మీరు ఏదైనా సరిగా చేయాలనుకుంటే, మంచి ప్రామాణిక కార్యాచరణ విధానాన్ని లేదా SOP ను వ్రాయండి. మంచి వ్రాసిన ప్రామాణిక ఆపరేటింగ్ విధానం మాన్యువల్ కంపెనీలు సమర్థవంతంగా మరియు స్థిరంగా అమలు చేయడానికి సహాయపడే విధానాలను సరిగ్గా నిర్వహించవలసిన అవసరం ఉన్న ఉద్యోగులకు చెప్పడం ద్వారా సహాయపడుతుంది. తేలికగా మరియు అర్థం చేసుకోవడం ద్వారా దశలవారీ సూచనల ద్వారా నాణ్యతను మరియు స్థిరత్వంను నిర్వహించడం కూడా ఉత్పాదకతను పెంచడం, వ్యర్థాలను తొలగించడం మరియు కార్యాలయ గాయాలు తగ్గించడం వంటి ప్రయోజనాలను అందిస్తుంది. ఒక SOP మాన్యువల్ వ్యాపారాలు నిబంధనలకు అనుగుణంగా మరియు ఉద్యోగుల కోసం శిక్షణను మెరుగుపర్చడానికి సహాయపడుతుంది.
దశ 1: మీ SOP లను ఎంచుకోండి
ఒక ఉత్పత్తి కోసం భాగాలను ఏర్పాటు చేయడం లేదా కస్టమర్ యొక్క ఫిర్యాదును నిర్వహించడం వంటి ప్రమాణాలను గుర్తించే విధానాలను గుర్తించండి. ఒకే కార్యక్రమంలో ప్రతి SOP ని కేంద్రీకరించండి. సరిగ్గా ఎలా చేయాలో మీకు తెలిసిన విధానాల గురించి మాత్రమే వ్రాయండి. లేదా, వారు ఎలా చేయాలో తెలుసుకునేందుకు అర్హత ఉన్నవారిని కనుగొనండి. అవసరమయ్యే మొత్తం సమాచారాన్ని కూర్చండి.
దశ 2: వ్రాయడానికి సిద్ధం చేయండి
"SOP - ప్రొడక్షన్ - అసెంబ్లీ" లేదా "SOP - కస్టమర్ సర్వీస్ - వంటి ఫిర్యాదులను నిర్వహించడం వంటి" SOP - ఉత్పత్తి - అసెంబ్లీ "లేదా అవసరమైతే SOP సంఖ్యలు లేదా కేతగిరీలు చేర్చండి" మీ ఉత్పత్తి సమీకరించటానికి ఎలా "లేదా" ఎలా ఒక కస్టమర్ ఫిర్యాదు నిర్వహించడానికి ఎలా "ప్రతి SOP అర్ధవంతమైన శీర్షిక ఇవ్వండి. "ఇది మీకు ఉద్యోగుల కోసం సంబంధించిన సంబంధిత విధానాలకు అనుమతిస్తుంది. మీరు అన్ని సమాచారం మరియు సరైన క్రమంలో ఉందని నిర్ధారించడానికి ప్రక్రియల కోసం కఠినమైన ఫ్లోచార్టులను గీయండి. మీ పద్ధతిని సిద్ధం చేసే ప్రక్రియను అమలు చేసే ఉద్యోగిపై దృష్టి పెట్టండి.
దశ 3: సెక్షన్లు ప్రామాణీకరించండి
మీ SOP లను వివరించండి. ప్రతి SOP క్రింది విభాగాలను కలిగి ఉండాలి:
- శీర్షిక
- పర్పస్
- స్కోప్
- ప్రస్తావనలు
- నిర్వచనాలు
- బాధ్యతలు
- విధానము
- అపెండిసీస్
- పునర్విమర్శ చరిత్ర
- ఆమోద సంతకాలు
దశ 4: వివరాలు పద్దతి దశల దశ
వారు చేయాలి క్రమంలో ప్రతి విధానం దశల వారీ విచ్ఛిన్నం. "ఉత్పత్తికి భాగాలు పొందండి" లేదా "ఫోన్కు సమాధానం ఇవ్వండి" వంటి ప్రధాన దశలతో ప్రారంభించండి, "ప్రతి భాగం సరిగ్గా ఉందని నిర్ధారించండి" లేదా "మిమ్మల్ని పరిచయం చేయండి మరియు కాల్ కోసం కస్టమర్కు ధన్యవాదాలు."
దశ 5: ప్రతి SOP ను వ్రాయండి
కేవలం వ్రాయండి. చిన్న పదాలు మరియు చిన్న వాక్యాలను ఉపయోగించండి. మొదటి ప్రధాన ఆలోచన ఉంచండి. వివరాలతో అనుసరించండి. చర్య క్రియలు మరియు చురుకైన వాయిస్ ఉపయోగించండి. సందిగ్ధత మరియు గందరగోళాన్ని నివారించండి. సంక్షిప్తాలు, ఎక్రోనింస్ లేదా పడికట్టులను ఉపయోగించవద్దు.
దశ 6: క్రమబద్ధంగా ఫార్మాట్ SOPs
ప్రతి SOP ను ఒకే ఫాంట్ మరియు ఫాంట్ పరిమాణంలో వ్రాయాలి. చిన్న పేరాలలో దీర్ఘ పేరాలు బ్రేక్. పొడవైన వాక్యాలు బదులుగా బుల్లెట్ పాయింట్స్ ఉపయోగించండి. ఫ్లోచార్ట్స్ వంటి దృశ్య ఉపకరణాలను జోడించండి. బోల్డ్ఫేస్ రకం లేదా ఇటాలిక్లను ఉపయోగించడం వంటి ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని హైలైట్ చేయండి.
దశ 7: ప్రతి SOP యొక్క ప్రభావమును అంచనా వేయండి
స్పష్టత, చదవదగ్గ మరియు గ్రహణశీలత కోసం SOP లను తనిఖీ చేయండి.
- లీగబిలిటీ: రకం పెద్దదిగా మరియు చదివి వినిపించగలదా?
- చదవదగినవి: సూచనలను సరళంగా ఉన్నాయా? లేదా ప్రోటోకాల్స్కు సంక్లిష్ట భావనల యొక్క ప్రాధాన్యం మరియు పదాల గుణాన్ని కలిగి ఉన్నాయా?
- అర్హతను: ఒక రీడర్ సరిగ్గా విధానాన్ని ఎలా చేయాలో తెలుసుకోవాలనుకుంటున్నారా?
దశ 8: రివ్యూ, రివైజ్ చేసి, ఆమోదించండి
ఈ విధానాన్ని నిర్వహించే ఉద్యోగులు SOP లను వారు ప్రతిదీ అర్థం చేసుకున్నారని నిర్థారించడానికి సమీక్షించండి. SOP లను చదివే విధానాలను గురించి తెలియకుండా ఉద్యోగులను అడగండి. ఒక రీడర్ పూర్తయిందో తెలుసుకునే ప్రక్రియను చేయకూడదు. వారు ఆమోదయోగ్యమైన వరకు అదే పాఠకులచే సమీక్షించబడిన ప్రతి సెట్ మార్పులను కలిగి ఉండండి. ఆ SOP లను అనుసరించే బాధ్యత వహించే మేనేజర్లు వారు విడుదల కావడానికి ముందే వారిపై సంతకం చేయాలి.
వ్యాపారంలో, ఏకరీతి వ్యవస్థలు పనిచేస్తాయి. ఒక ప్రామాణిక ఆపరేటింగ్ విధాన మాన్యువల్ను సృష్టించడం ప్రతి ఉద్యోగి ఒక వ్యవస్థలోని ప్రతి అడుగును ఒకే విధంగా అనుసరిస్తుందని నిర్ధారిస్తుంది.
