డబ్బును తిరిగి చెల్లించటానికి తగ్గించే ఉత్తరం ఎలా వ్రాయాలి

ప్రతి వ్యాపారం, ముందుగానే లేదా తరువాత, దాని ఉత్తమ ప్రయత్నాలు ఉన్నప్పటికీ, తక్కువ వస్తుంది. మీరు ఏదో వాగ్దానం లేదా సమయం వంటి విముక్తి విఫలం కావచ్చు. మీ సేవలు కస్టమర్ యొక్క అంచనాలకు లెక్కించకపోవచ్చు. కొంతమంది వినియోగదారులు సమస్యను విస్మరించవచ్చు; ఇతరులు తిరిగి చెల్లించమని అభ్యర్థించడానికి ఒక లేఖ రాయవచ్చు. మీరు రీఫండ్ను జారీ చేయకూడదని నిర్ణయించుకుంటే, మీకు వ్రాయడానికి సమయాన్ని తీసుకునే కస్టమర్కు ఎల్లప్పుడూ ప్రతిస్పందించండి. కస్టమర్ను దూరం చేయకుండా సందేశాన్ని పొందడానికి మీ ప్రతిస్పందన స్పృహతో ఉండాలి.

కస్టమర్ యొక్క వాపసు రిఫండ్ కోసం మీరు నిజంగా తిరస్కరించాలనుకుంటున్నారా అని నిర్ణయించండి. అది సహేతుకమైనది కాదో నిర్ణయి 0 చడానికి తన అభ్యర్థనను జాగ్రత్తగా పరిశీలి 0 చుకో 0 డి. ఈ కస్టమర్ను కోల్పోయే సామర్థ్యాన్ని మరియు వ్యాపార సంస్థ యొక్క నష్టం మీ కంపెనీ ఆదాయంలో ఉంటుంది. ఒక వాపసు ఒక కస్టమర్ ఉంచడానికి ఒక సహేతుకమైన ఖర్చు కావచ్చు; మీరు ఆమె భర్తీ చేయడానికి ప్రకటనలపై గణనీయమైన డబ్బు ఖర్చు చేయాలి. భవిష్యత్లో రాయితీగా ఏదో ఒక విధమైన రాయితీని, రాయితీ సేవలను అందించుకోండి.

మీ చర్యల కారణాలను వివరించండి. ఇది మీ మనస్సులో లేదా నోట్ప్యాడ్లో ఉంటుంది. మీరు వ్రాసే ముందు, మీ ఆలోచనలను నిర్వహించడానికి మరియు మీరు ఏ కీలకమైన అంశాలను కోల్పోరని నిర్ధారించుకోవడానికి ముందుగానే కారణాలు. మీరు వాపసును తిరస్కరించారు ఎందుకంటే కస్టమర్ దానికు అర్హమైనదని మీరు భావించడం లేదు, కానీ మీరు పరిస్థితి గురించి ఏవైనా అదనపు వాస్తవాలను కూడా గమనించాలి. ఉదాహరణలు, ఈ సేవలు సమయానుసారంగా ఇవ్వబడ్డాయి లేదా మీరు చెప్పినదానిని మీరు చేశాడని. పరిస్థితి కూడా కొనుగోలుదారుని పశ్చాత్తాపంలో ఒకటిగా ఉంటుంది, మీ ఉత్పత్తి లేదా సేవతో సమస్య కాదు.

లేఖ యొక్క కఠినమైన చిత్తుప్రతిని వ్రాయండి. స్పృహతో ఉండండి, కానీ నిరాకరణకు గల కారణాలను ప్రత్యక్షంగా చెప్పండి. కొనుగోలుదారు కొనుగోలుదారుడి పశ్చాత్తాపం అనుభవించినట్లు మీరు నమ్మితే, మీ లేఖలో పేర్కొనవద్దు; ఉత్పత్తి లేదా సేవ అంగీకరించిన-పరంగా, మరియు వాగ్దానం చేసిన పరిస్థితి లేదా నాణ్యత ప్రకారం పంపిణీ చేయబడిన వాస్తవాలను వివరంగా వివరించండి. మంచి సంకల్పం సంజ్ఞ వంటి సముచితమైన ఏ మినహాయింపును అందించండి మరియు ఎవరికీ తప్పుగా ఉన్నందున అది కాదు అని స్పష్టంగా చెప్పండి. ఆమె గత వ్యాపార కోసం కస్టమర్ ధన్యవాదాలు, మరియు మీరు భవిష్యత్తులో ఆమె సర్వ్ చెయ్యగలరు ఆశిస్తున్నాము చెప్తారు. ఆమె ప్రశ్నలు లేదా వ్యాఖ్యలను కలిగి ఉంటే మీరు అందుబాటులో ఉందని సూచించండి.

స్పష్టత కోసం లేఖను సవరించండి. ప్రక్రియ కొనసాగించడానికి కొంతకాలం వేచి ఉండండి; తరచుగా ఒక లేఖ లేదా ఇతర పత్రం కొంతకాలం దాని గురించి ఆలోచిస్తూ తర్వాత మీరు చాలా భిన్నంగా కనిపిస్తోంది. మీరు వ్రాసే మరియు కస్టమర్కు పంపే ఏదైనా సంభావ్య శాశ్వత రికార్డు అని గుర్తుంచుకోండి. మీ టోన్ను జాగ్రత్తగా సమీక్షించండి మరియు మీ రచనలో నిరాశకు గురైన లేదా వ్యంగ్య పదాలు కోసం చూడటం మరియు ఈ కస్టమర్తో లేదా భవిష్యత్తులో ఏ వ్యాపారాన్ని ఎదుర్కోవచ్చనే దానితో భవిష్యత్ వ్యాపారం యొక్క అవకాశాన్ని నాశనం చేయగలదు.

కస్టమర్కు లేఖను మెయిల్ చేయండి. మీ సంతకం మరియు సంప్రదింపు సమాచారంతో, ఇది రెగ్యులర్ ఫస్ట్-క్లాస్ మెయిల్ను పంపండి. మీ రికార్డులకు లేఖ కాపీని ఉంచండి మరియు మీరు ఆమె పేరుతో ఉంచిన ఏదైనా కస్టమర్ ఫైల్లో కాపీని దాఖలు చేయండి.

చిట్కాలు

• ఒక వ్యాపార సహచరుడు కచ్చితత్వం మరియు స్పష్టత, అలాగే టోన్ కోసం లేఖను సమీక్షించండి. వేర్వేరు వ్యక్తులు వేర్వేరుగా ఒకే పదాలను అనువదిస్తారు.

  పంపుటకు ముందు అక్షరక్రమం మరియు వ్యాకరణ సమస్యల కోసం లేఖను సమీక్షించాలని నిర్ధారించుకోండి.

హెచ్చరిక

వాపసు యొక్క తిరస్కరణలో గణనీయమైన మొత్తంలో డబ్బు ఉంటే, న్యాయవాది లేదా మీ గృహ చట్టబద్దమైన బృందం సంభావ్య బాధ్యతలకు లేఖను సమీక్షించి, ఈ విషయంలో మీ బాధ్యతలు ఏమిటో నిర్ణయించడానికి.