ఆఫీస్ కమ్యూనికేషన్ ప్రధానంగా ఎలక్ట్రానిక్ మెయిల్ మరియు తక్షణ సందేశాల ద్వారా నడపబడుతుంది, కాని దాదాపు ప్రతి కార్యాలయం ఇప్పటికీ ఒక భారీ మొత్తం కాగితపు పనిని అందుకుంటుంది మరియు ప్రాసెస్ చేస్తుంది. వాస్తవానికి, U.S. ఎన్విరాన్మెంటల్ ప్రొటెక్షన్ ఏజెన్సీ ప్రకారం, సగటు కార్యాలయ ఉద్యోగి ప్రతి సంవత్సరం సుమారు 10,000 షీట్లను కాగితం లేదా పేపర్ మరియు కాగితపుఅట్ట ఉత్పత్తుల సగటున ప్రతిరోజూ నిర్వహిస్తారు. మెరుగైన కార్యాలయ-మెయిల్ నిర్వహణ విధానాలు అంతర్గత మరియు బాహ్య సమాచార ప్రసారాల యొక్క సున్నితమైన ప్రవాహాన్ని భరోసా చేయడానికి చాలా దూరంగా ఉంటాయి.
తగిన సిబ్బందిని నియమించండి
కూడా చిన్న వ్యాపారాలు ఏమీ కోల్పోతారు లేదా దాని గమ్యానికి దాని మార్గంలో misdirected నిర్ధారించడానికి అన్ని ఇన్కమింగ్ మరియు అవుట్గోయింగ్ మెయిల్ నిర్వహించడానికి ఒక వ్యక్తి సూచించడం నుండి ప్రయోజనం పొందవచ్చు. పెద్ద సంస్థ, మరింత సిబ్బందిని అందజేయడం, కలపడం, పంపిణీ చేయడం మరియు అన్ని కంపెనీ మెయిల్ మరియు ప్యాకేజీలను సేకరించడం. సంప్రదింపు మరియు అధికారిక పత్రాల పంపిణీ కోసం ఇమెయిల్ మరింత ప్రజాదరణ పొందినదిగా, సాధారణ కార్పోరేట్-కమ్యూనికేషన్స్ ఛానల్స్ ద్వారా వెళ్ళే మెయిల్ వాల్యూమ్ ఆధారంగా, పేపర్ మెయిల్ను నిర్వహించడం ఉద్యోగి ఉద్యోగ వివరణలో భాగంగా ఉంటుంది. వాణిజ్య పంపిణీల కోసం (ఉదా., UPS, FedEx, DHL), రిసెప్షనిస్ట్ సాధారణంగా తన ప్రధాన ప్రదేశం కారణంగా ఇన్కమింగ్ ప్యాకేజీలను స్వీకరించడానికి మరియు సంతకం చేయడానికి ఉత్తమ వ్యక్తి. ఇది సాధారణంగా రిసెప్షనిస్ట్కు అన్ని ఇతర మెయిల్-నిర్వహణ విధులను అందచేసే మంచి ఆలోచన కాదు, ఎందుకంటే ఆ బాధ్యత దీర్ఘకాలం పాటు ఆమె డెస్క్ను గమనింపకుండా విడిచిపెట్టాల్సి ఉంటుంది.
మెయిల్ పంపిణీ ఫ్లో చార్ట్లు సృష్టించండి
మెయిల్ పంపిణీకి బాధ్యత వహించే మేనేజర్లు మరియు ఉద్యోగులు మార్గదర్శకాలను ఉపయోగించి ఫ్లోటింగ్ పటాలు, తనిఖీ జాబితాలను లేదా సంసారంగా ఫార్మాట్ చేయడానికి మీ కంపెనీకి సౌకర్యవంతంగా ఉండాలి - అన్ని ఉద్యోగులు, ముఖ్యంగా మెయిల్ పంపిణీ మరియు సేకరణను పర్యవేక్షించే సిబ్బందిని అనుసరిస్తారు. ఇది మెయిల్ సేకరణ యొక్క ప్రతి దశలో పరిగణనలోకి తీసుకోవాలి: సెంట్రల్ సేకరణ కేంద్రం (ఒక P.O. బాక్స్, మెయిల్ క్యారియర్, కార్పోరేట్ పోస్ట్ ఆఫీస్, ప్యాకేజీ డెలివరీ పర్సనల్ లేదా సంప్రదాయ మెయిల్ బాక్స్) వద్ద మెయిల్ను సేకరిస్తుంది; ఆఫీసులో ఒక నిర్దిష్ట స్థానంలో మెయిల్ విభజన కోసం ప్రత్యేకంగా నియమించబడిన; ప్రతి విభాగానికి విభాగ లేదా వ్యక్తిగత మెయిల్బాక్స్లకు లేదా చేతి పంపిణీకి పంపిణీ చేయడం; అవుట్గోయింగ్ మెయిల్ను సేకరించి అన్ని అవుట్గోయింగ్ మెయిల్ తగిన చిరునామాను మరియు స్టాంప్ చేయబడిందని నిర్ధారిస్తుంది; మరియు మెయిల్ సేకరణ / సార్టింగ్ ప్రాంతం చక్కగా మరియు పూర్తిగా నిల్వచేసిన ఉంచడం.
అవసరమైన సామాగ్రి అందించండి
మెయిల్ కలెక్షన్ / పంపిణీ కేంద్రం సిబ్బందికి ఉద్యోగం చేయవలసిన అవసరం ఉన్నట్లు నిర్ధారించుకోండి. మీ కంపెనీ తగినంతగా ఉంటే, మెయిల్ పంపిణీ కేంద్రీయ స్థానంతో మరింత సమర్థవంతంగా చేయబడుతుంది, ప్రతి విభాగానికి లేదా సిబ్బందికి ఘనమైన మెయిల్ / సాహిత్య నిర్వాహకుడు లేదా మెయిల్ సార్టర్ని ప్రతి విభాగానికి లేదా సిబ్బందికి నింపండి మరియు ప్రతి ఒక్కదానిని లేబుల్ చేయండి. విభాగాలకు వ్యక్తులు కంటే పెద్ద cubbyholes అవసరం, కాబట్టి వాటిని స్థలం పుష్కలంగా ఇవ్వండి.టేప్ రోల్స్ మరియు టేప్ డిస్పెన్సర్స్తో బాగా నిల్వ చేయబడిన క్యాబినెట్ లేదా డెస్క్ ఉంచండి; ప్యాకింగ్ పదార్థం; ఎన్విలాప్లు; మీ కంపెనీ చిరునామాతో పూర్వపు వేర్వేరు పరిమాణాలలో లేబుళ్ళను తిరిగి ఇవ్వండి; వివిధ పరిమాణాలలో మెయిలింగ్ లేబుల్స్ మీ కంపెనీ యొక్క అత్యంత సాధారణ మెయిల్ గమ్యస్థానాలలో కొన్నింటికి ముందుగా ముద్రించబడ్డాయి; సమయం మరియు తేదీ స్టాంపులు; ఒక ప్యాకేజీ స్థాయి; పెన్నులు; గుర్తులను; నిల్వ డబ్బాలు; మరియు ఒక చిన్న చేతి-ట్రక్ లేదా డాలీ. ఒక పారిశ్రామిక పరిమాణం shredder మరియు రీసైక్లింగ్ డబ్బాలు చేర్చడానికి మర్చిపోవద్దు. మీ కంపెనీ ఒక వ్యక్తి కత్తిరిస్తే లేదా రీసైకిల్ కంటే ఎక్కువ మెయిల్ ద్వారా వెళ్ళితే, మీ కోసం పనిని నిర్వహించడానికి బాహ్య డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ / రీసైక్లింగ్ కంపెనీతో ఒప్పందాన్ని పరిగణలోకి తీసుకోండి.
అన్ని ఇన్కమింగ్ మరియు అవుట్గోయింగ్ మెయిల్ యొక్క ట్రాక్ని ఉంచుకోండి
ఇన్కమింగ్ మరియు అవుట్గోయింగ్ మెయిల్ను ట్రాక్ చేయడానికి ఒక ఎలక్ట్రానిక్ మెయిల్-నిర్వహణ వ్యవస్థను సృష్టించండి. మీ వ్యాపారం కేవలం మీరు మరియు సహాయకుడు అయితే, మీరు ఈ దశను దాటవేయవచ్చు, కానీ డజన్ల కొద్దీ ఉద్యోగులతో పెద్ద డిపార్ట్మెంట్ లేదా కంపెనీని మీరు పర్యవేక్షిస్తే, మెయిల్ అవసరమయ్యే తేదీలను ట్రాక్ చేయటానికి మరియు అవసరమైతే వీరిలో. మీ సంస్థ చాలా సున్నితమైన చట్టపరమైన పత్రాలు మరియు ప్యాకేజీలను అందుకుంటే ఈ వ్యవస్థలను సృష్టించడం చాలా ముఖ్యం. అంశాలు చాలా చిన్న కార్యాలయాల్లో కోల్పోతాయి, మీరు అనుకున్నదాని కంటే ఎక్కువగా ఉంటుంది; ఒక ప్రాథమిక Excel స్ప్రెడ్షీట్ సృష్టించడం ద్వారా ఈ నిరాశపరిచింది పరిస్థితులను నివారించడం ఉత్తమం, ఉదాహరణకు, ఒక ప్యాకేజీ వచ్చినప్పుడు మరియు దాని స్వీకర్త లేదా ప్రతినిధి ద్వారా దావా వేసినప్పుడు చూపబడుతుంది.
