ఒక వ్యాపార అమర్పులో, మీరు కస్టమర్, క్లయింట్ లేదా విక్రేతతో మాట్లాడుతున్నా, మీరు తీసుకునే ప్రతి ఫోన్ కాల్ ముఖ్యం. ఈ అనుభవాలు మీ వ్యాపార సంబంధానికి ఆధారం, మరియు ఎప్పటికీ దురదృష్టకరం ఒక కస్టమర్ను ఎప్పటికీ కోల్పోవడానికి సరిపోతుంది. టెలిఫోన్ మర్యాద యొక్క ప్రాథమిక నియమాలను అనుసరించడం ద్వారా, మీ ఖాతాదారులకు వారు కాల్ చేసే ప్రతిసారీ సానుకూల అనుభవం కలిగి ఉండేలా మీరు నిర్థారిస్తారు.
సిధ్ధంగా ఉండు
మంచి టెలిఫోన్ పరిచయం తయారీతో మొదలవుతుంది. ప్రతి ఫోన్కు సమాధానం ఇవ్వడానికి ఎవరు బాధ్యత వహించారో ఆఫీసు సిబ్బంది తెలుసుకోవాలి, కాల్స్ తీసుకున్న వారు ఫోన్ మరియు దాని విధులు గురించి బాగా తెలిసి ఉండాలి.
మీరు ఉపయోగించిన మొత్తం సిబ్బందికి ప్రామాణిక గ్రీటింగ్ను సిద్ధం చేయాలి. మీరు మీ గ్రీటింగ్కు కొన్ని వ్యక్తిత్వాన్ని జోడించాలనుకుంటున్నప్పటికీ, ఇది ఇప్పటికీ నాలుగు ప్రాథమిక పదార్థాలను కలిగి ఉండాలి: గ్రీటింగ్, వ్యక్తి మాట్లాడేవారు, వారు ప్రాతినిధ్యం వహించే మరియు కాలర్కు ఎలా సహాయం చేయాలో అడుగుతారు. ఒక ఉదాహరణ ఉంటుంది, "హలో, ఇది డు బోయిస్ సర్వీసులతో జీన్, నేను ఈ రోజు మీకు ఎలా సహాయం చేయవచ్చు?"
అప్బీట్ ఉండండి
మీరు కాల్కు సమాధానం ఇచ్చినప్పుడు, మీ స్వర స్వరాలను మరియు మీ పదాల వేగం గురించి తెలుసుకోండి. మీరు మంచి సానుభూతి లేనప్పటికీ, వాయిస్ యొక్క హృదయపూర్వక టోన్ని నిర్వహించడానికి ప్రయత్నించండి. కాలర్ మిమ్మల్ని చూడలేనప్పటికీ నవ్వడం సహాయపడుతుంది. ఒక స్మైల్ నోటి ఆకారం మారుస్తుంది, వినవచ్చు మార్గాలు మీ ఇన్ఫ్లరేషన్ మరియు టోన్ మార్చడం.
సమర్థవంతంగా ఉండండి
ఇన్కమింగ్ కాల్స్ తక్షణమే సమాధానం ఇవ్వాలి, సాధారణంగా రెండవ రింగ్లో. ప్రతిస్పందన కాల్స్ చాలా త్వరగా కొట్టేవారు, కానీ చాలామంది కాలర్లు మూడు లేదా నాలుగు రింగ్ల తర్వాత వేలాడుతుంటారు.
కాల్స్ తీసుకోవడానికి ముందు, మీరు మీ టెలిఫోన్ వ్యవస్థ యొక్క విధులు గురించి తెలిసి ఉండాలి. కాలర్లను హోల్డర్లో ఎలా ఉంచాలో (పొరపాటుగా కాలర్ను డిస్కనెక్ట్ చేయకుండా) మరియు మరొక పొడిగింపుకు కాల్ని ఎలా బదిలీ చేయాలో తెలుసుకోండి.
మీరు సందేశాన్ని తీసుకోవలసి వస్తే, క్షుణ్ణంగా నోట్లను తీసుకోవడానికి సిద్ధంగా ఉండండి. ఎల్లప్పుడూ కాలర్ యొక్క పేరును అడగండి మరియు వారి సందేశము ఎవరు. కాలర్ భవిష్యత్తులో చేరుకోవాల్సిన అవసరం ఉంటే, తిరిగి ఫోన్ నంబర్ కోసం అడగండి. సందేశంలో సంపూర్ణంగా రికార్డ్ చేసి, దాన్ని గ్రహీతకు వెంటనే పంపించండి.
కాల్స్ తిరిగి వచ్చినప్పుడు, ప్రతిస్పందన ఒకే వ్యాపార రోజులో మరియు సాధ్యమైతే అదే రోజులో జరగాలి. ఇది ఆలస్యం అయినట్లయితే, ఎందుకు వివరించాలనే దానిపై పరిచయం ఏర్పరచాలి, మరియు ప్రతిస్పందన చేయబడినప్పుడు అంచనా వేయాలి.
వృత్తిపరంగా ఉండండి
మీరు ఒక వ్యాపారాన్ని ప్రాతినిధ్యం వహిస్తున్నందున, ప్రొఫెషినల్ లాగా మాట్లాడేందుకు అదనపు జాగ్రత్త తీసుకోండి. "వాట్ అప్?" వంటి పదబంధాలు మరియు "జస్ట్ ఎ సెకండ్" సాధారణం సంభాషణకు ఉత్తమమైనవి, కానీ ప్రొఫెషనల్ కమ్యూనికేషన్స్ కాదు. అదేవిధంగా, ఏ రకమైన యాసను ఉపయోగించకుండా మీరు దూరంగా ఉండాలి. అది వృత్తి నిపుణత కాదు, కానీ చాలామంది అంతమయినట్లుగా చూపబడని హానికారకమైన పదాలు ప్రమాదకరమని.
మరియు అదే సమయంలో ఫోన్ తినడానికి మరియు సమాధానం ప్రయత్నించండి లేదు. ఆహారాన్ని కొరుకుట గురించి మాట్లాడటానికి ప్రయత్నిస్తే మీకు అర్థం చేసుకోవడం కష్టమవుతుంది.
మర్యాదపూర్వకంగా ఉండండి
ప్రతీ కాల్ ప్రారంభంలో, వ్యక్తి సమాధానం ఇవ్వడం అనేది కాలర్ పేరును మరియు వారు ఎలా సేవ పడతారో అడిగి ఉండాలి. కాల్ మరింత విస్తరించబడితే, గుర్తుంచుకోవడానికి జాగ్రత్త తీసుకోవాలి మరియు (తగినట్లయితే) కాలర్ పేరును ఉపయోగించుకోవాలి. వారు వ్యక్తిగత శ్రద్ధ మరియు సేవలను స్వీకరిస్తున్నారని కాలర్ సరిగా భావించాలి.
మీరు కాల్ని బదిలీ చేయాలనుకుంటే లేదా హోల్డర్లో కాలర్ ఉంచాలనుకుంటే, అలా చేయడానికి అనుమతిని అడగండి. అనేక కాలర్లకు, సంగీతాన్ని వినడానికి ఒక ప్రత్యక్ష వ్యక్తితో మాట్లాడుతున్నప్పుడు ఆకస్మిక మార్పు చిరాకు మరియు మొరటుగా ఉంటుంది. మంచి కారణం లేకుండా హోల్డర్ను ఎప్పుడూ పట్టుకోవాలి. కాలర్ను నివారించే మార్గంగా పట్టుకోవడం అనేది మొరటుగా ఉండదు, అది రద్దుకు దారి తీస్తుంది.
సానుకూల గమనికపై కాల్స్ ముగించడానికి ఎల్లప్పుడూ ప్రయత్నించండి. మీరు తీసుకున్న చర్యలను సమీక్షించి, తీసుకుంటూ మీరు మీ ఉత్తమ కృషిని అందిస్తున్నారని హామీ ఇచ్చేవారు.మీరు వాటిని సహాయపడటానికి వేరే ఏదైనా ఉంటే ఎల్లప్పుడూ అడగండి, మరియు వారి సమయం కోసం వాటిని ధన్యవాదాలు.
