కార్యనిర్వాహక విధానాలు అభివృద్ధి చెందడం వలన మీరు మరియు మీ నిర్వహణ బృందం నిర్దిష్ట కార్యకలాపాలను ప్రామాణికంగా నిర్వహించడం ద్వారా మీ ఆఫీసు లేదా వ్యాపారాన్ని ప్రయోజనం చేస్తాయి. ఆఫీస్ పద్దతులు సర్వీస్ ఎక్సలెన్స్ ను నిర్వహించడంలో సహాయపడతాయి మరియు సేవా నాణ్యతను నిర్ధారించడానికి అవసరమైన సమాచారం అందించే గైడ్గా ఉపయోగపడతాయి. స్పష్టమైన ప్రణాళికలను రూపొందించడం, కంటెంట్ను ప్రణాళిక చేయడం, విధానాలను రాయడం, మాన్యువల్ లేదా మార్గదర్శిని మరియు విధానాలకు చేసిన అన్ని పునర్విమర్శలను ట్రాక్ చేయడం ద్వారా స్పష్టంగా మరియు ఖచ్చితమైన విధానాలను రూపొందించడం ద్వారా సాధ్యమవుతుంది. ఆఫీస్ ప్రొసీజర్స్ ఒక ప్రత్యేక ఆఫీసు ఫంక్షన్ కోసం లేదా మొత్తం ఆఫీస్ నిర్వహణ కోసం వ్రాయవచ్చు.
మీరు అవసరం అంశాలు
-
టేప్ రికార్డర్ (ఐచ్ఛికం)
-
నోట్బుక్ మరియు వర్డ్ ప్రాసెసర్
-
క్యాలెండర్ లేదా షెడ్యూలర్
మీరు వ్రాసే విధానాలను ఎందుకు వ్రాస్తున్నారో మరియు విధానాలను వాడుతున్నారా. విధానాలు లేదా విధానాల విభాగాలు ఎంత తరచుగా ఉపయోగించబడుతున్నాయో గుర్తించండి. ప్రత్యేకంగా ఉండటం వలన డాక్యుమెంటేషన్ కృషిని నిర్దారించుటకు సహాయపడుతుంది.
ఏ పనులను నిర్వర్తించాలో మరియు ఎంత తరచుగా పనులు పూర్తయ్యాయో సమాచారం సేకరించటానికి షెడ్యూల్ను సృష్టించండి. ఇంటర్వ్యూ టాస్-ప్రదర్శిస్తున్న నిపుణులు మరియు ఒక విధిలో ప్రతి చర్యను పూర్తి చేయడానికి చేసిన చర్యలను నమోదు చేయండి. స్క్రాచ్ నుండి దశలను సృష్టించినట్లయితే, పనిని పూర్తి చేయడానికి దశలను మొదలు నుండి చివరికి అనుసరించే దశల సాధారణ ఫ్లోచార్ట్ని గీయండి.
డాక్యుమెంట్ డెలివరీ చేయబడిందా మరియు అది కాగితం లేదా ఆన్ లైన్ ఫార్మాట్లో ఉందో లేదో నిర్ణయించండి. ఆచరణాత్మక ప్రయోజనాల కోసం, కాగితంపై ఉన్న విధానాలు ఆదర్శంగా ఉంటాయి, ఎందుకంటే వారు సులభమైన సూచన మార్గదర్శిగా పనిచేస్తారు మరియు ప్రక్రియ శిక్షణ సమయంలో ఉపయోగకరంగా ఉంటారు. ఒక ఫైల్ నిర్మాణం కలిగి మరియు సాధారణ ఫైల్-నామకరణ విధానాన్ని విధానాలను రూపొందించినప్పుడు ఉపయోగపడుతుంది.
ఫంక్షన్ ప్రకారం విభాగాలలో విధానాలను విభజించండి. ఫంక్షన్-నిర్దిష్ట పనులను సృష్టించడం ఒక వ్యక్తికి, లేదా విభాగానికి ఒక పాత్ర మరియు బాధ్యతను అప్పగిస్తుంది, అతను పనిని పూర్తి చేయాలి.
ప్రతి పని పూర్తి చేయడానికి అవసరమైన విధానపరమైన చర్యలను వ్రాయండి. స్టెప్ 2 లో రాసిన లేదా రికార్డ్ చేసిన ఇంటర్వ్యూ నోట్లను ఉపయోగించి, క్రమంలో చర్యను రాయండి, తద్వారా ఎవరైనా ఆ పనిని మరియు పని విజయవంతంగా పూర్తి చేయగలుగుతారు. పనులు పూర్తిగా డాక్యుమెంట్ చేసిన తరువాత, స్పెల్-చెక్ ను పూర్తి చేసి పూర్తి కంటెంట్ను సమీక్షించండి. ఖచ్చితత్వానికి పత్రం డ్రాఫ్ట్ను ఒకటి లేదా ఇద్దరు నిపుణులను తనిఖీ చేయడం ఉత్తమం.
ఏవైనా అవసరమైన దిద్దుబాట్లను చేసి, రెండో, లేదా చివరి, డ్రాఫ్ట్ను రూపొందించండి. మీ పత్రం బట్వాడా తేదీని గుర్తుంచుకోండి, డాక్యుమెంట్ యొక్క తుది తనిఖీని నిర్వహించి ఆపై ముద్రణ లేదా ఆన్లైన్ సూచన కోసం తుది పత్రాన్ని ఉత్పత్తి చేస్తుంది. నవీకరణలను తయారు చేసినప్పుడు సులభంగా పేజీ భర్తీ కోసం మూడు రింగ్ బైండర్ లో ఉంచారు కాపీని కలిగి.
చిట్కాలు
-
ఏవైనా ఉన్న సమాచారం లేదా కార్యక్రమ ఫ్లోచార్టులను వాడితే, విధానాలు అభివృద్ధిని పూర్తి చేయడానికి అవసరమైన సమయాన్ని తగ్గిస్తుంది మరియు కార్యాచరణ దోషాలను కనిష్టీకరించడానికి సహాయపడండి.
సగటున, డాక్యుమెంటేషన్ మరియు సమీక్ష ప్రక్రియను పూర్తి చేయడానికి సుమారు ఆరు వారాలు పడుతుంది.
