కాబోయే క్లయింట్ మరియు ఒక చట్ట సంస్థ మధ్య ప్రారంభ సంభాషణ సాధారణంగా ఫోన్లో ఉంటుంది, రిసెప్షనిస్టుచే నిర్వహించబడుతుంది. ఫలితంగా, సంస్థ యొక్క రిసెప్షనిస్ట్ అన్ని సమయాల్లో వృత్తిపరమైన మరియు మర్యాదపూర్వకంగా ఉండటం ముఖ్యం. వృత్తిని నిర్వహించడం కొన్నిసార్లు ఒక సవాలుగా ఉంటుంది, అయితే, రోజువారీ ప్రాతిపదికన కాల్స్ అధిక సంఖ్యలో సమాధానం ఇచ్చే రిసెప్షనిస్ట్లకు. కానీ ఒక న్యాయ కార్యాలయం వద్ద కాల్స్ చేస్తున్నప్పుడు మీరు ఎల్లప్పుడూ అనుసరించాల్సిన కొన్ని సూత్రాలు ఉన్నాయి.
ప్రారంభ కాల్ తీసుకోవడం
మీ పేరును గుర్తించి, న్యాయ సంస్థ యొక్క పేరును ప్రకటించడం ద్వారా ప్రతి కాల్ను తీసుకోండి, మరియు మీరు కాలర్కు ఎలా సహాయం పొందవచ్చో అడిగి తెలుసుకోండి. ఉదాహరణకు, "శుభోదయం, X మరియు Y యొక్క చట్ట సంస్థ, జేన్ మాట్లాడుతూ, నేను మాట్లాడేవాడిని?" ఒకసారి మీరు పేరుతో కాలర్ను గుర్తించిన తర్వాత, "నేను ఈ రోజు మీరు శ్రీమతి Z ను ఎలా సహాయపడగలను?" సంభాషణ యొక్క మిగిలిన సమయంలో పేరు ద్వారా కాలర్ ను చూడండి. ప్రతి కాల్ సమయంలో గమనిక-తీసుకోవడం ప్రత్యేకించి, పేర్లకు సంబంధించి సహాయపడుతుంది. సంభాషణ సమయంలో అనుకూల టోన్ని నిర్వహించండి, ఓపికగా ఉండండి మరియు మీ నిగ్రహాన్ని ఎప్పుడూ కోల్పోము. "UH హుహ్" మరియు "ఉమ్" వంటి పడికట్టు, యాస లేదా పదాలు కాని వాడకాన్ని నివారించండి.
కాలర్ యొక్క అవసరాలు గుర్తించడం
మీరు ఒక కాలర్కు దగ్గరగా వినండి మరియు ఆమె అవసరాలను గుర్తించి, స్పష్టమైన మరియు సంక్షిప్త విధంగా ఆమెకు అభ్యర్థించిన సమాచారాన్ని అందజేయడం చాలా ముఖ్యం. ప్రతీ కాలర్ అవసరమయ్యే సమాచారాన్ని సంపాదించడంలో సహాయపడటానికి లేదా మాట్లాడటానికి ఎవరితోనైనా సరైన వ్యక్తిని కనుగొనటానికి ప్రయత్నిస్తుంది.
సంస్థలో సరైన వ్యక్తికి మార్గం కాలర్
కాలర్ ఒక అటార్నీ ద్వారా అందించిన సమాచారాన్ని ఉత్తమంగా అభ్యర్థిస్తే, కాలర్కు అతను మరొకరితో మాట్లాడటం మరియు బదిలీ కోసం పట్టుకోవాలని అతన్ని అడుగుతాడు. మీరు కాల్ని బదిలీ చేయడానికి ఉద్దేశించిన న్యాయవాదిని సంప్రదించండి, పేరు ద్వారా కాలర్ను ప్రకటించండి, కాల్ యొక్క ప్రయోజనాన్ని బహిర్గతం చేయండి మరియు న్యాయవాది అందుబాటులో ఉన్నట్లయితే కాల్ను బదిలీ చేయండి. 45 సెకన్ల కన్నా ఎక్కువ కాలర్ను పట్టుకోకండి. 45 సెకన్ల తరువాత, ఆమె కొనసాగించాలనుకుంటే ఆమెను కాల్ చేయండి, ఒక అటార్నీ అందుబాటులో ఉన్నప్పుడు తిరిగి పిలవాలని కోరుకుంటాను లేదా తర్వాత తిరిగి కాల్ చేయాలని కోరుకుంటారు.
ముగింపు కాల్
ప్రతి కాల్ని ముగించే ముందుగా, కాల్ ముగించే ముందు మీకు ఏవైనా సహాయం చేయవచ్చా అని ప్రశ్నించండి. న్యాయ సంస్థను పరిగణనలోకి తీసుకున్నందుకు ధన్యవాదాలు. చట్టపరమైన రిసెప్షనిస్ట్ ఒక చట్టపరమైన సంస్థను నియమించడానికి సంభావ్య క్లయింట్ను ఒప్పించటానికి ఇది అరుదుగా ఉంది, కాని రిసెప్షనిస్ట్ లాభాపేక్షలేని, మొరటుగా లేదా నిరుత్సాహంగా ఉండటం ద్వారా ఒక చట్ట సంస్థ కోసం క్లయింట్ను కోల్పోవడం చాలా సులభం.
