ఫెడరల్ చట్టం ప్రైవేట్ సెక్టార్ యజమానులు వారి సిబ్బంది ఫైళ్లు యాక్సెస్ ప్రస్తుత లేదా మాజీ ఉద్యోగులు అనుమతి అవసరం. సాధారణంగా, ప్రైవేటు రంగ ఉద్యోగుల సిబ్బంది ఫైళ్లు యజమాని యొక్క ఆస్తిగా పరిగణించబడతాయి, మరియు కొన్ని సంస్థలు ఉద్యోగి ఫైళ్ళకు పరిమితిని తగ్గించడానికి ఆ సూత్రాన్ని ఉపయోగిస్తాయి. ఫెడరల్ మరియు స్టేట్ ఉద్యోగులు - ప్రభుత్వ రంగ కార్మికులు - తమ అధికారిక సిబ్బంది రికార్డులను పొందవచ్చు.
పర్సనల్ ఫైల్స్
ఉపాధి ఫైల్లు - కొన్నిసార్లు ఉద్యోగి యొక్క సిబ్బంది ఫైల్గా సూచించబడతాయి - ఉపాధి, అత్యవసర సంప్రదింపు సమాచారం, ఉపాధి అర్హత రూపాలు, పనితీరు అంచనాలు, క్రమశిక్షణ మరియు హాజరు రికార్డులు మరియు పనితీరు, శిక్షణ మరియు ఉపాధి చర్యల గురించి పర్యవేక్షకుడు మరియు మేనేజర్ గమనికలు వంటి ఉద్యోగి యొక్క ప్రారంభ దరఖాస్తు వంటి పత్రాలను కలిగి ఉంటుంది. ఉపాధి చర్యల ఉదాహరణలు ప్రమోషన్లు మరియు రద్దులు. కొన్ని సందర్భాల్లో, మానవ వనరుల విభాగం ఒక అధికారిక ఉపాధి ఫైల్ను నిర్వహిస్తుంది, మరియు ఉద్యోగి పర్యవేక్షకుడు లేదా మేనేజర్ ఒక విభాగ ఫైల్ను నిర్వహిస్తాడు. రెండు ఫైళ్ళను సంబంధిత సమాచారం కలిగి ఉండాలి, విషయాలు కొద్దిగా భిన్నంగా ఉండవచ్చు. ఉదాహరణకి, ఉద్యోగి తన మొదటి రోజు ఉద్యోగపత్రం మరియు W-2 రూపాలు వంటి ఉద్యోగి పూర్తి పత్రం మరియు పత్రాల కాపీలు కలిగి ఉండకపోవచ్చు.
యాక్సెస్ కోసం కారణం
ప్రస్తుత ఉద్యోగులు మానవ వనరుల విభాగాన్ని తమ ఉద్యోగానికి సంబంధించిన ఖచ్చితమైన రికార్డులను నిర్వహిస్తున్నారని నిర్ధారించడానికి వారి ఫైళ్ళను సమీక్షించాలని అడుగుతారు. సంస్థ వార్షిక పనితీరు అంచనాలను నిర్వహిస్తుంటే, ప్రతి సంవత్సరం ఉద్యోగిని నియమించిన ప్రతినిధుల ఆకృతి పత్రాలు సిబ్బంది సిబ్బందిలో ఉండాలి. అదేవిధంగా, హాజరు రికార్డులు సరిగ్గా ఉద్యోగి లేకపోవడం, అనారోగ్యం, విశ్రాంతి లేదా లేకపోవటం యొక్క ఆకులు కారణంగా. మాజీ ఉద్యోగులు తరచూ భవిష్యత్తులో ఉపాధి కోసం తమ శోధనలో ఉపయోగించే పత్రాల కాపీలను పొందేందుకు ఫైళ్లను అభ్యర్థిస్తారు. ఉదాహరణకి, మాజీ ఉద్యోగి యొక్క ఫైల్ పనితీరు మరియు సాధనకు సంబంధించి రికార్డులను కలిగి ఉంటే, ఈ సమాచారం పునఃనిర్మాణాన్ని పునర్నిర్మించడంలో సహాయపడగలదు లేదా భావి యజమానులతో ముఖాముఖిలో భాగస్వామ్యం చేయడానికి ఉద్యోగ విధుల జాబితాను సిద్ధం చేస్తుంది. మాజీ ఉద్యోగులు యజమానునిపై ఫిర్యాదు దాఖలు చేయడానికి వారి ఉద్యోగ ఫైల్ యొక్క కాపీలను కూడా అభ్యర్థించవచ్చు.
యజమాని విధానం
ఉద్యోగి రికార్డులను విడుదల చేసే విషయంలో చాలామంది యజమానులు కార్యాలయ పాలసీలు కలిగి ఉన్నారు. ఉద్యోగి తనిఖీ మరియు కాపీ కోసం అందుబాటులో ఉన్న రికార్డు రకాలు ప్రకారం కార్యాలయ పాలసీలు మారుతుంటాయి, మరియు కొంతమంది కంపెనీలు పని చేసే రికార్డులను సమీక్షించే సమయంలో పనిచేసే పని గంటలను మాత్రమే సూచిస్తాయి. ఈ అంశంపై విధానాలను కలిగి ఉన్న యజమానులు సాధారణంగా రికార్డులను ఎలా ప్రాప్యత చేయాలో ఉద్యోగి హ్యాండ్బుక్లో ఒక విభాగాన్ని కేటాయించారు. ఒక వ్రాతపూర్వక విధానము రికార్డులను సమీక్షించటానికి అవసరమైన చర్యలను తెలుపుతుంది, ఉద్యోగుల రికార్డులను ఏ రకమైన ఉద్యోగులు పొందగలరు, ఉద్యోగులు వారి రికార్డులను మరియు ఉద్యోగుల సిబ్బంది ఫైలులో ఉన్న పత్రాలను కాపీ చేయటానికి ఏవైనా ఛార్జీలను చూడవచ్చు.
ఉద్యోగి బాధ్యత
ఫెడరల్ చట్టం ప్రకారం, ప్రైవేట్ సెక్టార్ యజమానులు ప్రస్తుత లేదా మాజీ ఉద్యోగులకు ఉపాధి ఫైళ్ళ కాపీలు అందించాల్సిన అవసరం లేదు. ఫైళ్ళను విడుదల చేయాలనే నిర్ణయం సంస్థ విధానం మీద ఆధారపడి ఉంటుంది మరియు కొన్ని సందర్భాల్లో, వ్యక్తిగత చట్టాల సిబ్బందికి యాక్సెస్ను నిర్వహిస్తుంది. చాలామంది యజమానులు ఉద్యోగి అభ్యర్థనలను అనుసరించి ప్రయోజనం పొందుతారు. ఉపాధి ఫైళ్ళకు ప్రాప్యతను తిరస్కరించడం వలన యజమాని సమాధానం ఇవ్వకూడదనే ప్రశ్నలను మాత్రమే పెంచుతుంది. యజమానులు ఉద్యోగులకు గతంలో విడుదల చేసిన ఖచ్చితమైన సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న వ్యక్తిగత ఫైళ్లను నిర్వహించినట్లయితే, ఉద్యోగి కంపెనీని విడిచిపెట్టిన తర్వాత సమాచారాన్ని విడుదల చేయవచ్చో లేదో ప్రశ్నించడం లేదు. మంచి విశ్వాసంతో, చాలామంది యజమానులు ఉద్యోగుల ఫైళ్లకు ఉద్యోగుల ప్రాప్తిని అందిస్తారు. ఈ పద్ధతి ఉపాధి విధానాలు మరియు రికార్డుల గురించి పారదర్శకతను ప్రదర్శిస్తుంది.
ఉద్యోగ రికార్డులకు సమాఖ్య ఉద్యోగికి యాక్సెస్ కోసం చట్టాలు 1974 యొక్క ఫెడరల్ గోప్యతా చట్టం యొక్క భాగం; యు.ఎస్. ఆఫీస్ ఆఫ్ పర్సనల్ మేనేజ్మెంట్ ఫెడరల్ ఉద్యోగి సిబ్బంది రికార్డులకు సాధారణంగా బాధ్యత వహిస్తుంది. వ్యక్తిగత రికార్డులకు యాక్సెస్ కోసం ఉద్యోగ అభ్యర్థనలను వ్యక్తిగత రాష్ట్రాలు నిర్వహిస్తున్నాయి.
రాష్ట్ర చట్టాలు
కొన్ని రాష్ట్రాలు ఉద్యోగుల ఫైళ్ళకు ఉద్యోగిని అనుమతించే చట్టాలు ఉన్నాయి. ప్రస్తుత మరియు మాజీ ఉద్యోగులు సమీక్షించగలరో లేదా వ్యక్తిగత వస్తువులను photocopy అని ఇతర రాష్ట్రాలు నిశ్శబ్దంగా ఉన్నాయి. చాలా సందర్భాల్లో, ఉద్యోగులు - ప్రస్తుత లేదా పూర్వం - కార్యాలయ పరిశోధనాల్లో పాల్గొన్న వారు పరిశోధనలు గురించి రికార్డులను వీక్షించలేరు. ఈ రికార్డులు ఎలాగైనా ఉద్యోగ ఫైల్ లో నిర్వహించరాదు. వారు మానవ వనరుల విభాగం యొక్క నిర్బంధంలో ఉండటానికి మరియు విచారణకు బాధ్యత వహించిన ఏకైక మానవ వనరుల సిబ్బందిని పరిశోధనాత్మక పదార్థాలకు ప్రాప్యత చేయాలి.
పరిమిత యాక్సెస్
ఉద్యోగుల ఫైళ్ళకు ఉద్యోగి యాక్సెస్ గురించి చట్టాలు కలిగి ఉన్న స్టేట్స్ ఉద్యోగులకు వ్రాతపూర్వకమైన అభ్యర్ధనను సమర్పించాల్సిన అవసరం ఉంది, మరియు కొన్ని చట్టాలు యజమానులకు కొన్ని వస్తువులను ప్రాప్తి చేయడానికి అనుమతిస్తాయి. కాలిఫోర్నియా చట్టం, ఉదాహరణకు, ఒక ఉద్యోగి అభ్యర్థనను స్వీకరించడానికి 21 రోజుల వ్యవధిలో ప్రస్తుత మరియు మాజీ ఉద్యోగుల వారి ఫైళ్ళను యాక్సెస్ చేయడానికి యజమానులు అవసరమవుతుంది. ఈ విషయంపై కాలిఫోర్నియా రాష్ట్ర చట్టంతో విఫలమైన యజమానులు జరిమానాలు, జరిమానాలు మరియు పౌర దావా తీర్పులకు లోబడి ఉద్యోగి ఫైళ్ళకు అనుమతిని నిరాకరించారు. మిస్సౌరీ, మరోవైపు, ఒక ఉద్యోగి సిబ్బంది సిబ్బందిని యాక్సెస్ చేసే ఒక రాష్ట్ర చట్టం లేదు.
