చాలామంది మేనేజర్ల కోసం, క్రమశిక్షణా ఉద్యోగులు చాలా అసౌకర్య అనుభవాల్లో ఒకటి. ఉద్యోగి యొక్క తప్పు చేసిన పత్రాన్ని నమోదు చేయడానికి ఉద్యోగి ఫైళ్ళలో ఉన్న క్రమశిక్షణా చర్య లేఖలను రాయడం నిర్వాహకులు బాధ్యత కలిగి ఉన్నారు. ఈ ఉత్తరాలకి రెండు విధాలున్నాయి: ఉద్యోగి తన ఫిర్యాదు ఫలితంగా తనకు ఏం జరుగుతుందో మరియు అతని ఫైలులో ఉద్యోగి దుష్ప్రవర్తనకు శాశ్వత రికార్డుగా వ్యవహరించాలి.
సంస్థ లెటర్హెడ్తో ప్రింటర్ను లోడ్ చేయండి. ఈ లేఖ ఉద్యోగి యొక్క అధికారిక ఫైలులో భాగం అవుతుంది, కాబట్టి మీరు సరైన ప్రోటోకాల్ను అనుసరించాలి.
పూర్తి తేదీ టైప్ చేయండి. ఒక లైన్ దాటవేసి, ఉద్యోగి పేరు మరియు సంస్థ చిరునామాను టైప్ చేయండి. మీరు సరైన లేఖను ఫార్మాట్ చేయకపోయినా, ప్రొఫెషినలిజం యొక్క ముద్రను తెలియజేస్తారు.
ఒక కోలన్ తరువాత, ఉద్యోగి పేరును టైప్ చేసి లేఖను ప్రారంభించండి. పంక్తిని దాటవేయి.
అస్పష్టత యొక్క స్వభావాన్ని స్పష్టంగా చెప్పడం ద్వారా మొదటి పేరాని ప్రారంభించండి. మీ సంస్థ యొక్క ఉద్యోగి హ్యాండ్ బుక్ చూడండి, అందుచే ఉద్యోగి తన కోసం పాలనను చూడవచ్చు. సంఘటన సంభవించిన తేదీ మరియు ప్రమేయం ఉన్న ఇతర ఉద్యోగులను పేర్కొనడం వంటి అస్పష్టత గురించి ప్రత్యేక వివరాలు ఇవ్వండి.ఉద్యోగి ఈ క్రమశిక్షణా చర్యను నిర్వహిస్తుంటే, ఈ విషయాన్ని కోర్టుకు తీసుకువెళ్ళేటప్పుడు ఈ సమాచారాన్ని స్పష్టంగా తెలియచేస్తుంది.
ఉద్యోగి తప్పు చేసాడని, పరిస్థితిలో ఎలా నటించాడో వివరించండి. ఉద్యోగులు కొన్నిసార్లు నియమాలను ఉల్లంఘిస్తారు ఎందుకంటే వారు స్పష్టంగా అర్థం కాలేదు, కాబట్టి ఉల్లంఘన మరియు తగిన సమాచారం యొక్క వివరణ రెండో సారి కలుగజేయకుండా ఆమెను నిరోధిస్తుంది. వివరాలను వివరంగా చర్చించడానికి ఉద్యోగిని కలుసుకోవటానికి ఆఫర్ చేయండి.
వేరొక పార్టీకి క్షమాపణ చెప్పే అధికారిక లేఖ వ్రాసేటప్పుడు, ఉద్యోగికి అవాంఛనీయ పరిమితిని సవరించడానికి అవకాశం ఇవ్వండి. ప్రతిస్పందన లేదా లేఖను సమర్పించడానికి గడువుకు అతనిని తెలియజేయండి.
ఉద్యోగికి స్పష్టంగా మరియు సంక్షిప్తంగా ఈ అవరోధం ఫలితంగా ఆమెను ఆశించవచ్చు. తన ప్రస్తుత శిక్షకు తగిన వివరాలు ఇవ్వండి, వర్తించదగిన ఏవైనా విచారణలు లేదా ఆమె ఉపాధిని రద్దు చేయటానికి సమర్థవంతమైన తేదీలు వంటివి. ఉద్యోగి మరింత అవకతవకలు ఫలితంగా ప్రగతిశీల క్రమశిక్షణా చర్యను ఆశిస్తే, ఆ శిక్షలు ఏమిటో ఆమెకు తెలియజేయండి.
అప్పీలు ప్రక్రియ గురించి సమాచారాన్ని, ఉద్యోగికి ఇవ్వండి.
తన ఫైల్ కోసం అధికారిక ప్రతిస్పందన కోసం ఉద్యోగిని అడగండి; తరచుగా ఈ ప్రతిస్పందన అధికారిక లేఖ రూపంలో ఉంటుంది. అతను కోర్టుకు తీసుకువెళ్ళే సందర్భంలో మీరు ఉద్యోగి యొక్క ఫైల్ కోసం ఈ డాక్యుమెంటేషన్ అవసరం.
మీ పూర్తి పేరు మరియు శీర్షికను టైప్ చేయండి. నీలం లేదా నల్ల సిరాలో మీ టైపు చేసిన పేరు గురించి లేఖను ప్రింట్ చేయండి మరియు మీ పేరుపై సంతకం చేయండి.
లేఖ యొక్క అనేక కాపీలు చేయండి. ఉద్యోగి ఫైలులో 1 కాపీని నిలుపుకోండి, మీ సంస్థ యొక్క న్యాయవాదికి మరొకదానిని ఇవ్వండి మరియు మీ స్వంత రికార్డుల కోసం మరొకదాన్ని నిలబెట్టుకోండి.
ఉద్యోగికి లేఖ పంపండి లేదా ఒక మానవ వనరు ప్రతినిధి లేదా అడ్మినిస్ట్రేటివ్ అసిస్టెంట్ ముందు అతనిని ఇస్తారు. ఉద్యోగి అధికారిక నోటిఫికేషన్ అందుకున్నట్లు మీకు ధృవీకరణ అవసరం.
చిట్కాలు
-
టోన్ ప్రొఫెషనల్ మరియు వాస్తవమైన ఉంచండి. ఉద్యోగి క్రమశిక్షణా చర్యను పోటీ చేస్తే ఈ ఉత్తరం కోర్టుకు వెళ్ళవచ్చు మరియు మీరు ఎప్పుడైనా ప్రొఫెషనల్ మరియు న్యాయమైనవిగా కనిపించాలని కోరుకుంటారు.
