్రాతినిధ్యంగా కాకుండా, ఒక ఎలక్ట్రానిక్ పత్రం నిజంగా ఇంటరాక్టివ్ ఎంటిటీగా తయారవుతుంది. ఫూల్-ఇన్ ఫారమ్ యొక్క ఎలక్ట్రానిక్ వెర్షన్, ఉదాహరణకు, రియల్ టైమ్ లోపం తనిఖీ మరియు వెరిఫికేషన్తో డాక్యుమెంట్లోకి నేరుగా సమాచారాన్ని నమోదు చేయడాన్ని అనుమతిస్తుంది. గణనలు మరియు కార్యాచరణను నేరుగా పత్రంలో నిర్మించవచ్చు. ఉదాహరణకు, ప్రస్తుత కస్టమర్ ఒక ఎలక్ట్రానిక్ డాక్యుమెంట్లో నమోదు చేయబడవచ్చు, ఆ పత్రం యూజర్ యొక్క వినియోగదారు డేటాబేస్ ఫైల్ను వినియోగదారుని యొక్క వినియోగదారుని జాబితాలో వినియోగదారుల జాబితా నుండి కేవలం ఎంచుకోవడానికి అనుమతిస్తుంది. పత్రంలో నిర్మించిన తర్కం అప్పుడు కస్టమర్ యొక్క సమాచారాన్ని స్వయంచాలకంగా పత్రాలు, కస్టమర్ అకౌంటింగ్ నంబర్లు లేదా ఏదైనా ఇతర కావలసిన డేటాతో సహా పత్రంలోకి బదిలీ చేస్తుంది.
భద్రత
సంస్థ యొక్క ఫైళ్ళ శారీరక భద్రత ఎంతో ప్రాముఖ్యమైనది. శారీరక దెబ్బలు లేదా వినాశనానికి వ్యతిరేకంగా ఫైళ్ళు తప్పక భద్రపరచబడాలి. అనధికార సిబ్బంది ద్వారా ఫైళ్ళకు ప్రాప్యత కూడా నివారించాలి. కంప్యూటరీకరించిన ఫైలింగ్ వ్యవస్థ ఈ పనులను సులభతరం చేస్తుంది. కంప్యూటరీకరించిన ఫైళ్ళ కాపీలు సులభంగా వివిధ ప్రాంతాలలో సృష్టించబడతాయి మరియు నిల్వ చెయ్యబడతాయి, నెట్వర్క్లోని పలు కంప్యూటర్ ప్లాట్ఫారమ్ల్లో లేదా ఆఫ్-సైట్ భౌతిక నిల్వ కోసం తొలగించగల డేటా మాధ్యమాలలో. కంప్యూటర్ సిస్టమ్లోని ఫైల్లు ఫైళ్ళను వీక్షించడానికి అధికారం లేని అనుమతి లేకుండా వాటిని చదవటానికి కూడా గుప్తీకరించబడతాయి.
