అడ్మినిస్ట్రేటివ్ ఆఫీస్ పద్ధతులు వ్రాయడం ఎలా

కంపెనీలు కార్యాలయ పరిపాలన ప్రక్రియ మాన్యువల్లను ఉద్యోగులకు శిక్షణ ఇవ్వడం, సాఫ్ట్వేర్ను సృష్టించడం లేదా కొనుగోలు చేయడం మరియు కార్యాలయంలో సామర్థ్యాన్ని మెరుగుపర్చడం వంటివి ఉపయోగిస్తున్నాయి. సాఫ్ట్వేర్ ఆఫీస్ కార్యకలాపాల యొక్క పెద్ద భాగం మరియు భద్రత, డేటాబేస్ సృష్టి మరియు ప్రాప్తి, ఇ-మెయిల్ ప్రోటోకాల్ మరియు వైరస్ రక్షణ వంటి కంప్యూటర్ కార్యకలాపాలను నిర్వచించడానికి విధానాలు అవసరం. విధానాలు మాన్యువల్లో ఫ్లోచార్ట్స్ను తరచుగా మీ కార్యాలయం యొక్క అవసరాలను తీర్చగల సాఫ్ట్వేర్ను సృష్టించడం లేదా కొనుగోలు చేయడం వంటివి కలిగి ఉంటాయి.

కార్యాలయ నిర్వాహకులు రికార్డులు మరియు పత్రాలను ప్రాసెస్ మరియు నిర్వహించడానికి బాధ్యత వహిస్తారు; సమావేశాలు, సమావేశాలు మరియు ప్రత్యేక కార్యక్రమాల కోసం సిద్ధం; ప్రయాణం ఏర్పాట్లు; మరియు వినియోగదారులతో, నిర్వహణ, పంపిణీదారులు మరియు సిబ్బందితో కమ్యూనికేట్ చేస్తున్నారు. సమర్థవంతమైన ప్రక్రియ మాన్యువల్ ఆఫీసు పద్ధతులను స్పష్టంగా మరియు వీలైనంత వివరాలతో వివరిస్తుంది. ఒక కొత్త ఉద్యోగి కార్యనిర్వాహక విధానాలపై సమాచారం కోసం మాన్యువల్ను సూచించగలగాలి.

మీరు అవసరం అంశాలు

• 3-రింగ్ బైండర్

• వర్డ్ ప్రాసెసింగ్ సాఫ్ట్వేర్

అడ్మినిస్ట్రేటివ్ ఆఫీస్ పద్ధతులు వ్రాయడం ఎలా

విధానాలను గుర్తించండి

కార్యాలయ పరిపాలన ప్రక్రియ మాన్యువల్ అనేక విధానాలను కలిగి ఉంటుంది. అత్యధిక స్థాయి, సాధారణ విధానాలను ప్రారంభించి, మరింత వివరణాత్మకంగా పని చేయండి. ప్రతి విధానం ఆ విభాగానికి ఎలా సరిపోతుందో సూచించే అధిక స్థాయి ఫ్లోచార్ట్ ఉండాలి. ఫ్లోచార్ట్స్ కొత్త ఉద్యోగులకు శిక్షణ ఇవ్వడం చాలా సులభం, ఎందుకంటే వారి పని ప్రవాహం యొక్క గ్రాఫిక్ ప్రాతినిధ్యం ఇది. క్రింద ఉన్న ఉదాహరణ కొన్ని కార్యనిర్వాహక విధానాల యొక్క సరళమైన ఉదాహరణ.

1. ఆఫీస్ రికార్డ్స్

1.1 కొనుగోలు సామాగ్రి 1.2 ఫైలింగ్ 1.3 మెయిల్ హ్యాండ్లింగ్ 1.4 షెడ్యూలింగ్

1.3 మెయిల్ హ్యాండ్లింగ్

-> 1.3.4 మెయిల్ను స్వీకరించండి -> 1.3.4 క్రమబద్ధీకరణ మెయిల్ -> తక్షణ ప్రతిస్పందన అవసరం? -> అవును -> అర్జెంట్గా మార్క్ -> డెలివర్ నో -> మార్క్ చేయవద్దు -> డెలివర్

మాన్యువల్ వ్రాసేటప్పుడు, ప్రతి ఉపపరీక్ష వ్రాసిన వివరాలను అందించండి. ఉదాహరణకి:

1.3.3 రిసీవ్ మెయిల్ మెయిల్ గదిలో క్రమబద్ధీకరించబడింది మరియు ప్రతి మెయిల్ మెయిల్ బిన్కు 10 గంటలకు పంపిణీ చేయబడుతుంది. ఆఫీస్ అసిస్టెంట్ మెయిల్ను కైవసం చేసుకుంటాడు, దానిని (1.3.4 చూడండి) మరియు మెయిల్ తక్షణ ప్రతిస్పందన అవసరమైతే నిర్ణయిస్తుంది (1.3.5 చూడండి).

విధాన సమాచారం సేకరించండి

ఇది వ్రాత ప్రక్రియలో అత్యంత ముఖ్యమైన దశ మరియు చాలా సమయం అవసరం. మీరు వర్ణించే విధానాన్ని మరియు ప్రాజెక్ట్ యొక్క పరిధిని అర్థం చేసుకున్నారని నిర్ధారించుకోండి. ఈ విధానానికి ప్రేక్షకులను అర్థం చేసుకోండి మరియు అది ఎలా ఉన్నత స్థాయి విధానాలకు సరిపోతుంది. ప్రక్రియకు సరఫరాదారు ఎవరు? యజమానులు మరియు విషయాదారు నిపుణుల ఎవరు? వినియోగదారులు ఎవరు? మీరు పైన ఉన్న స్పష్టమైన అవగాహన కలిగి ఉన్నప్పుడు, ఈ దశలను అనుసరించండి:

1. ఇంటర్వ్యూ ప్రశ్నలను రాయండి. మీరు ఒక వివరణాత్మక ప్రక్రియ రాయడానికి తెలుసుకోవాల్సిన అవసరం ఏమిటి?
2. ఇంటర్వ్యూలను నిర్వహించి, ఫలితాలను నమోదు చేయండి.
3. ప్రక్రియకు, ఇన్పుట్ దశకు మరియు అవుట్పుట్కి ఇన్పుట్ను చూపే ఫ్లోచార్ట్ను సృష్టించండి.
4. ఖచ్చితత్వం కోసం ప్రాసెస్ యజమానులతో మీరు సృష్టించిన ఫ్లోచార్ట్స్ను సమీక్షించండి.

డ్రాఫ్ట్ మాన్యువల్ వ్రాయండి

మాన్యువల్ కోసం ఫార్మాట్ని ఎంచుకోండి మరియు నిర్వహణ ఆ ఆకృతితో అంగీకరిస్తుంది. మొత్తం మాన్యువల్ని రూపుమాపడానికి. ఫార్మాట్ లేదా కంటెంట్పై ఒప్పందం లేనందున మీరు మాన్యువల్ను తిరిగి వ్రాయకూడదు. 3-రింగ్ బైండర్ను ఉపయోగించండి, తద్వారా మార్పులు మరియు నవీకరణలు సులభంగా చేయవచ్చు. డాక్యుమెంట్ చేసిన ప్రతి విధానం కోసం కిందివాటిని చేర్చండి:

• శీర్షిక
• పరిచయం
• అవలోకనం
• సంస్కరణ తేదీ
• విధాన యజమాని - తగిన శీర్షికలను ఉపయోగించండి మరియు వ్యక్తిగత పేర్లను ఉపయోగించకుండా నివారించండి
• దశల వారీ వివరణలతో ఫ్లోచార్ట్
• నిర్వచనాలు
• ప్రక్రియలో ఉపయోగించే మెటీరియల్స్ లేదా సాఫ్ట్వేర్
• దృష్టాంతాలు, పట్టికలు, పటాలు మరియు గ్రాఫిక్స్ తగినవి

సమీక్షించండి మరియు సవరించండి

బాధ్యత నిర్వహణ బృందం, విధానం యజమాని, మరియు ప్రక్రియ యొక్క కస్టమర్లచే సమీక్షించిన మాన్యువల్ను కలిగి ఉంటాయి. కస్టమర్ సంస్థకు వెలుపల ఉంటే, సమీక్షను అభ్యర్థించడానికి ముందు నిర్వహణ ఆమోదం కలిగి ఉండండి.

మీరు దాని ఖచ్చితత్వం మరియు పరిపూర్ణత పరీక్షించడానికి ప్రక్రియలో ప్రతి అడుగు ద్వారా వెళ్ళడానికి రచయిత కాకుండా వేరే ఎవరైనా కావాలి. చట్టపరమైన అవరోధాలు ఉన్నట్లయితే, మీ అంతర్గత చట్టపరమైన సంస్థ సమ్మతి కోసం మాన్యువల్ను సమీక్షించిందని నిర్ధారించుకోండి.

సమీక్ష ప్రక్రియలో కనిపించే ఏదైనా లోపాలను విశ్లేషించండి మరియు పరిష్కరించండి, తుది వెర్షన్ను రాయండి. పత్రాన్ని ప్రచురించడానికి ముందు తగిన స్థాయిలో చివరి ఆమోద సంతకాలను పొందండి.

నవీకరణలను డాక్యుమెంట్ చేయడానికి బాధ్యత వహించే మాన్యువల్ యొక్క ఒక యజమానిని నియమించండి.