విజయవంతమైన సమావేశం ప్రణాళిక ప్రాథమిక సమావేశ లాజిస్టిక్స్ పని ప్రారంభించే ముందు హోస్ట్ సంస్థ యొక్క పెద్ద-చిత్రం వ్యూహాత్మక లక్ష్యాలు తెలుసుకోవాలి. మీ వ్యూహాత్మక లక్ష్యాలను ఉపయోగించడం ద్వారా, మీకు కావలసిన హాజరైనవారిని ఎలా ఆకర్షించాలో, సరైన స్థలాన్ని ఎంచుకోండి, ఉత్తమ స్పీకర్లను ఎంపిక చేసి, అత్యంత ఆకర్షణీయమైన సదుపాయాలను మరియు కార్యకలాపాలను అభివృద్ధి పరచవచ్చు.
మీ వ్యూహాత్మక లక్ష్యాలను నిర్వచించండి
ఒక సమావేశానికి ఒక సంస్థ యొక్క లక్ష్యాలు ఎల్లప్పుడూ సమావేశానికి హాజరయ్యే వారి లక్ష్యాల వలె కాదు. సమావేశాన్ని నిర్వహించడానికి సంస్థ యొక్క కారణాలను తెలుసుకోండి. ఇది సభ్యులను ఆకర్షించడం మరియు నిలుపుకోవడం, లాభాలను ఉత్పత్తి చేయడం, సెలవుల పెర్క్తో బోర్డు మరియు కమిటీ సభ్యులను అందించడం లేదా సంస్థ కోసం మీడియా ప్రచారం ఉత్పత్తి చేయడం.
మీ వ్యూహాత్మక ప్రణాళికను సెట్ చేయండి
మీరు మీ వ్యూహాత్మక లక్ష్యాల గురించి తెలుసుకున్న తర్వాత, వాటిని చేరుకోవడానికి మీ వ్యూహాత్మక లక్ష్యాలను పెట్టుకోండి. వీటిలో సెమినార్లు మరియు స్పెషలిస్ట్ లు ప్రత్యేకమైన హాజరీ రకాలను ఆకర్షించడానికి, రెవెన్యూ-ఉత్పత్తి వాణిజ్య ప్రదర్శనను కలిగి ఉంటాయి, హాజరు పెంచడానికి, గోల్ఫ్ టోర్నమెంట్ లేదా నదీ క్రూజ్ వంటి సామాజిక కార్యక్రమాలను నిర్వహించడం కోసం జీవిత భాగస్వాముల కార్యకలాపాలను జోడించడం, ఒక అవార్డు బాంకెట్ లేదా వార్షిక ఓటును నిర్వహించడం సభ్యత్వం. మీ మార్కెటింగ్ పథకం ప్రకటన, ప్రజా సంబంధాలు, ప్రచార మరియు సాంఘిక ప్రసార వ్యూహాలను సమావేశం ప్రోత్సహించటానికి కలిగి ఉండాలి.
బడ్జెట్ ప్రణాళిక
సమావేశానికి సంస్థ యొక్క ఆర్థిక లక్ష్యాలను నిర్ణయించండి మరియు మీ సంఖ్యలను సమీక్షించండి. సమావేశం ఖర్చు ఉంటే మీరు ఒక నిర్దిష్ట బడ్జెట్ పరిమితం కావచ్చు. సంస్థ లాభం లక్ష్యాన్ని కలిగి ఉండవచ్చు లేదా మీ అంచనా ఆదాయం ఆధారంగా మీరు ఖర్చు చేయడానికి అనుమతించబడవచ్చు. సానుకూల మరియు సాంప్రదాయిక నమోదు మరియు స్పాన్సర్షిప్ ఆదాయం ఆధారంగా అంచనాలను సృష్టించండి.
మీ అజెండాను వివరించండి
తరువాత, మీ ఈవెంట్ ఎజెండాను ప్లాన్ చేయండి. మీ తేదీ, వేదిక మరియు కార్యకలాపాలు ఎంచుకోండి. అనేక సమావేశాలు సంఘటన యొక్క మొత్తం ప్రయోజనాన్ని వివరిస్తుంది మరియు హాజరైనవారిని ఆకర్షించడంలో సహాయపడుతుంది. మీ బోర్డ్ లేదా హాజరైన తేదీలు మరియు సంభావ్య స్థానాలపై ఇన్పుట్ను మీరు అభ్యర్థించాలి మరియు మీరు ఒకదాన్ని ఎంచుకోవడానికి ముందు పలు వేదికలకు సైట్ సందర్శనలను నిర్వహించడం అవసరం కావచ్చు. వేదికలు, హాజరు, ఆర్థిక పనితీరు మరియు హాజరు మరియు స్పాన్సర్ అభిప్రాయాల గురించి తెలుసుకోవడానికి మునుపటి సమావేశాల గురించి సమాచారాన్ని సమీక్షించండి. హాజరైన చెక్-ఇన్తో మొదలయ్యే క్యాలెండర్ను సృష్టించండి మరియు ప్రతి రోజు షెడ్యూల్ను తెలియజేస్తుంది.
రీసెర్చ్ లాజిస్టికల్ నీడ్స్
వేదికలు, స్పీకర్లు, క్యాటరర్లు, వినోద ఎంపికలు, ఆడియోవిజువల్ కంపెనీలు, ప్రింటర్లు మరియు ప్రయాణ కంపెనీలను సంప్రదించడం ప్రారంభించండి. మార్కెటింగ్, రిజిస్ట్రేషన్లు, స్పాన్సర్షిప్లు, బ్యాడ్జ్లు, చెక్-ఇన్లు, ట్రేడ్ షో బూత్లు, బహుమతి సంచులు, ప్రోగ్రామ్ పుస్తకాలు మరియు వెబ్సైట్ పేజీలు నిర్వహించడానికి ఎలా నిర్ణయిస్తారు. రిసార్ట్లు, కేటరర్లు, గోల్ఫ్ కోర్సులు మరియు ట్రావెల్ ఏజన్సీల వంటి బాహ్య అమ్మకందారుల కోసం ప్రతిపాదనలు అభ్యర్థనలను పంపండి. మీ కావలసిన విక్రేత జాబితా మరియు ఖర్చులు కలిసి ఉంచండి.
ఒక ప్రతిపాదన వ్రాయండి
సమావేశానికి మీ ప్రణాళికను మీ బోర్డు లేదా కన్వెన్షన్ బృందాన్ని చూపించే పత్రాన్ని సిద్ధం చేయండి. సంస్థ యొక్క లక్ష్యాల గురించి మీ అవగాహనను మరియు మీరు ఆ లక్ష్యాలను ఎలా నెరవేర్చాలో ప్లాన్ చేయాలో చేర్చండి. వివరణాత్మక రోజువారీ షెడ్యూల్తో ఈవెంట్ యొక్క ఎజెండాను అందించండి. పూర్తి బడ్జెట్ను సమర్పించండి. మీరు థీమ్, ప్రదేశం, సదస్సు అంశాలు, స్పీకర్లు మరియు సామాజిక కార్యక్రమాలను ఎన్నుకోవడం ఎందుకు వివరించండి. మీ పరిశోధన ఆధారంగా మీ హాజరు, వ్యయం మరియు రాబడి అంచనాలు జస్టిఫై.
