కస్టమర్ సేవలో పని చేస్తున్నప్పుడు, మీ క్లయింట్లు టెలిఫోన్ ద్వారా, లేఖ ద్వారా మరియు ఇమెయిల్ ద్వారా, వ్యక్తిగతంగా వంటి వివిధ కమ్యూనికేషన్ చానెళ్లు ద్వారా మిమ్మల్ని సంప్రదించవచ్చు. సంబంధం లేకుండా పరిస్థితి, తగిన ప్రత్యుత్తరాలు మరియు సంతృప్తి నిర్ధారించడానికి అనుసరించాల్సిన కొన్ని ప్రోటోకాల్లు మరియు మార్గదర్శకాలు ఉన్నాయి. మీ కంపెనీ అనుసరించడానికి దాని స్వంత ప్రత్యేక ప్రోటోకాల్లను కలిగి ఉండవచ్చు, కానీ దిగువ మార్గదర్శకాలు చాలా కస్టమర్ సేవ కమ్యూనికేషన్ మార్గదర్శకాలలో చేర్చబడ్డాయి.
స్వయంగా
కస్టమర్ ముఖాముఖితో వ్యవహరించేటప్పుడు, మీ వైఖరి మరియు ప్రవర్తన మీ సంస్థ యొక్క విలువలతో సరిపోలాలి. మీ బాధ్యత వెలుపల ఉన్న ఒక విషయం గురించి ఒక కస్టమర్ ఫిర్యాదు చేస్తున్నప్పటికీ, మీరు అన్ని సమయాల్లో ప్రొఫెషనల్ మరియు మర్యాదపూర్వకంగా ఉండాలి. సందేహాస్పదమైనప్పుడు, అభ్యర్థనను నిర్వహించడానికి మీ నిర్వాహకుడిని లేదా పర్యవేక్షకుడిని అడగండి లేదా క్లయింట్ యొక్క పేరు మరియు సంప్రదింపు సమాచారాన్ని పొందండి, తద్వారా వారి అభ్యర్థనను ఎలా నెరవేర్చాలో మీకు తెలిసినప్పుడు మీరు సన్నిహితంగా ఉండవచ్చు.
టెలిఫోన్ మరియు వాయిస్మెయిల్
టెలిఫోన్ ద్వారా, తక్షణమే సమాధానం చెప్పడం, స్పష్టంగా మాట్లాడటం మరియు స్నేహపూర్వక టోన్ను ఉపయోగించడం ముఖ్యం. ఒక కాలర్ విన్న మొట్టమొదటి విషయం గ్రీటింగ్ మరియు ఇది తరచుగా మీ సంస్థచే నిర్ణయించబడుతుంది. మీరు కోరినప్పుడు ఫోన్కు సమాధానం ఇవ్వాలనే స్వేచ్ఛ మీకు ఉంటే, మీ పేరు, సంస్థ యొక్క పేరు మరియు మీరు ఎలా సహాయం చేయవచ్చో అడిగి అడిగారు. ఏ సంభాషణను ముగించే ముందుగా, మీరు మీ క్లయింట్ యొక్క అన్ని ప్రశ్నలకు సమాధానాన్ని ఇచ్చారని నిర్ధారించుకోండి మరియు మీరు ఎవ్వరూ చేయలేరని అడిగితే. మీరు మీ డెస్క్ నుండి హాజరు కాకపోయినా లేదా ఇన్కమింగ్ ఫోన్ కాల్ తీసుకోనట్లయితే, కస్టమర్ మీ వాయిస్మెయిల్కు పంపబడుతుంది. మీ గ్రీటింగ్ను ప్రస్తుత మరియు నవీకరించబడినదిగా ఉంచాలి. మీ వాయిస్మెయిల్ని తరచుగా తనిఖీ చేసి వీలైనంత త్వరగా సందేశాలు పంపించండి.
లెటర్స్ అండ్ మెమోస్
మీ కస్టమర్ తరచూ సంభాషణను కలుసుకున్న లేఖనాలతో మరియు సంభాషణలు రూపంలో సంభాషణను కన్నా ఎక్కువ అధికారం కలిగి ఉంటాడు. వ్రాసిన ఉత్తరప్రత్యుత్తరాలు స్పష్టమైన, సమాచార, సకాలంలో మరియు ఖచ్చితమైన ఉండాలి. కస్టమర్ అతను కమ్యూనికేషన్ చదివాను ఒకసారి అతనికి అంచనా ఏమి తెలుసు ఉండాలి. టోన్ ఎల్లప్పుడూ మర్యాదపూర్వకమైన మరియు వృత్తిపరమైనది, మరియు ప్రింటింగ్ మరియు కమ్యూనికేషన్ను పంపడానికి ముందు అక్షరక్రమ ఖచ్చితత్వం మరియు వ్యాకరణ స్థిరత్వం కోసం ఎల్లప్పుడూ తనిఖీ చేయండి.
ఇమెయిల్ మరియు ఆన్లైన్ పత్రాలు
కొన్నిసార్లు, మీరు మీ కస్టమర్తో ఇమెయిల్ లేదా ఆన్ లైన్ ఫారమ్ల ద్వారా కూడా కమ్యూనికేట్ చేసుకోవచ్చు. అక్షరాలు మరియు మెమోలు మాదిరిగానే, ఇ-మెయిల్ ద్వారా కమ్యూనికేషన్ ఒక వృత్తిపరమైన మరియు మర్యాదపూర్వకమైన పద్ధతిలో నిర్వహించాలి, పదజాలం, స్పెల్లింగ్ మరియు వ్యాకరణానికి ప్రత్యేక శ్రద్ధతో. ఇమెయిల్ కొంత వశ్యతను అనుమతిస్తుంది మరియు కొన్నిసార్లు మరింత అనధికారికంగా వినిపించవచ్చు. క్లియర్ మరియు సరళమైన సందేశాలు ఉత్తీర్ణ కస్టమర్ సేవలను ఇమెయిల్ ద్వారా అందిస్తాయి. అలాగే, మీరు వాయిస్మెయిల్ సందేశాలతో చేస్తున్నట్లుగానే, ఇమెయిల్ సందేశాలను ఎప్పుడూ విస్మరించకూడదు; ఎల్లప్పుడూ మీ వినియోగదారుల ప్రశ్నలకు ప్రతిస్పందించండి.
