ఇన్వాయిస్ వ్యవస్థ వ్యాపార ఖాతాల పొందింది గుండె. ఇన్వాయిస్లు అమ్మిన ఉత్పత్తులు లేదా సేవల ఆధారంగా తయారుచేయబడతాయి. ఇన్వాయిస్ నుండి డేటా అమ్మకాలు జర్నల్లు, కస్టమర్ల ఖాతా రికార్డులు, ఖాతాలను స్వీకరించదగిన నిల్వలు మరియు నగదు ఖాతా పత్రికలు, ఇతర వ్యాపార రికార్డుల మధ్య ఉంటాయి.
ఎలక్ట్రానిక్ మరియు మాన్యువల్
ఇన్వాయిస్ కోసం ఉపయోగించే సాఫ్ట్వేర్ వ్యవస్థలు ముద్రణ ఇన్వాయిస్లు ముందు చిన్న డేటాను ప్రారంభ డేటాను నమోదు చేయాలి. ప్రతి వ్యవస్థ వేర్వేరు వేరియబుల్స్ను డిమాండ్ చేస్తుంటుంది మరియు అవసరమయ్యే దాని గురించి వినియోగదారుని ప్రాంప్ట్ చేస్తుంది. ఈ వ్యవస్థ తర్వాత డేటాను ఎక్కించగల ఖాతాలలో డేటాను ఏకీకృతం చేస్తుంది. దీనికి విరుద్దంగా, మాన్యువల్ వ్యవస్థను అమర్చినప్పుడు, చిన్న వ్యాపార యజమాని లేదా బుక్ కీపర్ ఏమి అవసరమో నిర్ణయిస్తాడు మరియు దీని ప్రకారం అకౌంటింగ్ వ్యవస్థలో భాగంగా ఇది సూత్రీకరించబడుతుంది. సంబంధం లేకుండా చిన్న వ్యాపారం సేవలు అందిస్తుంది లేదా విక్రయిస్తుంది లేదో, ఒక ఇన్వాయిస్ వ్యవస్థ ఏర్పాటు ప్రాథమిక దశల్లో ఒకటి సంప్రదింపు సమాచారం వంటి బేసిక్స్ పాటు ఇన్వాయిస్ న ఏమిటో గుర్తించడానికి ఉంది.
సంఖ్యా వ్యవస్థ
ప్రతి ఇన్వాయిస్లో విక్రయాల క్రోనాలజికల్ ఆర్డర్ లేదా కస్టమర్ సంఖ్య ఆధారంగా ఉన్న ప్రత్యేక గుర్తింపు సంఖ్యను కలిగి ఉండాలి. చిన్న వ్యాపార యజమాని ఎంచుకున్న విధంగా, ఈ ఏకైక సంఖ్యలు భవిష్యత్లో నిర్దిష్ట ఇన్వాయిస్ను సూచించడానికి ఉపయోగించవచ్చు.
ఇన్వాయిస్ బాడీ
ఇన్వాయిస్ యొక్క వివరణ విభాగం కింద, బుక్ కీపర్ అంశం సమాచారం జోడించాలనుకుంటున్నారు కాబట్టి కస్టమర్ ఖచ్చితంగా ఏమి ఇన్వాయిస్ పత్రాలు తెలుసు. ఉదాహరణకు, "సేవ కాల్" అని చెప్పే సేవ కోసం ఒక ఇన్వాయిస్ కస్టమర్ లేదా చిన్న వ్యాపారం తదుపరి సూచన కోసం ఉపయోగించడానికి చాలా అస్పష్టంగా ఉంది. ఏదేమైనా, "మార్పు చేయబడిన ఫిల్టర్లు, క్లీన్డ్ అభిమానులు, పరీక్షించిన జ్వలన" వంటివి మరింత వివరణాత్మకమైనవి అయితే కస్టమర్ మరియు సర్వీస్ ప్రొవైడర్ రెండూ సరిగ్గా పనిచేసిన పనిని తెలుసుకుంటాయి. ఛార్జ్ సర్వీస్ లేదా గంట ద్వారా ఉంటే, ఈ వివరాలు వివరణలో చేర్చబడాలి. ఇన్వాయిస్ ఉత్పత్తులు కోసం, యూనిట్లు ప్రతి పరిమాణంలో మరియు ధర ఉన్నాయి. ఈ సమాచారం సేల్స్ జర్నల్ లో ఎంట్రీలతో అనుగుణంగా ఉంటుంది.
అప్పు నియమాలు
క్రెడిట్ నిబంధనలను కస్టమర్లకు అర్హులు మరియు ఇన్వాయిస్లో చేర్చండి. ఉదాహరణకు, చెల్లింపు వెంటనే చేయాల్సి వస్తే, వాయిస్ నోటీసును "రసీదు మీద నికర." విక్రయ ప్రక్రియ సమయంలో, కస్టమర్ చెప్పినట్లయితే అతను చెల్లించడానికి 30 రోజులు చెల్లించాల్సి ఉంటుంది, ఇది ఇన్వాయిస్లో గడువు తేదీగా ఉంటుంది.
అన్ని కలిసి ఇది బ్రింగింగ్
అకౌంటింగ్ ప్రక్రియలో సరైన స్థానానికి సరిపోయేటప్పుడు ఇన్వాయిస్ వ్యవస్థ పూర్తయింది. ఇన్వాయిస్లు తయారు చేయబడిన తర్వాత, స్వీకరించదగిన ఖాతాలను సేకరించడానికి ఇది సమయం. ప్రతి వాయిస్ యొక్క ఒక నకలు కస్టమర్కు మెయిల్ చేయబడుతుంది మరియు వ్యాపారం ఒక కాపీని కలిగి ఉంటుంది. ఇన్వాయిస్ చేసిన మొత్తం అమ్మకాల పత్రికలో కస్టమర్ యొక్క ఖాతాకు పోస్ట్ చేయబడింది. చెల్లింపు పొందినప్పుడు, అమ్మకం జర్నల్ లో కస్టమర్ యొక్క ఖాతా నుండి మొత్తాన్ని తీసివేయబడుతుంది మరియు వ్యాపార నగదు ఖాతాకు జోడించబడుతుంది. నెల చివరిలో, చిన్న వ్యాపార యజమాని ఖాతాలను ఏ అసాధారణమైన ఇన్వాయిస్లు మరియు చెల్లింపు కోరుతూ అనుసరించాల్సిన అవసరాన్ని గమనించడానికి ఖాతాలను సమీక్షించవచ్చు, "గత కారణంగా" గుర్తించబడిన ఇన్వాయిస్ యొక్క రెండవ కాపీని పంపడం వంటివి.
