ఎలా ఫ్రంట్ డెస్క్ స్టాఫ్ కోసం ప్రామాణిక ఆపరేటింగ్ విధానం వ్రాయండి

మీరు ఎప్పుడైనా ఒక సంస్థ అని పిలిచారా మరియు ఫోన్లకు జవాబిచ్చే వ్యక్తి యొక్క నైపుణ్యానికి పూర్తిగా ఆశ్చర్యం కలిగించారా? లేదా చెత్తగా, మీరు ఎప్పుడైనా మీ స్వంత కార్యాలయాన్ని పిలిచారు మరియు మీ సిబ్బంది ఉపయోగిస్తున్న ఫోన్ మర్యాద ద్వారా ఆశ్చర్యపోయారు? ఈ ఫోన్ పరిస్థితులు మాత్రమే బాధించేవి కావు, కానీ మీ సంస్థ వ్యాపారాన్ని కోల్పోయేలా చేస్తుంది. ఈ పరిస్థితిని నిర్వహించడానికి ఉత్తమ మార్గం ఏమిటంటే ముందు డెస్క్ సిబ్బంది కోసం ఒక మంచి ప్రామాణిక కార్యాచరణ విధానం. చాలా ప్రామాణిక ఆపరేటింగ్ విధానాలు, SOPS, సౌకర్యం కార్యకలాపాల్లో ఉపయోగించబడతాయి మరియు మొక్కలు మరియు తయారీ పరిశ్రమల్లో విస్తృతంగా ఉపయోగిస్తున్నారు. అయినప్పటికీ, SOPS అన్ని రకాల ఉద్యోగాలలోనూ, పరిశ్రమలలోనూ నాణ్యత నియంత్రణ కొరకు ఉద్దేశించిన ముందు డెస్క్ ఉద్యోగాలు సహా ప్రారంభించబడుతున్నాయి.

SOP లు క్రమ పద్ధతిలో నిర్వహిస్తున్న ఒక కొనసాగుతున్న పనిని అనుసరించడానికి సులభమైన సమాచారాన్ని అందించడానికి మరియు అందించే ప్రాథమిక సూచనలు. ఒక మంచి SOP ఎవరు, ఎప్పుడు, ఎప్పుడు, ఎక్కడికి, ఎలా పని చేయాలో ఎవరికి తెలియజేస్తుంది. సంస్థ యొక్క పేరు, లోగో మరియు పైన ఉన్న చిరునామాను కలిగి ఉన్న కాగితంపై ప్రక్రియ పత్రాన్ని నిర్ధారించడమే మొదటి అడుగు.

తదుపరి దశలో పని లేదా ప్రక్రియ యొక్క పేరు లేదా శీర్షిక రాయడం ఉంది. "ఫ్రంట్ డెస్క్లో ఇన్కమింగ్ కాల్స్ నిర్వహించడం" లేదా "ఫ్రంట్ డెస్క్ క్వాలిటీ కంట్రోల్ చెక్స్" వంటి నిర్వాహక విధానాన్ని నిర్వహించడం చాలా సులభం. టైటిల్ ను వ్రాసిన తర్వాత, స్పేస్ డౌన్ మరియు ప్రక్రియ చేయడం కోసం ప్రయోజనం వ్రాయండి. ఉదాహరణకు "పర్పస్: ముందు డెస్క్ వద్ద ఇన్కమింగ్ కాల్స్ నిర్వహించడానికి మార్గదర్శకాలను ఏర్పాటు చేసేందుకు", "అన్ని వ్యక్తులు ఉపయోగించే ఒక సూచన లేదా శిక్షణ మార్గదర్శిగా వ్యవహరించడానికి" లేదా "అన్ని కాల్లు వృత్తిపరంగా నిర్వహించబడుతున్నాయని, సమర్థవంతమైన మరియు సమర్థవంతమైన పద్ధతిలో."

ప్రయోజనం రాసిన తరువాత, పనిని నిర్వహించడానికి సాధారణంగా లేదా సాధారణంగా బాధ్యత వహించేవారిని వ్రాసుకోండి. "స్టాఫ్ పర్సన్ రెస్పాన్సిబుల్: రిసెప్షనిస్ట్, ఆఫీస్ అసిస్టెంట్స్ అండ్ క్లెరికల్ పర్సనల్." అవసరమైతే మళ్ళీ స్థలాన్ని డౌన్ చేసి, స్థానాలను వ్రాయండి. ఇది వైకల్పికం, అయితే మీకు ఉన్న స్థానాల ఆధారంగా వేర్వేరు పని అవసరాలను కలిగి ఉన్న బహుళ స్థానాలను కలిగి ఉంటే అవసరమవుతుంది. "స్థానాలు: కార్పొరేట్ కార్యాలయంలోని కేంద్ర కార్యాలయ సిబ్బంది."

ఒకసారి "ఎవరు" మరియు "ఎక్కడ" వ్రాయబడినాయి, స్పేస్ డౌన్ చేసి, ఏమి జరుగుతుందో వ్రాసి, ఏ ఉత్పత్తులు, సామగ్రి లేదా సామగ్రి అవసరమవుతాయి. "విధానము: అన్ని ఫోన్లు వయాకామ్ టెలిఫోన్ వ్యవస్థలో పనిచేస్తాయి టెలిఫోన్ సెటప్ మరియు వాడుక మాన్యువల్లు ముందు డెస్క్ ఫైలు కేబినెట్లలో ఉన్నాయి దశ 1: ఉదయం రోజువారీ రోజున, ముందు డెస్క్ రిసెప్షనిస్ట్" రాత్రి ఫోన్ "వాయిస్ మెయిల్ సిస్టమ్ స్థితి ఆపివేయబడింది దశ 2 మరియు దశ 3 దశ 1 తర్వాత అనుసరించండి. " ఈ ఉదాహరణలో, ఏదో ఒక సమయంలో, ఫోన్కు సమాధానం చెప్పినప్పుడు వ్యక్తి ఏమి చెప్పాలి అనేదాన్ని పరిష్కరించాలి. "XYZ సంస్థను పిలిపించినందుకు ధన్యవాదాలు. సెట్ చేయగల మరొక ప్రమాణం ఎంతకాలం కాలర్ లేదా ఎంతకాలం పట్టుకోవాలి అనేదానిపై ఆధారపడి ఉంటుంది. కొన్ని ఫోన్ విధులు ఎలా చేయాలో అనే దాని ఆకృతిని అందించండి, కాల్ని బదిలీ చేయడం మరియు సంబంధిత టెలిఫోన్ మాన్యువల్ రిఫరెన్స్ పేజీ సంఖ్యను చేర్చడం వంటివి.

ప్రామాణిక ఆపరేటింగ్ విధానాలు విభాగాలలో విభజించవచ్చు. ఇటువంటిది: సెక్షన్ 1: ఇన్కమింగ్ ఇన్కమింగ్ కాల్స్; సెక్షన్ 2: కాల్స్ బదిలీ; విభాగం 3: వాయిస్ మెయిల్ లోకి కాల్స్ తనిఖీ మరియు బదిలీ; విభాగం 4: సందేశాలు తీసుకొని; విభాగం 5: జనరల్ ఫోన్ మర్యాద. సాధారణ ఫోన్ మర్యాద విభాగంలో ప్రాథమిక డాస్ మరియు ధ్యాన పద్ధతులు ఉండకూడదు: "ఒక కాలర్లో ఎప్పుడూ వేలాడదీయండి లేదా మొరటుగా ఉండకూడదు; ఫోన్లను సమాధానం చెప్పేటప్పుడు గమ్ తినడం లేదా నమలు చేయకండి" హోల్డ్లో ఉంచడం మరియు వారిని పట్టుకోవటానికి ముందు కాలర్లు ప్రతిస్పందన కోసం వేచి ఉండాల్సి వస్తుంది "మరియు" ఎవరో ఒకరి వాయిస్ మెయిల్ లోకి వాటిని స్వయంచాలకంగా బదిలీ చేయడానికి ముందు వారు వాయిస్మెయిల్లో ఉంచాలనుకుంటే ఒక కాలర్ని అడగండి."

విధానాలు రాయడం తరువాత, వారు ఏ ఇతర మార్గదర్శిని లేకుండా మీ SOP ను ఉపయోగించుకునే ప్రక్రియను ప్రయత్నించడానికి ముందు డెస్క్ విధానాన్ని ఎప్పటికప్పుడు చేయని వ్యక్తిని సులభంగా అర్థం చేసుకుంటారు లేదా వినియోగదారుని స్నేహపూర్వకంగా ఉందో లేదో నిర్ణయించండి. వారి ఇన్పుట్ ఆధారంగా విధానాలకు కూర్పులను చేయడానికి సిద్ధంగా ఉండండి. ఇతరులు మరియు ప్రతి ఒక్కరూ ఈ పద్ధతిని ఉపయోగించుకోవచ్చని నిర్ధారించడానికి విధానాన్ని ఇతరులు చదివి, సమీక్షించండి.

ఈ ప్రక్రియ ముగిసిన తర్వాత, డివిజన్ హెడ్, డిపార్ట్మెంటల్ డైరెక్టర్ లేదా మేనేజర్ మరియు చివరికి CEO, ఎగ్జిక్యూటివ్ డైరెక్టర్ లేదా సంస్థ యొక్క అధ్యక్షుడు నుండి అవసరమయ్యే ఆమోదం పొందడం అవసరమైతే. వాడకం ప్రకటనకు ఆమోదంతో వారి సంతకం ప్రక్రియ యొక్క దిగువ భాగంలో పెట్టాలి. ఒక నమూనా ప్రకటన ఉంటుంది: "ఈ ప్రామాణిక ఆపరేటింగ్ విధానం సంస్థ యొక్క మిషన్ ప్రకటనకు అనుగుణంగా ఉంది మరియు క్రింది సిబ్బంది సిబ్బంది - జాబితా సిబ్బంది వ్యక్తి పేరు మరియు శీర్షిక ద్వారా సమీక్షించబడింది మరియు ఆమోదించబడింది." విధానం మీద సమర్థవంతమైన తేదీని ఉంచండి.

పని చేయటానికి బాధ్యత వహించే అన్ని సిబ్బందికి ప్రామాణిక ఆపరేటింగ్ విధానం పంపిణీ చేయాలి. కొంతమంది సంస్థలు తమ ముందు డెస్క్ సిబ్బంది కోసం సైన్యాన్ని పంచుకోవడానికి విధానం యొక్క పంపిణీపై "ప్రామాణిక కార్యాచరణ విధానాలకు అనుగుణంగా" ఉపయోగించుకుంటాయి. ఈ ఫారం ఒక ప్రాథమిక ప్రకటనను కలిగి ఉంటుంది, "నేను చదివాను మరియు ముందు డెస్క్ కార్యాలయపు ప్రామాణిక కార్యాచరణ విధానాలను నేను అర్థం చేసుకున్నాను మరియు నేను కట్టుబడి మరియు విధానాలను ఉపయోగించాను." ప్రక్రియ పంపిణీ తేదీ కట్టుబడి రూపం ఉంచబడింది.

చిట్కాలు

• మీరు ప్రామాణిక కార్యకలాపాలను సృష్టించేందుకు సహాయం చేయడానికి ముందు డెస్క్ సిబ్బందిని కలిగి ఉండాలని మీరు కోరుకుంటారు. ఈ విధంగా, అతను వారి ఇన్పుట్ విలువ వంటి భావిస్తాను మరియు వారు సృష్టించడానికి సహాయపడే విధానాలు కట్టుబడి ఎక్కువగా. అవసరమైతే, ముందు డెస్క్ శిక్షణ మరియు ధోరణి సమయంలో ఫైల్ను కొనసాగించడానికి మరియు ఉపయోగించడానికి HR విభాగానికి సంబంధించిన విధానాల కాపీని అందించండి. ప్రమాణాల నుండి వైవిధ్యాలు సంభవించినట్లయితే, స్టాండర్డ్ను ఉపయోగించడానికి వారి ఒప్పందాన్ని ఉద్యోగులు గుర్తు చేయగలరు.

హెచ్చరిక

చాలా పదాలతో కూడిన లేదా చాలా సాంకేతికంగా ఉండకూడదని జాగ్రత్తగా ఉండండి; మీరు అనుసరించడానికి సులభమైన విధానాలు కావాలి. చాలా వివరణాత్మకమైనది పొందకండి, మీరు దానిని ప్రామాణిక ప్రక్రియగా ఉండాలని కోరుకుంటారు; అయితే, కొన్ని రకాల ముందు డెస్క్ పనులలో ఉద్యోగులకు నూతనమైనవి మరియు సృజనాత్మకంగా ఉండటానికి కొంత వెసులుబాటు లేదా వశ్యత ఇవ్వాలి.