ఫైల్ వ్యవస్థలు ఆఫీసు సెట్టింగులకు ప్రయోజనాలు మరియు అప్రయోజనాలు అందిస్తాయి. చాలా కంపెనీలు దాఖలు కాబినెట్లలో కాగితం పత్రాలు దాఖలు చేసిన సంప్రదాయ ఫైలింగ్ విధానాలను ఉపయోగిస్తాయి. ఉపయోగించిన అతి సాధారణమైన ఫైలింగ్ వ్యవస్థ వర్ణమాల వ్యవస్థ.
పర్పస్
ఫైలింగ్ వ్యవస్థలు పత్రాలు నిర్వహించడానికి మరియు ఉద్యోగుల కోసం సులువుగా ఉంచడానికి ఉపయోగిస్తారు. ఒక దాఖలు వ్యవస్థ ఏర్పాటు మరియు ఉద్యోగులు ఉపయోగిస్తున్నారు వ్యవస్థను అనుసరిస్తాయి.
ప్రయోజనాలు
వర్ణమాల ఫైల్ వ్యవస్థలు ఒక రకమైన వ్యవస్థ. పత్రాలు సాధారణంగా విక్రేత పేరు ద్వారా అక్షర క్రమంలో దాఖలు చేయబడ్డాయి. విక్రేత పేరు తెలిసినంత వరకు ఏదైనా ఉద్యోగి అవసరమైన పత్రాన్ని పొందవచ్చు.
ప్రతికూలతలు
ఈ వ్యవస్థ యొక్క ప్రతికూలత ఏమిటంటే, ఈ లేఖలు తరచుగా పత్రాలు తప్పుగా వస్తాయి. మరో నష్టమేమిటంటే, ఒకవేళ విక్రేత కింద మొదటి పేరుతో మొదటి పేరు నమోదు చేయబడినట్లయితే, పత్రాలు గుర్తించటం చాలా కష్టం. కంపెనీల పేరు మార్పులు సరిగా నమోదు చేయబడవు, ఈ ఫైలింగ్ సిస్టమ్తో కూడా గందరగోళం ఏర్పడుతుంది.
