మీరు పెద్ద సంఖ్యలో సమాచారం సంగ్రహించేందుకు అవసరమైనప్పుడు, ఒక మెమో లేదా లెటర్ దీన్ని సమర్థవంతమైన మార్గం. చాలామంది ప్రజలు కష్టంగా రాయడం కనుగొని, వాటిని చేయటానికి పదజాలం లేదు అని నమ్ముతారు. కానీ వ్రాత ఉపాధ్యాయుడు విలియం జింస్సెర్ చెప్పినట్లు, రచన కేవలం కాగితంపై ఆలోచిస్తోంది. మీరు చెయ్యాల్సిన అన్ని మీ ఆలోచనలు నిర్వహించడానికి, మీరు ఎంచుకున్న ఫార్మాట్ శైలి అనుసరించండి, మరియు సాధారణ మరియు స్పష్టమైన భాష ఉపయోగించే.
ఒక నివేదికలో ఒక నివేదికను రాయడం
శీర్షికను వ్రాయండి. ఒక మెమో కోసం, మెమోను చదవడానికి అనుకుంటుంది (ఉదాహరణకి: అన్ని ఉద్యోగులు), అది రాసిన (నుండి: మీ పేరు), ఇతరులను అందుకుంటారు (CC: స్వీకర్త పేరు) తేదీ (ప్రస్తుత తేదీ) మరియు దాని గురించి ఏమిటి (విషయం: Topic Address.)
ఇది ఒక లేఖ అయితే, "అన్ని ఉద్యోగులకు:" వంటి తేదీ మరియు వందనం ప్రారంభమవుతుంది.
మీ ప్రేక్షకులను పరిగణించండి.మీరు సాధారణ ప్రేక్షకులకు వ్రాస్తున్నట్లయితే, ప్రతి ఒక్కరూ అర్థం చేసుకునే భాషను ఉపయోగిస్తారు. కొత్త ఉద్యోగులు ఇంకా కంపెనీ జాగాను గురించి తెలియదు, మరియు ఒక డిపార్ట్మెంట్లోని ఉద్యోగులు మరొక పదాన్ని అర్థం చేసుకోలేరు.
రూపురేఖలు చేయండి. మీ ఆలోచనలు ఆర్గనైజింగ్ స్పష్టమైన రచన అనుమతిస్తుంది. మీ ప్రేక్షకులు ఏమి తెలుసుకోవాలనుకుంటారో, వాటిని మీరు ఏమి చెప్పాలనుకుంటున్నారో పరిగణించండి. నివేదిక యొక్క కీ ముగింపులను నొక్కి చెప్పండి మరియు మెమోను చదవడం కోసం ఇది అర్థం.
బలమైన ప్రారంభ ప్రకటనలతో ప్రారంభించండి. నివేదిక మరియు దాని ముగింపులు గుర్తించండి. ఉదాహరణకు, "మా ఇటీవలి ఉత్పాదకత అధ్యయనం ఫలితంగా, మేము మా ఇంటర్నెట్ వినియోగ విధానాలకు అనేక మార్పులు చేస్తాము."
వివరించండి. ముగింపుకు మద్దతిచ్చే ఏ డేటా లేదా కనుగొన్న వాటిని హైలైట్ చేయండి. "కన్సల్టెంట్స్ రోజువారీ తనిఖీ ఇమెయిల్ మరియు నిర్వహణ ఫాంటసీ క్రీడా జట్లు రెండు గంటలు గడిపారు కనుగొన్నారు." అలాగే, మార్పులు జరుగుతున్నప్పుడు పాఠకులకు తెలియజేయండి.
మరింత పూర్తి సమాచారం (తగినట్లయితే) కోసం వారు వెళ్లే వ్యక్తులకు తెలియజేయండి. ఉదాహరణకు, "మేము వీక్లీ సిబ్బంది సమావేశంలో శుక్రవారం చర్చించను" లేదా "PDF రూపంలో ఉన్న అన్ని ఉద్యోగులకు పూర్తి నివేదిక అందుబాటులో ఉంటుంది." మెమోలో సంతకం చేయవద్దు; మీ పేరు మెమో పైన ఉంది. మీరు ఒక లేఖ రాస్తున్నట్లయితే, పరిస్థితులు మరియు మీ ప్రాధాన్యతలను బట్టి మీ మొదటి పేరు, మీ పూర్తి పేరు, లేదా మీ పూర్తి పేరు మరియు శీర్షికను ఉపయోగించండి.
తిరగండి మరియు అయోమయ కట్. డ్రాఫ్ట్ రీడ్ మరియు అననుకూల పదాలు తొలగించడానికి. ఉదాహరణకు, "సంస్థ వనరుల వ్యక్తిగత ఉపయోగం పరిమితం చేయమని కార్పోరేట్ మాకు కోరింది" అని స్క్రాంప్టన్ కార్యాలయం ఉత్సాహవంత సమస్యలను తగ్గించాలని కార్పోరేట్ అభిప్రాయం. మా ఉత్పాదకత పెరుగుతుంది."
ప్రూఫ్డ్ మరియు స్పెల్-చెక్. విశ్వసనీయ సహోద్యోగి మీ వ్యాకరణాన్ని మరియు టోన్ను తనిఖీ చేయండి; పేలవమైన వ్రాతపూర్వక వాక్యం మీరు ఉద్దేశించినది కాదు. కూడా, అక్షరక్రమ తనిఖీ అమలు కానీ ఆటోమేటిక్ పదం భర్తీ లక్షణాలు జాగ్రత్తగా ఉండండి. మీరు "ఇండోనేషియా" అని అర్ధం చేసుకున్నప్పుడు "ఇండోనేషియా" అని మీ నివేదికను మీరు కోరుకోవడం లేదు.
