మీరు ఒక నిర్దిష్ట పత్రం లేదా ఫైల్ కోసం చూస్తున్న గంటలు గడిపితే, మీ ఆఫీసు యొక్క సంస్థాగత వ్యవస్థను మార్చేందుకు ఇది సమయం కావచ్చు. మీకు అనేక ఫైల్లు మరియు ఫోల్డర్ లు ఉంటే, వాటిని అన్నింటినీ నిర్వహించడానికి మరియు వాటిని నిర్వహించడానికి కొంత సమయం పట్టవచ్చు. అయితే, అంతిమంగా అది బాగా విలువైనదిగా ఉంటుంది, ఎందుకంటె ప్రతిదాన్ని కనుగొనేదో మీకు తెలుస్తుంది. ఒకేసారి మొత్తం కార్యాలయాన్ని పరిష్కరిస్తున్నట్లు మీరు భావిస్తే, మీరు పూర్తయ్యేంత వరకు కేవలం ఒక ప్రాంతాన్ని ఒక రోజుకు వెళుతారు.
మీరు అవసరం అంశాలు
-
ఇన్బాక్స్ / ఔట్బాక్స్లో
-
ఫైళ్లు
-
ఫోల్డర్లు
-
Labels
-
ఫైలింగ్ కేబినెట్ / ఫైలింగ్ బాక్స్
మీ డెస్క్ యొక్క ఒక మూలలో ఒక ఇన్బాక్స్ మరియు అవుట్బాక్స్ ఉంచండి. బయటకు వెళ్ళే బిల్లులు, నోటీసులు మరియు ఇతర అంశాలను ఔట్బాక్స్లో పంపించటానికి లేదా పంపిణీ చేయడానికి ఉంచండి. ప్రతిరోజూ ఈ అంశాలను తీసివేయి. ఇన్బాక్స్లో ఇన్కమింగ్ ఫైల్లు, పత్రాలు మరియు మెయిల్ను ఉంచండి. అంతేకాక, ఈ అంశాలపై ప్రతిరోజూ చర్య తీసుకోవడం లేదా ఫైల్ చేయడం; అందువలన, వారు అస్తవ్యస్తంగా మారరు.
మీ ఫైల్లు మరియు ఫోల్డర్లకు కేతగిరీలు సృష్టించండి. మీ వ్యాపార రకాన్ని బట్టి ఇది మారుతుంది. కొన్ని కేతగిరీలు క్లయింట్ల లాంటి స్పష్టమైన లేబుల్లను కలిగి ఉండవచ్చు, పన్ను సమాచారం, విక్రేతలు మరియు రాబోయే ప్రాజెక్టులు. మీ అన్ని పత్రాలను ఈ పెద్ద వర్గాలలో వర్గీకరించడానికి దృష్టి పెట్టండి.
పెద్ద వర్గాలను చిన్న ఉపతరగతులుగా వర్తింపజేయండి. ఉదాహరణకు, మీ వ్యాపారం క్లయింట్ ఉంటే, ప్రతి క్లయింట్ కోసం ఫోల్డర్ను సృష్టించండి. క్లయింట్ యొక్క పత్రాలు ఒక ఫోల్డర్లోకి సరిపోయేటప్పుడు చాలా ఎక్కువ ఉంటే, ఈ వర్గాన్ని మరింత విచ్ఛిన్నం చేయండి. వివిధ రకాలైన పత్రాల కోసం క్లయింట్ ఫైల్ను వేర్వేరు ఫోల్డర్లలో వేరు చేయండి.
మీ అన్ని ఫైల్లను లేబుల్ చేయండి. CNN మనీ మీరు వాటిని ఎలా శోధించాలో అనేదానికి అనుగుణంగా లేబుల్ ఫైళ్ళను సిఫారసు చేస్తుంది. ఉదాహరణకు, ఒక అస్పష్టమైన ఫైలు "ఫారం 27G-28A" లేబుల్ కాకుండా "ఇన్వాయిస్లు" లేదా ఇదే విధమైన వర్తించే వర్గం లేబుల్. ఇది త్వరగా పత్రాలను కనుగొనేలా చేస్తుంది.
దాఖలు చేయబడిన అన్ని మంత్రివర్గాల ఫిల్లింగ్ క్యాబినెట్, దాఖలు పెట్టె లేదా ఇలాంటి భాండాగారం. మీరు చాలా ఫైళ్ళను కలిగి ఉంటే, మీ డెస్క్కి పక్కన మీరు ఎక్కువగా ఉపయోగించే వాటిని ఉంచండి. మీరు కార్యాలయ స్థలం నుండి బయట పడినట్లయితే, మీరు ఒక్కో గదిలో ఒక్కో గదిలో లేదా మరొక గదిలో ఒక్కోసారి మాత్రమే ఉపయోగించుకోవచ్చు.
మీరు మీ ఫైల్లను క్రమబద్ధీకరించినప్పుడు ట్రాష్ కోసం నియమించబడిన ప్రత్యేకమైన పైల్ పత్రాలను ఉంచండి. పాత మరియు అసంబద్ధమైన పత్రాలను సకాలంలో ముక్కలు చేయడం అనేది ఒక వ్యవస్థీకృత కార్యాలయాన్ని నిర్వహించడం. మీరు పత్రాన్ని పారవేయాల్సి వస్తారా లేదో మీకు ఖచ్చితంగా తెలియకపోతే, సాధ్యం చెత్తకు ఒక ఫోల్డర్ని కేటాయించండి మరియు మీరు కత్తిరించే వరకు పత్రాన్ని ఉంచండి.
