డాక్యుమెంటింగ్ సమావేశానికి నిమిషాలు సరిగా అవసరం మరియు సంస్థకు సంబంధించిన వివరాలు చాలా అవసరం. సమావేశ నిమిషాలు తరచూ చట్టపరమైన పత్రాలుగా మారడం వలన, చర్చలను ఖచ్చితంగా క్లుప్తీకరించడం ముఖ్యం. ఒక బ్యాకప్ కాపీని తయారు చేసి సురక్షిత ప్రదేశాల్లో భద్రపరచండి మరియు సంబంధిత పార్టీలకు అదనపు కాపీలను పంపిణీ చేయండి. ఆచరణలో, సమావేశం నిమిషాలను సరిగ్గా మరియు సంక్షిప్తంగా డాక్యుమెంట్ చేయడం చాలా సులభం అవుతుంది.
మీరు అవసరం అంశాలు
-
ల్యాప్టాప్ కంప్యూటర్
-
వర్డ్ ప్రాసెసింగ్ సాఫ్ట్వేర్
-
సమావేశం అజెండా
-
రాబర్ట్ యొక్క ఆర్డర్ ఆఫ్ ఆర్డర్ కాపీ
సమావేశ నిమిషాలు డాక్యుమెంటింగ్
మీ ల్యాప్టాప్ను ప్రారంభించి, వెళ్ళడానికి సిద్ధంగా ఉండటానికి ముందుగా చేరుకోండి. తేదీ, సమయం, స్థానం మరియు హాజరైనవారి జాబితాను గమనించండి. మీ టైపింగ్ వేగం కోసం సాధ్యమైనంత ఎక్కువ సమావేశ చర్చను రికార్డు చేయండి. అక్షరక్రమం లేదా వ్యాకరణ తప్పుల గురించి చింతించకండి. మీరు ఒక ముఖ్యమైన చర్యను కోల్పోయి ఉంటే, చలన లేదా చర్య అంశం పాస్ అయినప్పుడు, సమావేశానికి హాజరైనవారిని పదాలను వివరించేందుకు ఇది సరే. డేటాను కోల్పోకుండా నిరోధించడానికి అప్పుడప్పుడు పత్రాన్ని సేవ్ చేయండి.
సమావేశం తరువాత సాధ్యమైనంత త్వరలో మీ సమావేశపు నిమిషాలను సవరించండి, చర్చ యొక్క మీ జ్ఞాపకశక్తి తాజాగా ఉన్నప్పుడు. ఏదైనా అక్షరక్రమం లేదా వ్యాకరణ తప్పులను సరిచేయండి మరియు పత్రం అంతటా ఆకృతీకరణను నిర్ధారించుకోండి. నిమిషాల్లో ఇంకా ఆమోదించబడని మరియు అధికారికంగా చేసిన పాఠకులను తెలియజేయడానికి "డ్రాఫ్ట్" వాటర్మార్క్ని చొప్పించండి. "StrataCouncilMinutesDecember5" వంటి గుర్తించి, వేరుగా ఉండే ఒక ఫైల్ పేరును ఉపయోగించి ఫైల్ను సేవ్ చేయండి.
చర్చను సమీక్షించడానికి నియమించబడిన సమావేశ కూటమికి లేదా మరొక వ్యక్తికి నిమిషాలను పంపండి. మీరు స్వీకరించే అభిప్రాయం ఆధారంగా, మళ్లీ నిమిషాలను సవరించండి. సవరణ చేసినప్పుడు, నిమిషాల సమగ్రతను నిర్వహించడానికి జాగ్రత్తగా ఉండండి. సంభవించని ఏవైనా చర్చలను చేర్చవద్దు, లేదా సంభవించిన చర్చను తొలగించండి. ఫైల్ను మళ్లీ సేవ్ చేయండి.
నిమిషాల అధికారిక ఆమోదం పొందే వరకు పత్రంలో "చిత్తుప్రతి" వాటర్మార్క్ను ఉంచండి. ఇది సాధారణంగా అదే కమిటీ తదుపరి సమావేశాలు జరుగుతుంది.
కమిటీ నిమిషాలను ఆమోదించిన తర్వాత, "డ్రాఫ్ట్" వాటర్మార్క్ని తొలగించి, మళ్లీ ఫైల్ను సేవ్ చేయండి. అవసరమైనప్పుడు కమిటీ సభ్యులకు అనుమతి పొందిన నిమిషాలను పంపిణీ చేయండి.
చిట్కాలు
-
సమావేశానికి సూచనగా ఉపయోగించడానికి రాబర్ట్ యొక్క ఆర్డర్ ఆఫ్ ఆర్డర్ కాపీ (లేదా మీ కమిటీని ఏ విధంగా మార్గనిర్దేశం చేస్తుందో) యొక్క కాపీని కలిగి ఉండండి. సరిగ్గా సమావేశపు చర్యలను రికార్డ్ చేయడానికి ఇది మీకు సహాయపడుతుంది.
కొంతమంది ఇప్పటికీ ముందుగా సంక్షిప్తవాది ఉపయోగించి సమావేశ నిమిషాలను పత్రబద్ధం చేయటానికి ఇష్టపడ్డారు, ఆపై తరువాత గమనికలను టైప్ చేయండి. ఈ పద్ధతి ల్యాప్టాప్ను ఉపయోగించి నిమిషాలను తీసుకునే విధంగా పని చేస్తుంది. ఇది మీ వ్యక్తిగత ప్రాధాన్యతపై ఆధారపడి ఉంటుంది.
చాలా ముఖ్యమైన సమావేశాల కోసం, విచారణ యొక్క ఆడియో రికార్డింగ్ చేయడానికి ఒక టేప్ రికార్డర్ను ఉపయోగించడాన్ని పరిగణించండి.
