అకౌంటెంట్లు మరియు న్యాయవాదులు వంటి ప్రొఫెషనల్స్, తరచూ ముఖ్యమైన వ్యాపార విషయాలకు సంబంధించి ఖాతాదారులకు లేఖలను వ్రాస్తారు. స్పష్టమైన, సమర్థవంతమైన క్లయింట్ లేఖలను ఉత్పత్తి చేయడానికి సంస్థ కొన్ని విధానాలను అనుసరించాలి. ఒక కొత్త క్లయింట్ను స్వాగతించడం, వ్యాపార విషయాలను చర్చించడం లేదా సలహాలు అందించడం వంటి పలు ప్రయోజనాల కోసం ప్రొఫెషినల్స్ క్లయింట్ లేఖలను వ్రాస్తారు. ఒక క్లయింట్ లేఖను వృత్తిపరంగా వ్రాసి రీడర్ గ్రహించగల స్పష్టమైన ఉద్దేశ్యంతో చదవగలుగుతుంది.
లెటర్ హెడ్ ఉపయోగించండి. చాలా ప్రొఫెషినల్ వ్యాపారాలు ఖాతాదారులతో సహా అన్ని లేఖలకు లెటర్ హెడ్ను ఉపయోగిస్తాయి. లెటర్హెడ్ సంస్థ యొక్క పేరు, చిరునామా మరియు ఫోన్ నంబర్ను కలిగి ఉంటుంది.
లేఖను చిరునామా పెట్టండి. ఒక క్లయింట్కు ఒక లేఖ రాస్తున్నప్పుడు, వ్యక్తి పేరుని చెప్పడం ద్వారా వ్యక్తికి నేరుగా రాయండి. ఇది "ప్రియమైన" అనే పదంతో మొదలవుతుంది, ఆ తరువాత వ్యక్తి యొక్క పేరు లేదా "To." అనే పదాన్ని అక్షరం పైన ఉన్న తేదీని చేర్చండి.
ఒక సంక్షిప్త పరిచయంతో లేఖను ప్రారంభించండి. పరిచయం ఆహ్లాదకరమైన మరియు సంభాషించడానికి ఉంచండి. మీ సంస్థను ఉపయోగించుకోవటానికి క్లయింట్కు ధన్యవాదాలు మరియు లేఖకు కారణం తెలియజేయండి.
లేఖ శరీరం అభివృద్ధి. లేఖలోని ఈ భాగం అక్షరం యొక్క ప్రయోజనం కోసం సమాచారాన్ని కలిగి ఉంది. ఇది క్లయింట్కు సంబంధించిన సలహా లేదా ఇతర సమాచారాన్ని కలిగి ఉండవచ్చు.
మీ నిర్దిష్ట రంగంలోని ఒక ప్రొఫెషనల్ అర్థం చేసుకునే నిబంధనలను ఉపయోగించడం మానుకోండి. న్యాయవాదులు మరియు అకౌంటెంట్లు తరచుగా తమ క్షేత్రానికి ప్రత్యేకమైన నిబంధనలను ఉపయోగిస్తారు, కానీ ఖాతాదారులకు తెలియదు. వారి నేపథ్యంతో సంబంధం లేకుండా ఏ వ్యక్తికి అయినా స్పష్టమైన పదాలను ఎంచుకోండి.
ప్రశ్నలతో కాల్ చేయడానికి క్లయింట్ని అడగండి. అదనపు సహాయం మరియు సమాచారం కోసం సంస్థను సంప్రదించవలసిన ఆహ్వానం అన్ని క్లయింట్ అక్షరాల యొక్క ప్రామాణిక భాగం.
లేఖలో సైన్ ఇన్ చేయండి. లేఖ దిగువన మీ సంతకాన్ని చేర్చండి మరియు పత్రాన్ని మీ క్లయింట్కు మెయిల్ చేయండి.
