మెమో పంపిణీని ఉపయోగించడం ద్వారా మీరు మీ వ్యాపార ప్రదేశంలో ఇతర వ్యక్తులకు కమ్యూనికేట్ చేయగల నిర్దిష్ట విషయాలు ఉన్నాయి. ఒక మెమో సాధారణంగా తోటి కార్మికులకు ముఖ్యమైనదిగా కమ్యూనికేట్ చేస్తుంటుంది, సాధారణంగా సంస్థలో ఒక వ్యక్తి కంటే కనీసం ఎక్కువ మంది పంపిణీ చేయబడుతుంది. కోల్పోయిన ఫైల్స్ వంటి ప్రతి ఒక్కరి గురించి తక్షణమే తెలియజేయడానికి కూడా ఒక మెమో ఉపయోగించబడుతుంది. లాస్ట్ ఫైల్స్ వ్యాపారం యొక్క పనితీరును ప్రభావితం చేయవచ్చు మరియు కార్మికులు సమస్య గురించి అప్రమత్తం చేయాలి మరియు వీలైనంత త్వరగా వారు ఎలా సహాయం చేయగలరు.
కోల్పోయిన ఫైళ్ళ గురించి మెమో కోసం హెడర్ని పూర్తి చేయండి. ఈ తేదీ కోసం ఒక లైన్ కలిగి, విషయం, మెమో ఎవరు మరియు నుండి ఎవరు. ఈ పంక్తులు "తేదీ", "సబ్జెక్ట్," "టూ," మరియు "ఫ్రొం." అని పిలవబడతాయి. ఈ విషయం కనీసం "లాస్ట్ ఫైల్స్" అని చెప్పుకోవచ్చు కానీ ఏ ఫైల్స్ పోయాయి అని కూడా వివరిస్తుంది.
నేరుగా శీర్షిక కింద మొదటి పేరాలో సమస్యను క్లుప్తంగా వివరించండి. ఇది తప్పనిసరిగా ఒక నిర్దిష్ట క్లయింట్ లేదా ప్రాజెక్ట్ కోసం ఫైల్స్ వంటి ఫైల్లు పోగొట్టుకోవాలి. ఫైల్లు పోయాయని మీరు నమ్ముతారో, అవి ఎక్కడ ఉంటుందో మరియు ఎంత వేగంగా వాటిని గుర్తించాలో కూడా ఇది మీరు కూడా కలిగి ఉంటుంది.
తదుపరి విభాగంలో సమస్య గురించి మరింత వివరించండి. ఈ సమయంలో కోల్పోయిన ఫైల్ల గురించి మరింత వివరంగా తెలుసుకోండి. మీరు క్లయింట్ లేదా ప్రాజెక్ట్ గురించి వివరాలు అందించవచ్చు, ఫైల్లు ఉద్యోగులు ఎలా చూస్తారో దాని గురించి లేదా మరిన్ని సమాచారం కోసం ఉండవచ్చు. ఈ సమయంలో, ఫైళ్లను గుర్తించవలసిన తేదీని ఇవ్వండి.
మెమో యొక్క గ్రహీతలకు అంతిమ విభాగంలో మీరు ఏమి చేయాలనుకుంటున్నారో చెప్పండి. మీరు మీ కంపెనీ కంప్యూటర్ లేదా ఫ్లాష్ డ్రైవ్లలో కోల్పోయిన ఫైళ్లను సేవ్ చేసినట్లయితే, డేటాబేస్ X లో శోధన వంటి ప్రత్యేక చర్య అంశాలు ఉండాలి లేదా మీ వ్యక్తిగత ఫైళ్ళ ద్వారా వెళ్లండి. ఫైళ్లను గుర్తించవలసిన తేదీని పునరావృతం చేయండి.
మేమో ధృవీకరించండి. వ్రాసిన రికార్డు ఉండకూడని ఫైళ్ళ గురించి ఏదైనా సెన్సిటివ్ సమాచారాన్ని మీరు కలిగి లేరని నిర్ధారించుకోండి. అలాగే, మీరు స్పష్టంగా కోల్పోయిన ఫైళ్ళను గుర్తించే ప్రాముఖ్యతను వ్యక్తీకరించారని నిర్ధారించుకోండి.
