వినియోగదారులు ఫిర్యాదు యొక్క లేఖను రాయడానికి సమయాన్ని తీసుకుంటే, వారు వ్యాపారం అని అర్థం. ఒక అసంతృప్త కస్టమర్ ఫోనుకు ఫోన్ చేసి ఫిర్యాదు చేయగా, కొంత ఫిర్యాదు పైల్ లో ముగుస్తుంది, ఒక లేఖ అధికారి మరియు ప్రతిస్పందన అవసరం. CEO తో మొదలయ్యే ఫిర్యాదు యొక్క లేఖలు మరియు ఆదేశాల చైన్ను డౌన్ చేసే పనిని ప్రత్యేక శ్రద్ధ కలిగి ఉండటం వలన CEO కి రెండో అక్షరం మీకు చెడ్డ కాంతిలో వదలవచ్చు. ఒక ఫిర్యాదు లేఖను నిర్వహించడం మొదటిసారి మీరు దానిని చేయవలసి రావచ్చని అనిపించవచ్చు, సరిగ్గా వ్యవహరించడంలో మీకు సహాయం చేయడానికి కొన్ని దశలు ఉన్నాయి.
ఫిర్యాదు లేఖను గుర్తించండి. ఇది ఒక ఫోన్ కాల్, ఒక ఇమెయిల్ లేదా ఒక లేఖతో చేయవచ్చు. హాంగ్ కాంగ్ పాలిటెక్నిక్ యూనివర్సిటీ మీరు "మీ లేఖకు కృతజ్ఞతలు …" లేదా "నేను మీ లేఖను సూచిస్తాను …" వంటి పదాలను జోడిస్తుంది అని సూచిస్తుంది, ఇది లేఖను పంపిన వ్యక్తి అతని ఫిర్యాదు ప్రసంగించబడిందని తెలుసు.
ఫిర్యాదుకు ప్రతిస్పందన లేఖ రాయడానికి ప్లాన్ చేయండి. ఫిర్యాదు యొక్క లేఖ అధికారికంగా ఉన్నందున, దీనికి అధికారిక ప్రతిస్పందన అవసరం.
ఫిర్యాదు యొక్క చట్టబద్ధతను పరిశోధించండి. దర్యాప్తు ఆధారంగా, సంస్థ ఫిర్యాదుని అంగీకరించినప్పుడు లేదా తిరస్కరించినట్లయితే నిర్ణయించండి.
అంగీకరించితే సమస్య కోసం క్షమాపణ చెప్పండి. "అసౌకర్యానికి మమ్మల్ని క్షమాపణ …" లేదా "మన నిజాయితీ క్షమాపణలను అంగీకరించండి …" వంటి మర్యాదపూర్వక పదబంధాలను ఉపయోగించండి. అయితే, ఫిర్యాదు తిరస్కరించినట్లయితే, కస్టమర్ యొక్క అసంతృప్తిని "మేము మీ నిరుత్సాహాన్ని అర్థం చేసుకున్నాను …" "మీకు తెలియజేయడానికి మేము చింతిస్తున్నాము …"
ఫిర్యాదు అంగీకరించి, ఎందుకు జరిగిందో "ఎందుకు తప్పు జరిగింది …" లేదా "ఉత్పాదక లోపం గుర్తించబడలేదు" అనే వివరణ ఇవ్వడానికి ఉంటే ఇబ్బందులను పరిష్కరించుకోవాలని ప్రతిపాదించండి.
సమస్య కోసం బాధ్యతను తిరస్కరించండి మరియు అది ఏవైనా ముందుకు రాకపోవడానికి గల కారణాలను అందిస్తాయి. "దురదృష్టవశాత్తూ అభయపత్రం గడువు ముగిసింది" వంటి పదబంధాలు ఇంకా పూర్తి చేయబడతాయని తెలియజేస్తాయి.
మీరు వాపసును స్వీకరించినట్లయితే, వాపసు ఇవ్వాలని, మంచి తిరిగి అంగీకరించాలి లేదా డిస్కౌంట్ ఇవ్వండి. హాంగ్కాంగ్ పాలిటెక్నిక్ యూనివర్సిటీ "మంచి సంకల్పం యొక్క సంజ్ఞగా …" లేదా "మేము కొరియర్ ద్వారా భర్తీ చేసాము …" వంటి పదాలను సూచిస్తుంది.
మరో వ్యక్తి లేదా సంస్థ - లేఖరి రచయిత మూడవ పార్టీకి దర్శకత్వం వహించండి - బాధ్యత మరొకచోట ఉంటే. "మేము మీకు సహాయం చేయలేమని మేము చింతిస్తున్నాము, కానీ మీరు తయారీదారుని సంప్రదించవచ్చు."
