మీకు అవసరమైన ఫలితాలను పొందడానికి టెలిఫోన్ కాల్స్పై ఆధారపడకూడదు. కస్టమర్ సేవ, భీమా కంపెనీలు, వ్యాపారాలు లేదా ఒక ముఖ్యమైన అంశంపై ఇతరులతో టెలిఫోన్లో మాట్లాడేటప్పుడు భవిష్యత్ ఉపయోగం కోసం వ్రాతపూర్వక రికార్డును రూపొందించడానికి నిర్ధారణ ఉత్తరంతో మీరు అనుసరించాలి.
మీరు అవసరం అంశాలు
-
పదాల ప్రవాహిక
-
కాగితం
-
కవచ
-
స్టాంప్
ఒక నిర్ధారణ ఉత్తరం అనేది చర్చించిన దానిని నిరూపించడానికి ఒక సమయంలో టెలిఫోన్ సంభాషణ యొక్క వ్రాతపూర్వక రికార్డు చేయడానికి ఒక మార్గం. నిర్ధారణ ఉత్తరం మూడు అంశాలను నెరవేరుస్తుంది: 1) పార్టీలు బాధ్యతలను ట్రాక్ చేయడానికి సహాయపడుతుంది; 2) సంభాషణ మర్చిపోయి ఉండదు అని చిరునామాదారుకు చెబుతుంది; మరియు 3) ఈవెంట్స్ మీ వెర్షన్ నిరూపించడానికి కోర్టు విచారణలో సాక్ష్యంగా ఉపయోగించవచ్చు.
మీ టెలిఫోన్ సంభాషణకు ముందు మీ లేఖను ప్లాన్ చేసుకోండి. ప్రతి చర్చ అంశం కోసం, ఎవరు బాధ్యత వహిస్తారో నిర్ణయిస్తారు మరియు అంశం ఎప్పుడు జరుగుతుంది. ఏవైనా అవరోధాలు ఉంటే, వాటిని గుర్తించండి.
మీ టెలిఫోన్ సంభాషణ తరువాత, మీ లేఖ రాయడం ప్రారంభించండి. తేదీ, చిరునామా మరియు ఒక విషయం పంక్తిని చేర్చండి. లేఖను స్పష్టంగా మరియు క్లుప్తమైనదిగా రాయండి. ఈ లేఖ వాస్తవ మరియు ఖచ్చితమైనదిగా ఉండాలి. వ్యాఖ్యానం, ఊహాగానాలు మరియు భావోద్వేగాలను వదిలివేయండి. నియమం ప్రకారం, ఆశ్చర్యార్థక పాయింట్లు ఉపయోగించవద్దు. భయపెట్టడానికి లేదా బెదిరించేందుకు ప్రయత్నించవద్దు. గుర్తుంచుకోండి, లేఖ ఒక న్యాయమూర్తి లేదా జ్యూరీకి చదివేటప్పుడు ముగుస్తుంది, మరియు మీరు చెడ్డ లేదా అసమంజసమైనదిగా చూడకూడదనుకుంటే.
లేఖను ప్రారంభించండి "ఈ లేఖ తేదీ లో మా టెలిఫోన్ సంభాషణను నిర్ధారించడం ___"అప్పుడు ఖచ్చితంగా ఏమి వివరించారో పేర్కొనడం ద్వారా చర్చించబడిందని మీరు వివరిస్తారు.సూచన అంశానికి బాధ్యత వహించేది, పూర్తి పూర్తయినప్పుడు మరియు ఏవైనా ఆందోళనలతో సహా ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని మీరు చేర్చారని నిర్ధారించుకోండి. పైన వివరించిన ఏదైనా సరికానిదిగా ఉంటే నాకు సాధ్యమైనంత త్వరలో రాయడం లో తెలియజేయండి. "ఆ లేఖపై సంతకం చేయండి.
సంతకం చేసిన అక్షరం యొక్క కాపీని తయారు చేసి, దానిని భద్రపరచండి, ఆపై మెయిల్ పంపండి. అక్షరం యొక్క విషయం కీలకంగా ఉంటే మరియు లేఖిని లేఖను స్వీకరించకపోవచ్చని మీరు విశ్వసించడానికి కారణం ఉంటే, అప్పుడు సర్టిఫికేట్ మెయిల్ ద్వారా లేఖను పంపించండి. మీకు చిరునామాదారుడి ఇమెయిల్ చిరునామా ఉంటే, అప్పుడు ఇమెయిల్ సరే.
