అకౌంటింగ్ ఉద్యోగులు చాలా వ్రాతపని మరియు దాఖలు లేకుండా ఒక కార్యాలయాన్ని నిర్వహిస్తారు, కార్యాలయం త్వరగా గందరగోళంగా మారుతుంది. అకౌంటింగ్ విభాగాలకు అనేక పూర పెట్టెలు ఉన్నాయి, లాక్ చేయబడినవి, పేరోల్ మరియు ఇతర రహస్య సమాచారాన్ని కాపాడటానికి. ఫైనాన్షియల్ ఫైల్స్ మరియు డేటాకు ప్రాప్యత పరిమితంగా ఉండాలి - కార్యాలయాలు బహిరంగ ప్రదేశాలలో ఉండకూడదు. అకౌంటింగ్ కార్యాలయంలో ఫైలింగ్ వ్యవస్థను అమలు చేయడం కొన్ని సవాళ్లను ఎదుర్కొంటుంది, కానీ ఇది విజయవంతంగా చేయబడుతుంది మరియు డిపార్ట్మెంట్ యొక్క సామర్థ్యాన్ని పెంచుతుంది.
రెండు రకాల ఫైళ్లను అమర్చండి. ఒక ఫైలింగ్ క్యాబినెట్ లేదా సొరుగు రోజువారీ ఫైళ్లు కోసం, ఇది సాధారణంగా సంవత్సరం ముగింపు తర్వాత దూరంగా నిల్వ చేయబడతాయి. ఈ ఫైళ్లలో మీ వ్యయం మరియు ఆదాయం వస్తువుల చాలా ఉన్నాయి. రెండవ రకమైన ఫైల్లు కాలక్రమేణా ప్రాప్తి చేయవలసిన శాశ్వత లేదా దీర్ఘకాల వస్తువుల నిల్వకు సంబంధించినవి. విధానాలు మరియు విధానాలు, ఒప్పందాలు, స్థిరమైన ఆస్తులు, భీమా పాలసీలు మరియు సంవత్సర ముగింపు తర్వాత దూరంగా నెట్టబడని ఇతర పత్రాల కోసం ఉదాహరణలు.
రకం ద్వారా డాక్యుమెంటేషన్ డాక్యుమెంటేషన్. ఖర్చులు పేరోల్ మరియు అకౌంటింగ్ ఇతర ప్రాంతాల నుండి విడిగా దాఖలు. కలపాలి మరియు సరిపోలనివ్వండి. కొన్ని లావాదేవీలు ఖర్చులు మరియు స్థిర ఆస్తులు వంటి ఒకటి కంటే ఎక్కువ ప్రాంతాలకు చెందినట్లయితే, వ్రాతపని కాపీలు తయారు చేసి, రెండు ఫైళ్ళలో డాక్యుమెంటేషన్ ఉంచండి. విక్రయాల పేర్ల ద్వారా ఖర్చులు అక్షరమాలతో దాఖలు చేయబడతాయి, అయితే స్థిర ఆస్తి ఫైల్లు కొనుగోలు తేదీలు వర్గీకరించబడతాయి. మీ వ్యాపారాన్ని బట్టి, ఆదాయ బ్యాకప్ తరువాత బ్యాంక్ సయోధ్యలను సులభతరం చేయడానికి డిపాజిట్ తేదీ లేదా దాఖలు తేదీ ద్వారా దాఖలు చేయబడుతుంది.
మీ ఫైళ్ళతో విభిన్న రంగులను ఉపయోగించండి. ఉదాహరణకు, మీరు మీ అన్ని ఖర్చులను ఎరుపు ఫోల్డర్లలో, ఆకుపచ్చ ఆదాయం మరియు పసుపు ఫోల్డర్లలో ఒప్పందాలు కుదించవచ్చు. మీరు ఆదాయం అంశం కోసం చూస్తున్నట్లయితే, ఆకుపచ్చ ఫోల్డర్లకు నేరుగా వెళ్ళి, సమయం మరియు శక్తిని ఆదా చేసుకోండి. మీరు చుట్టూ ఉన్న ఎరుపు దస్త్రం చుట్టూ ఉన్నట్లయితే, మీరు సమస్యలను లేదా ఆలస్యం లేకుండా సరైన దాఖలు కేబినెట్కు తరలించవచ్చు. రంగు సమన్వయం సులభంగా దాఖలు చేస్తుంది.
చిట్కాలు
-
మీరు మీ తక్షణ దృష్టిని అవసరమైన అంశాలను ఉంచడానికి మరియు మీ డెస్క్ మీద ఉంచే హాట్ ఫైల్ను ఏర్పాటు చేయండి.
