వ్రాసిన కార్యాలయ విధానాలు వ్యాపారం సజావుగా మరియు సమర్ధవంతంగా అమలు చేయడానికి సహాయపడతాయి. ప్రాథమిక విధానాలు ఫ్రంట్-ఆఫీస్ ప్రాక్టీసులను వివరించాయి: విధానాలు, వాటిని నిర్వహిస్తుంది మరియు ఏమి జరుగుతుంది. ఆఫీసెస్ సిబ్బంది నిర్వహణ, నగదు డిపాజిట్లు, ఇన్కమింగ్ మరియు అవుట్గోయింగ్ మెయిల్, సుదూర మరియు రీఎంబర్స్మెంట్ల కోసం మార్గదర్శకాలు ఉన్నాయి.
డైలీ మెయిల్ను నిర్వహించడం (రిసెప్షనిస్ట్)
ఇన్కమింగ్ మెయిల్ తెరవబడింది మరియు విషయాలు తేదీ స్టాంప్ అయ్యాయి. చెక్కులు "డిపాజిట్" బిన్లో ఉంచుతారు. మెయిల్ గ్రహీత ద్వారా క్రమబద్ధీకరించబడుతుంది మరియు వ్యక్తి యొక్క మెయిల్ బిన్లో ఉంచుతుంది.
అతను బ్యాంక్ డిపాజిట్ను తయారుచేస్తాడు మరియు అందుకున్న చెక్కుల కాపీలు చేస్తుంది. అటాచ్మెంట్లు చెక్ కాపీలకు స్టెప్ చేయబడతాయి. అతను స్వీకరించే ఖాతాలకు చెక్కులు మరియు డిపాజిట్ స్లిప్ కాపీలు మరియు జోడింపులను అందిస్తుంది.
అవుట్గోయింగ్ మెయిల్ ప్రతి సాయంత్రం పోస్ట్ ఆఫీస్కు పోస్టుమార్క్ చేయబడుతుంది.
ఫోన్ పద్ధతులు
మూడవ రింగ్ ద్వారా ఫోన్కు సమాధానం ఇవ్వండి. ప్రామాణిక గ్రీటింగ్ "గుడ్ మార్నింగ్, ABC కంపెనీ, జాన్ స్పీకింగ్, నేను మీకు ఎలా సహాయం చేయగలను?" "జస్ట్ ఒక క్షణం" ప్రతిస్పందించండి మరియు హోల్డర్లో హోల్డర్ను ఉంచండి.
ఉద్యోగుల కోసం కార్యాలయ క్యాలెండర్ను తనిఖీ చేయండి. హాజరు కాకపోతే, కాలర్కు చెప్పండి మరియు ఎవరో సహాయం చేయవచ్చో అడుగుతారు. వ్యక్తి ఉన్నట్లయితే, కాలర్ను ప్రకటించి కాల్ని ముందుకు పంపండి. లైన్ బిజీగా ఉంటే, కాలర్కు చెప్పండి మరియు వాయిస్ మెయిల్ లేదా వ్రాతపూర్వక సందేశాన్ని అందించండి.
సందేశాలు కాలర్ యొక్క పేరు, సమయం మరియు తేదీ, కాల్ కోసం కారణం మరియు కాల్-బ్యాక్ నంబర్ ఉన్నాయి. గ్రహీత యొక్క మెయిల్ స్లాట్లో సందేశాన్ని ఉంచండి.
మేనేజింగ్ ఆఫీస్ సామాగ్రి (కార్యదర్శి)
ప్రామాణిక సరఫరాలు ఆవిష్కరణ మరియు నెలవారీ ఆదేశించింది. కార్యాలయ క్యాలెండర్ షెడ్యూల్ మెయిల్లు మరియు అవసరమైన ఏవైనా సరఫరా కోసం తనిఖీ చేయబడుతుంది. ఆమె ఆఫీసు సరఫరా ఆర్డర్ రూపం తయారుచేస్తుంది మరియు కార్యాలయ నిర్వాహకుడు దానిని ఉంచడానికి ముందే అనుమతి ఇస్తుంది.
అస్థిర సరఫరా కోసం, ఒక సరఫరా అభ్యర్థన ఫారమ్ను పూర్తి చేసి కార్యదర్శికి సమర్పించండి.
ఆఫీస్ క్యాలెండర్ను నిర్వహించడం (కార్యదర్శి)
ఆమె ఆఫీసు క్యాలెండర్ బాధ్యత ఉంది. సమావేశాన్ని షెడ్యూల్ చేసినప్పుడు, వైరుధ్యాల కోసం క్యాలెండర్ను తనిఖీ చేసి, అభ్యర్థనను కార్యదర్శికి పంపండి.
కస్టమర్లకు, మార్కెటింగ్ మరియు ప్రమోషన్లకు నెలవారీ మెయిల్లు ఆఫీసు క్యాలెండర్లో నమోదు చేయబడ్డాయి. వీటికి బాధ్యత ఉన్న ఉద్యోగులు కార్యదర్శికి తేదీలను ఇమెయిల్ చేయవచ్చు.
ఇమెయిల్ ప్రయాణ తేదీలు, ఉద్యోగి విరామాలను మరియు కార్యదర్శికి సెలవులకు.
ట్రావెల్ రీయింబర్స్మెంట్స్, చెక్ అభ్యర్థనలు మరియు క్రెడిట్ కార్డులు
ప్రయాణం రీఎంబర్స్మెంట్స్ వీక్లీ ప్రాసెస్ చేయబడతాయి. ఆమోదించబడిన ప్రయాణ ఫారమ్ను ఉపయోగించండి. ఖర్చు తేదీ, వ్యయ రకం మరియు వ్యయం కోసం కారణం ఇవ్వండి. ఖర్చులకు చదవగలిగే రసీదులను అటాచ్ చేయండి. రసీదు లేకుండా ఎలాంటి మొత్తాలు తిరిగి చెల్లించబడవు.
అక్రమ తనిఖీల కోసం ఆమోదించబడిన చెక్ అభ్యర్థన ఫారమ్ను ఉపయోగించండి. Payee సమాచారం పూర్తి, తేదీ అవసరం, చెక్ మొత్తం మరియు కారణం విభాగాలు. మేనేజర్ లేదా అకౌంటెంట్ నుండి ఆమోదం పొందండి.
క్రెడిట్ కార్డులు నెలసరి ప్రాసెస్ చేయబడతాయి. ప్రతి కొనుగోలు కోసం రసీదు అవసరమవుతుంది. మీ పేరును, ఖర్చు కోసం మరియు రసీదులోని ఇతర గుర్తించే సమాచారాన్ని నమోదు చేయండి. రసీదులు లేకుండా ఏదైనా ఛార్జీలు మరియు వ్యక్తిగత ఛార్జీలు ఉద్యోగి చెల్లింపు నుండి తీసివేయబడతాయి.
కస్టమర్ చెల్లింపులు మరియు ఇన్వాయిస్లు
కస్టమర్ ఉత్తర్వులు షిప్పింగ్ క్లర్క్ ద్వారా A / R కి రెండుసార్లు రోజువారీ పంపిణీ చేయబడతాయి మరియు వ్యాపార దినం ముగిసే నాటికి ఇన్వాయిస్ చేయబడతాయి.
A / R ద్వారా వచ్చే రోజువారీ డిపాజిట్లు వ్యాపార రోజు చివరి నాటికి వర్తిస్తాయి.
