ఎంతకాలం వ్యాపారాన్ని క్రెడిట్ కార్డ్ రసీదులు ఉంచాలి?

ఒక సంస్థగా మీరు వ్యాపార మరియు చట్టపరమైన కారణాల కోసం ఉపాధి రికార్డులు మరియు ఇన్వాయిస్లు వంటి కొన్ని రకాల కాగితం పనిని తప్పనిసరిగా ఉంచాలి. కొన్ని సందర్భాల్లో వ్యాపారి కొంత సమయం పాటు క్రెడిట్ కార్డు రసీదుల కాపీలు కూడా ఉంచాలి. వ్యాపారంలో ఈ రసీదులను టాసు చేయడానికి సురక్షితంగా ఉన్నప్పుడు తెలుసుకోండి.

క్రెడిట్ కార్డ్ రసీదులు

ఒక కస్టమర్ తన క్రెడిట్ కార్డును ఉపయోగించి మీ సంస్థ నుండి ఒక ఉత్పత్తి లేదా సేవను కొనుగోలు చేసిన తర్వాత, ఆమె సాధారణంగా తన రికార్డులకు ముద్రించిన రసీదుతో ఆమెను తప్పక అందించాలి - ముఖ్యంగా ముఖం-వైపు ముఖంగా ఉన్న లావాదేవీ సందర్భంలో. ఈ రసీదులో లావాదేవీ, ఆమోద సంకేతం, క్రెడిట్ కార్డు పేరు మరియు కస్టమర్ యొక్క సంతకానికి స్థలం ఉన్నాయి. మీరు మీ రికార్డుల కోసం సంతకం రసీదు యొక్క కాపీని కూడా కలిగి ఉంటారు.

ఎందుకు ఉంచు?

కస్టమర్ మీ కంపెనీ నుండి క్రెడిట్ కార్డు ఛార్జ్ను వివాదాస్పదంగా ఉన్న సందర్భంలో మీరు వ్యాపారి వలె బాధ్యత వహిస్తారు, అది చెల్లుబాటు అని రుజువు చేస్తుంది. కస్టమర్ యొక్క బ్యాంకు అభ్యర్థిస్తుంది మొదటి అంశాలను ఒకటి లావాదేవీకి సంబంధించిన క్రెడిట్ కార్డు రసీదు యొక్క నకలు. మీ తరపున వివాదాన్ని దర్యాప్తు చేయడానికి వ్యాపారి సేవా ప్రదాత కూడా సంతకం రసీదుని చూడాలి. కస్టమర్ యొక్క వివాదం ఆమోదించబడినట్లయితే మీరు సంతకం చేసిన అమ్మకాల రసీదు యొక్క కాపీని అందించలేరు, మీరు ఖరీదైన ఛార్జ్-బ్యాక్ ఫీజులను చెల్లించాలి మరియు విక్రయించే మొత్తాన్ని అలాగే మీరు అమ్మిన ఉత్పత్తి లేదా సేవను కోల్పోతారు.

ఎప్పుడు టాస్ టు

లావాదేవీ మీ వ్యాపారి ఖాతాను క్లియర్ చేసినందున - మీరు ఇప్పటికే విక్రయ నుండి నిధులను స్వీకరించినప్పటికీ, వినియోగదారుల నుండి వివాదాల సంభావ్యత కారణంగా క్రెడిట్ కార్డు విక్రయాల రసీదుని విస్మరించడం తెలివైనది కాదు. సాధారణంగా బ్యాంకులు ఫెయిర్ క్రెడిట్ బిల్లింగ్ చట్టం ప్రకారం ఛార్జ్ చేయడానికి 60 రోజులు వినియోగదారులను ఇస్తాయి. కనీసం మూడు నెలలు క్రెడిట్ కార్డ్ రసీదుని ఉంచడానికి ఇది ఒక సురక్షితమైన పందెం. మీకు వ్యాపార ఆదాయపు పన్ను రిపోర్టింగ్ కారణాల కోసం విక్రయ రసీదులను ప్రత్యేకంగా అవసరమైతే, వాటిని కనీసం ఆరు సంవత్సరాలుగా ఉంచండి.

నిల్వ రసీదులు

ఈ అమ్మకాలు రసీదులను మీరు తప్పక ఉంచితే, సురక్షితమైన, లాక్ చేయబడిన ప్రదేశంలో వాటిని నిల్వ చేయండి, ఎందుకంటే వారు సున్నితమైన కస్టమర్ సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటారు. క్రెడిట్ కార్డు సంబంధిత మోసానికి సంబంధించిన సమస్యలను నివారించడానికి లేదా దొంగతనాన్ని గుర్తించడానికి అనధికార ఉద్యోగులు మరియు వెలుపలి వ్యక్తుల నుండి ఈ సున్నితమైన డేటాను ఉంచండి. చెల్లింపు కార్డ్ ఇండస్ట్రీ యొక్క డేటా సెక్యూరిటీ స్టాండర్డ్ మార్గదర్శకాల ప్రకారం కస్టమర్లకు సున్నితమైన క్రెడిట్ కార్డు డేటాను ఎలా నిర్వహించాలి మరియు నిల్వ చేయాలో మీ వ్యాపారి సేవల ఒప్పందం ప్రత్యేక నిబంధనలను రూపుమాపగలదు. PCI DSS కస్టమర్ క్రెడిట్ కార్డు డేటా నిర్వహణ గురించి మార్గదర్శకత్వం అందించే ఒక సంస్థ.