బిజినెస్ డిక్షనరీ ప్రకారం, డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్ "పత్రాలను నిర్వహించడానికి మరియు నిర్వహించడానికి రూపొందించిన ఎలక్ట్రానిక్ సిస్టమ్. ఈ పత్రాలు సాధారణంగా సాఫ్ట్వేర్తో నిర్వహించబడతాయి, ఇది వినియోగదారుని యాక్సెస్, సవరించడం మరియు కేంద్ర నిల్వలను నిల్వ చేసే సామర్థ్యాన్ని అందిస్తుంది. "కంపెనీలు తరచుగా ఈ వ్యవస్థలను చారిత్రాత్మక కాగితపు పత్రాలను ఎలక్ట్రానిక్ ఫైళ్ళలో సులభమైన సూచన కోసం మరియు నిల్వ స్థలాన్ని తగ్గించడానికి ఉపయోగిస్తారు. చాలా కంపెనీలు తమ కార్యకలాపాలకు సంబంధించిన కొన్ని రకాలైన వ్రాతపనిని ఉత్పత్తి చేస్తాయి. ఈ పత్రాలను నిర్వహించడానికి ఉత్తమ మార్గం కనుగొనడం సంస్థ యొక్క అంతర్గత వర్క్ఫ్లో మెరుగుపడగలదు.
వ్యాపార పత్రాలకు ఇన్కమింగ్ పాయింట్లను సమీక్షించండి. వ్యాపార యజమానులు మరియు నిర్వాహకులు పత్రాలను తమ కంపెనీలోకి ఎలా ప్రవేశిస్తారో మరియు ఎలెక్ట్రానికంగా ఎలా సంగ్రహించాలో నిర్ణయించుకోవాలి.
ఎలక్ట్రానిక్ సమాచారాన్ని సంగ్రహించడానికి సాఫ్ట్వేర్ని అమలు చేయండి. కంపెనీలు వెలుపల ఉన్న పార్టీలను-విక్రేతలు, సరఫరాదారులు లేదా సారూప్య సమూహాలు-ఇమెయిల్ ద్వారా లేదా వెబ్సైట్లు ద్వారా ఎలక్ట్రానిక్ సమాచారాన్ని పంపేందుకు అభ్యర్థించవచ్చు. ఇది నేరుగా సమాచారాన్ని పత్ర నిర్వహణ వ్యవస్థలో లోడ్ చేయడానికి అనుమతిస్తుంది.
ఎలక్ట్రానిక్ ఫైలింగ్ సిస్టంలో కాగితం పత్రాలను స్కాన్ చేయడానికి ఉద్యోగులు అవసరం. ఒక ఉద్యోగి తన పనిని పూర్తి చేసిన తర్వాత, నిర్వాహకులు ఆమె కంప్యూటర్ యొక్క కంప్యూటర్ లేదా సర్వర్ నిల్వలో అన్ని సంబంధిత సమాచారాన్ని స్కాన్ చేయాల్సి రావచ్చు. ఉద్యోగి సున్నితమైన సమాచారాన్ని పారవేసేందుకు అసలైన గుణాన్ని కత్తిరించవచ్చు.
పత్రాన్ని కనుగొనే వ్యవస్థను సెటప్ చేయండి. నిల్వ చేయబడిన పత్రాలను త్వరగా గుర్తించే సామర్థ్యం చారిత్రక సమాచారం కోసం వెచ్చించిన ఉద్యోగి సమయం మీద తగ్గించవచ్చు. సంస్థలు తరువాతి తేదీలో సమాచారం నిల్వ మరియు కనుగొనడానికి ఒక ప్రామాణిక ఎలక్ట్రానిక్ ఫైలింగ్ వ్యవస్థను సృష్టించాలి.
చిట్కాలు
-
కంపెనీలు వారి పత్ర నిర్వహణ వ్యవస్థను అవుట్సోర్స్ చేయాలని నిర్ణయించుకుంటాయి. వ్యాపారాలు సమాచారాన్ని నిల్వ చేయడంలో నైపుణ్యం కలిగి ఉండవచ్చు, అందువల్ల ఒక సంస్థ పత్రాలకు భౌతిక నిల్వ స్థలంలో పెద్ద మొత్తంలో అవసరం లేదు.
హెచ్చరిక
ఎలక్ట్రానిక్ డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్స్ సంస్థకు అనేక లాభాలను అందిస్తున్నప్పటికీ, అవి లోపాలను కూడా కలిగి ఉంటాయి. కంప్యూటర్ లేదా సర్వర్ వైఫల్యం నుండి రక్షణకు సమాచారాన్ని బ్యాకప్ చేస్తున్నప్పుడు సంస్థలు దుర్వినియోగం లేదా మోసాల నుండి ఎలక్ట్రానిక్ సమాచారాన్ని పొందగలగాలి.
