ఇది ఉద్యోగుల సమావేశంలో లేదా మేనేజర్లు, ఉద్యోగులు, CEO లు మరియు పెట్టుబడిదారులతో కూడినది అయినా, సమావేశం రికార్డ్ చేయడానికి మరియు అక్కడ లేని ఇతరులతో సమాచారాన్ని పంచుకోవడానికి ఎవరైనా ఉండాలి. జ్ఞాపకాలను చిన్నవిగా ఉండటంతో, సమావేశపు నిమిషాలు చర్చించిన అంశాల గురించి ప్రస్తుతమున్న వారికి గుర్తుచేస్తాయి, నిర్ణయాలు తీసుకునేవి మరియు చర్యలు తీసుకోవలసిన చర్యలు తీసుకోవాలి. భవిష్యత్తులో వ్యాపార లావాదేవీల కోసం నిమిషాలు ఒక మార్గదర్శిగా వ్యవహరించడం వలన, ఇది నిర్వహించాల్సిన అవసరం మరియు సరైన సమాచారాన్ని చేర్చడం. ఇది నమ్మదగిన ఉపకరణాలతో మొదలవుతుంది.
మీ పరికరాలను ఎంచుకోండి
ఇది టూల్స్ ఎంచుకోవడం విషయానికి వస్తే, మీ కోసం ఉత్తమంగా పనిచేసే వాటిని ఎంచుకోండి మరియు మీరు సమావేశానికి ఏమి జరుగుతుందో పైన ఉండటానికి మరియు పొందికైన గమనికలను తీసుకోవడానికి అనుమతిస్తుంది. కొంతమంది కోసం, ఇది ల్యాప్టాప్ లేదా టాబ్లెట్ కంప్యూటర్; ఇతరులు, ఇది ఒక నోట్బుక్ మరియు పెన్ ఉంది. రికార్డింగ్ అనువర్తనంతో వాయిస్ రికార్డర్ లేదా స్మార్ట్ ఫోన్ వంటి రికార్డింగ్ పరికరం కలిగి ఉండటం వలన మీరు సమావేశం తర్వాత సమీక్షించగలరు. మీరు స్మార్ట్ఫోన్, టాబ్లెట్ లేదా కంప్యూటర్ను ఉపయోగిస్తుంటే, ఏదైనా శబ్దాలు, ఆటలు లేదా సోషల్ మీడియా అప్లికేషన్లను ఆపివేయండి, అందువల్ల మీరు సమావేశంలో భంగం పొందలేరు. ఆ ఉపకరణాలు మీరు వేగంగా గమనికలు తీసుకోవడంలో సహాయపడతాయి - కానీ మీరు ఎల్లప్పుడూ బ్యాకప్ వలె నోట్బుక్ మరియు కొన్ని పెన్నులు లేదా పెన్సిల్స్ను కలిగి ఉండాలి.
ఒక టెంప్లేట్ ఉపయోగించండి
చర్చా విషయాలను వ్రాసే సమావేశంలో మీరు విలువైన క్షణాలు ఖర్చు పెట్టవలసిన అవసరం ఉండదు కాబట్టి, ఒక టెంప్లేట్ అభివృద్ధి చెందడం వల్ల మీ సమయాన్ని ఆదా చేసుకోవచ్చు. మైక్రోసాఫ్ట్ ఆఫీస్తో సహా కంప్యూటర్ ప్రోగ్రామ్లు, మీరు ఉపయోగించే వ్యాపార సమావేశ టెంప్లేట్లు - లేదా సమావేశానికి ముందు మీరు ఎజెండాను స్వీకరించే మీ సొంత ఖాళీ పత్రాన్ని అభివృద్ధి చేయవచ్చు. ఈ మూసలు సాధారణంగా "హాజరైనవి," "యాక్షన్ అంశాలు," "న్యూ బిజినెస్" మరియు ఇతరమైన విభాగాలను కలిగి ఉంటాయి, కానీ వాటాదారుల పేర్ల వంటి ఏవైనా ఇతర అంశాల అవసరం లేదో తెలుసుకోవడానికి మీ యజమానితో తనిఖీ చేయండి, అతిథులు మరియు సమావేశ ప్రదేశం. ప్రతి విభాగం యొక్క ఎగువ భాగంలో, "టైమ్" అనే పదంతో ఒక చిన్న పెట్టెను సృష్టించండి, కాబట్టి మీరు ఆ విభాగాన్ని ప్రారంభించిన సమయాన్ని వ్రాయవచ్చు. కంప్యూటర్లో వర్డ్ లేదా మరొక సవరించగలిగేలా ఆకృతిలో టెంప్లేట్ సేవ్ చేయండి, ప్రతి విభాగంలో కొన్ని ఖాళీ ప్రదేశాలను వదిలివేస్తుంది. మీరు ప్రింట్ చెయ్యడానికి ఒక టెంప్లేట్ ను సృష్టించి, చేతితో పూరించండి, ప్రతి విభాగంలో తగినంత స్థలాన్ని వదిలివేయండి. మీరు ఆతురుతలో గమనికలను వ్రాసినప్పుడు, మీరు ఎక్కువగా వ్రాసి, ఎక్కువ సమయాన్ని కలిగి ఉంటే, మీరు కంటే ఎక్కువ స్థలాన్ని రాస్తారు.
ఏం చేయాలో మరియు ఏది వదిలివేయాలి
ఒక సమావేశంలో నిమిషాల సమయం తీసుకునే ఉద్దేశ్యం ఏమిటంటే ప్రజలందరి గురించి చర్చించటానికి కాదు, కానీ జరిగినదానిని రికార్డు చేయటానికి బదులుగా, "రాబర్ట్ యొక్క ఆర్ట్స్ ఆఫ్ ఆర్డర్" అనే చిన్న పుస్తకము పార్లమెంటరీ సమావేశాలను ఎలా నిర్వహించాలో తెలియజేస్తుంది. ఈ పుస్తకాన్ని తరచూ లాభరహిత సంస్థలు మరియు వ్యాపారాలు సమావేశాలు నడుపుటకు మార్గదర్శిగా ఉపయోగించబడతాయి. సమావేశ గమనికల పరంగా, ఉదాహరణకు, ఒక నిర్దిష్ట వ్యాపార చర్య కోసం లేదా చేసిన ప్రతి వాదనకు మీ సమయం రాయడం లేదు. ఉదాహరణకు, ఎవరైనా ఒక మోషన్ చేస్తున్నప్పుడు, కదలిక యొక్క ఖచ్చితమైన పదాలు, దాన్ని చేసిన, మరియు ఓటు యొక్క తుది ఫలితాలను వ్రాసారు. అయినప్పటికీ, మీరు ప్రతి ఒక్కరి వ్యాఖ్యలను వ్రాయటానికి లేదా మోషన్కు వ్యతిరేకంగా వ్రాయవలసిన అవసరం లేదు. ఎవరైనా ఒక నివేదిక చేసినప్పుడు, నివేదిక చేసిన నివేదికను, నివేదిక పేరు, నివేదిక యొక్క సంక్షిప్త సారాంశం మరియు తీసుకున్న చర్యను వ్రాసారు. మరియు మీరు "నిమిషాలు" తీసుకోవడం వలన, నిర్ణయం తీసుకోబడిన సమయాన్ని, అంతేకాకుండా ప్రజలు ఆ అంశాన్ని చర్చించడాన్ని ప్రారంభించారు.
ఒక సంక్షిప్త రూపాన్ని అభివృద్ధి చేస్తోంది
మీరు జరిగే ప్రతి అంశాన్ని వ్రాస్తున్నప్పటికీ, కొన్నిసార్లు మీరు సమావేశంలో చర్యలు కొనసాగించగలిగేంత వేగంగా వెళ్లవచ్చు. ఇది జరిగినప్పుడు, మీ సొంత సంక్షిప్తలిపిని ఉపయోగించండి. ఉదాహరణకు, మీరు సామాన్య వ్యాపార పదాల సంక్షిప్తీకరణలను ఉపయోగించవచ్చు, ఉదాహరణకు "mgmt" నిర్వహణ కోసం లేదా ఉత్పత్తి లేదా ఉత్పాదకత కోసం "ప్రోడ్". జాన్ స్మిత్ కోసం "JS" వంటి సమావేశాల్లో పాల్గొన్న వ్యక్తులకు మొదటి అక్షరాలను ఉపయోగించండి. ప్రశ్న గుర్తు వంటి చిహ్నాలు కూడా "ప్రశ్న" కు సంక్షిప్తలిపి అయి ఉండవచ్చు. ఉదాహరణకు, మీరు "JS?" వ్రాయవచ్చు జాన్ స్మిత్ ఒక ప్రశ్న అడిగారు. మీరు మీ స్వంత షార్ట్హ్యాండ్ ను అభివృద్ధి చేసుకోండి, మరియు మీరు సమావేశ నోట్లను ప్రచురించడానికి ముందు ప్రతి ఒక్కరూ అర్ధం చేసుకునే విధంగా అనువదించండి.
