ఎలా చిన్న వ్యాపార కోసం ఒక కొనుగోలు ఆర్డర్ వ్యవస్థ ఏర్పాటు

ఈ చిత్రం: మీరు కొన్ని విడ్జెట్లను ఆదేశించమని ఒక సరఫరాదారుని పిలుస్తారు మరియు వాటిని నిర్ధారించడానికి ఒక ఇమెయిల్ను కాల్చండి. సమస్య, వారు మీకు నాలుగు కేసులకు బదులుగా ఐదు కేసులను పంపుతారు మరియు మీరు ఊహించినదానికంటే పెద్ద ఇన్వాయిస్ను కలిగి ఉంటారు. ఆ విక్రేత జవాబుదారునిగా పట్టుకోవటానికి మీకు చట్టపరమైన ఏమీ లేనందున, మీరు చాలా తిరిగి రాలేదు. మీరు కోపం తెచ్చుకోవచ్చు మరియు చెల్లింపును నిలిపివేయడానికి బెదిరించవచ్చు, కాని ఇది అన్నింటిలో దారుణమైనది మరియు మీ సంబంధాన్ని నాశనం చేయగలదు. ఏం చేయాలి? భవిష్యత్తులో, మీరు కొనుగోలు ఆర్డర్ వ్యవస్థ అమలు పరిగణనలోకి ఉండవచ్చు. POS ఆర్డర్లు ట్రాక్ మరియు పని కోసం చెల్లింపులు నిర్వహించడానికి సహాయం, వ్యాపార కొనుగోళ్లను నియంత్రించడంలో ఒక ముఖ్యమైన పాత్ర పోషిస్తాయి.

ఒక కొనుగోలు ఆర్డర్ అంటే ఏమిటి?

వస్తువుల మరియు సేవల కోసం ఆర్డర్ యొక్క అధికారిక ధృవీకరణ కొనుగోలు ఆర్డర్. ఇది వ్యాపారం మరియు దాని పంపిణీదారుల మధ్య ఒప్పందంగా పనిచేస్తుంది, అందుచే సరఫరాదారు సరిగ్గా ఏది ఆదేశించబడిందో తెలుసు మరియు వ్యాపారాలు సరిగ్గా ఏ ఉత్పత్తులు మరియు సేవల పంపిణీ చేయబడతాయో తెలుసు, మరియు ఏ తేదీ ద్వారా. ఒక సరఫరాదారు కొనుగోలు ఆర్డర్ను అంగీకరించినప్పుడు, ఇది రెండు పార్టీల మధ్య చట్టబద్ధమైన ఒప్పందాన్ని సృష్టిస్తుంది. కాబట్టి, మీరు అవసరం లేని విడ్జెట్ల యొక్క ఒక అదనపు కేసుతో ఇరుక్కుపోయి ఉండదు మరియు సరఫరాదారు రక్షించబడింది, ఎందుకంటే ఇప్పుడు అతను వస్తువులు మరియు సేవలు ఆదేశించబడతాయని చట్టపరమైన రుజువు ఉంది. మీరు కొనుగోలు ఆర్డర్ను సృష్టించకపోతే, కస్టమర్ నుండి ఏ విధమైన కట్టుబడి ఉండదు.

కొనుగోలు ఆర్డర్లు ఏమి చూడండి?

కొనుగోలు ఆదేశాలు ఒక ఇన్వాయిస్ వంటి చాలా కనిపిస్తాయి. మాత్రమే తేడా, కొనుగోలుదారు విక్రేత కాదు, వాటిని సృష్టిస్తుంది. సాధారణంగా, కొనుగోలు ఆర్డర్ కింది సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటుంది:

• కొనుగోలుదారు యొక్క సంస్థ సమాచారం.

• షిప్పింగ్ / బిల్లింగ్ చిరునామా.

• సరఫరాదారు యొక్క సంస్థ సమాచారం.

• క్రమంలో వివరాలు - ఉత్పత్తి, పరిమాణం, ధర మరియు డెలివరీ తేదీ.

• కొనుగోలు ఆర్డర్ తేదీ.

• PO సంఖ్య.

ఆర్డర్ గురించి ప్రత్యేక పరిస్థితులు ఉండవచ్చు, అటువంటి చెల్లింపు చేయాలి ఉన్నప్పుడు. అనేక వ్యాపారాలు క్రమబద్ధీకరణను నిర్ధారించడానికి సాధారణ సమాచారంతో ప్రామాణీకరించిన కొనుగోలు ఆర్డర్ పత్రాన్ని రూపొందిస్తాయి.

ఒక కొనుగోలు ఆర్డర్ సంఖ్య అంటే ఏమిటి?

కొనుగోలు ఆర్డర్లో ఒకటి అంశం ఉంటే, అది తప్పక PO సంఖ్య. PO నంబర్ అనేది ప్రత్యేకమైన రిఫరెన్స్ సంఖ్య, ఇది వారు వచ్చేటప్పుడు కొనుగోళ్లతో డెలివరీలను సులభంగా సరిపోయేలా చేస్తుంది. వాటిని ఉపయోగించి మీ ఇన్వాయిస్ ప్రాసెసింగ్ వేగవంతం చేయాలి ఎందుకంటే నిర్దిష్ట ఆర్డర్లు న చెల్లింపులను చేసినప్పుడు మీరు సులభంగా ట్రాక్ చేయవచ్చు. ఇది సరైన PO లను కలిగి లేని ఇన్వాయిస్లు చెల్లించనందున ఇది చెల్లింపుల ప్రమాదాన్ని కూడా తగ్గిస్తుంది.

ఇక్కడ ఒక ఉదాహరణ. మీరు దాఖలు చేయబడ్డ మంత్రివర్గాల కొత్త సెట్ అవసరం అనుకుందాం. మీరు క్యాబినెట్ల కోసం పరిమాణాన్ని, పరిమాణం మరియు నిర్దిష్ట అవసరాలతో కొనుగోలు ఆర్డర్ను రూపొందించి, తయారీదారుకు పంపించండి. తయారీదారు కొనుగోలు ఆర్డర్ ఆమోదించిన తర్వాత, ఇది రెండు పార్టీల మధ్య ఒక చట్టపరమైన ఒప్పందాన్ని సృష్టిస్తుంది. తయారీదారు మీరు క్యాబినెట్లను రవాణా చేసి, మొత్తం చెల్లింపు కోసం ఇన్వాయిస్ను పంపుతారు. ఆ ఇన్వాయిస్ PO సంఖ్యను సూచిస్తుంది. అందువల్ల, మీరు ఇన్వాయిస్ను స్వీకరించినప్పుడు, మీరు రెండు పత్రాలను సరిపోల్చారో లేదో కొనుగోలు ఆర్డర్కు వ్యతిరేకంగా తనిఖీ చేయవచ్చు. వారు ఇలా చేస్తే, ముందుకు సాగి, చెల్లించండి. వారు చేయకపోతే, ఎవరైనా మీరు దర్యాప్తు చేయవలసిన లోపాన్ని చేస్తారు.

ఎలా మీరు మీ వ్యాపారం లోకి ఒక కొనుగోలు ఆర్డర్ వ్యవస్థ ఇంటిగ్రేట్ చెయ్యాలి?

మీరు మునుపు PO లు ఉపయోగించకపోతే, Microsoft Word లో లేదా మీ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్ వేర్లో కొనుగోలు ఆర్డర్ టెంప్లేట్ను ఏర్పాటు చేయడం చాలా సరళమైనదిగా మీరు భావిస్తున్నారు. భౌతిక కొనుగోలు ఆర్డర్ పత్రాన్ని సృష్టించడం కోసం ఈ ఎంపికలు చాలా బాగున్నాయి, కానీ మీరు మీ వ్యాపారంలో PO వ్యవస్థను ఏకీకృతం చేయడానికి ముందు మీరు ఆలోచించవలసిన కొన్ని అదనపు విషయాలు ఉన్నాయి:

ఎవరు కొనుగోలు చేస్తున్నారు?

ప్రాథమిక కొనుగోలు ఆర్డర్ నిర్వాహకుడు కొనుగోలు ఆర్డర్ వ్యవస్థను నియంత్రించాలి. ఇది మీ కొనుగోలును కేంద్రీకరిస్తుంది మరియు ఎంత ఖర్చు పెట్టబడుతుందో మీకు స్పష్టమైన రికార్డును ఇస్తుంది. ఒక PO ఏర్పాటు చేయబడిన వెంటనే, నిర్వాహకుడు వెంటనే కంపెనీ బడ్జెట్లో ధరను పరిగణించవచ్చు. ముఖ్యంగా, మీరు సాధారణ సిబ్బంది చేతిలో నుండి క్రెడిట్ కార్డులు తీసుకునే ప్రారంభించండి.

అభ్యర్థనను పెంచడానికి ఏది ప్రక్రియ?

ప్రతి PO ప్రాసెస్తో మొదలవుతుంది. ఇది వస్తువులను లేదా సేవలను కొనుగోలు చేయవలసిన అవసరం వచ్చినప్పుడు ఉద్యోగులు చేసే కొనుగోలు ఆర్డర్ అభ్యర్థన. మీరు ఒక ప్రామాణిక రిమిసిటీ టెంప్లేట్ ను సృష్టించాలి, అన్ని సిబ్బంది అప్పుడు ఉపయోగించాలి. చాలా చిన్న వ్యాపారాలు వారి నిర్వాహకుడికి మేనేజర్ వారి అభ్యర్ధనను పంపించటానికి వీలు కల్పిస్తాయి, బడ్జట్ను కేటాయించటానికి నిర్వాహకుడితో సంబంధం కలిగి ఉంటుంది, కొనుగోలుకు ఆమోదం పొందడం మరియు అవసరమైన PO పెంచడానికి.

ఒక రెప్సిషన్ వ్యవస్థను జతచేస్తే, వాటిని కొనుగోలు చేయడానికి ముందు సిబ్బందిని కేంద్రీకృత బ్రొటనవేళ్లు పొందాలి. త్వరలో, మీరు ఉద్యోగులు సరఫరాను ఎలా ఉపయోగిస్తారో మరియు కొనుగోలు పద్ధతులను ఎలా గుర్తించాలో ట్రాక్ చేయడానికి తగినంత డేటాను కలిగి ఉంటుంది, సరఫరాదారు నుండి డిస్కౌంట్ చేసిన వాల్యూమ్ కొనుగోలు కోసం అవకాశాలు ఉన్నాయా?

మీరు PO ను ఎలా లాగ్ చేస్తారు?

నిర్వాహకులు మరింత చర్చ కోసం ఒక అభ్యర్థనను ఆమోదించడానికి, తిరస్కరించడానికి లేదా ఫ్లాగ్ చేయడానికి ఎంచుకోవచ్చు. అభ్యర్థన ఆమోదించబడిన తర్వాత, PO నిర్వాహకుడు తప్పనిసరిగా ఒక PO సంఖ్యను క్రమంలో కేటాయించాలి - మీకు నచ్చిన ఆల్ఫా-సంఖ్యా కోడ్ను మీరు ఉపయోగించుకోవచ్చు - దీన్ని PO నమోదులో నమోదు చేయండి. ఒక రిజిస్ట్రేషన్ని నిర్వహించడం వలన మీరు కొనుగోలు చేసిన మొత్తాలను కొనుగోలు చేస్తారు. మీరు దీన్ని ఆమోదించడానికి ముందే అభ్యర్థన యొక్క ప్రభావాన్ని చూడవచ్చు మరియు PO ని పెంచిన ప్రతిసారీ మీ బడ్జెట్ను నవీకరించవచ్చు. ఇది ఆడిట్ ట్రైల్స్ యొక్క ముఖ్య భాగం, ఇది వచ్చే వస్తువుల మధ్య చెల్లింపులు మరియు చెల్లింపులు జరుగుతున్నాయి.

మీరు విక్రేతను ఎలా నిర్వహించాలి?

అయితే, మీరు ఒక PO వ్యవస్థకు వెళ్తున్నారని మీ పంపిణీదారులకు తెలియజేయాలి. మీ విక్రయదారులను సంప్రదించడం మరియు వస్తువులకు ఎలాంటి చెల్లింపు చేయడానికి ముందు మీకు కొనుగోలు ఆర్డర్ను సమర్పించడం ద్వారా వారికి తెలియజేయడం చాలా సులభం. మీరు విక్రేతకు PO ను ఎలా పొందాడో మీకు ఎంత ఉంది - తరచూ, నిర్వాహకుడు నేరుగా గ్రహీతకు ఇమెయిల్ చేస్తాడు.

విక్రేత మీ కొనుగోలు ఆర్డర్ను స్వీకరించిన తర్వాత, పంపిణీ చేయడానికి సరుకులు సిద్ధం చేయడానికి ముందు వారు లోపాలను జాగ్రత్తగా తనిఖీ చేయాలి. చాలా పెద్ద విక్రేతలు PO-backed కొనుగోలుకు వాడతారు మరియు మీరు ఒక PO లేకుండా కొనుగోలు చేసేందుకు ప్రయత్నిస్తే మీ ఖాతాను ఫ్లాగ్ చేసే వ్యవస్థలను కలిగి ఉంటాయి.

PO రిజిస్ట్రేషన్తో ఇన్వాయిస్ చెల్లింపులను ఎలా రసీదు చేస్తారు?

మీరు ఒక నవీనమైన PO నమోదును కొనసాగితే, కొనుగోలు ఆర్డర్కు వ్యతిరేకంగా ఇన్వాయిస్లు లేదా క్రెడిట్ కార్డు ప్రకటనలను సమన్వయించడం లేదా కష్టసాధ్యం కాదు. మీరు PO తో రికార్డ్ చేయని ఏ కొనుగోలును ఫ్లాగ్ చేస్తున్నట్లు చూస్తున్నారు. అప్పుడు, అది భవిష్యత్తులో ఏ అదనపు కొనుగోళ్లను తొలగించడానికి శిక్షణ సిబ్బంది ఒక సందర్భంలో.

మీరు కొనుగోలు ఆర్డర్ ప్రాసెస్ని ఆటోమేట్ చేయాలా?

మానవీయంగా పనులను చేయటానికి బదులు, మీరు చిన్న వ్యాపార యజమానులకు కొందరు కొనుగోలు సాఫ్ట్వేర్లో పెట్టుబడి పెట్టవచ్చు. ఈ వ్యవస్థలు మీ అవసరాలు మరియు సాధారణ ఆమోదాలు స్వయంచాలకంగా మరియు POs స్వయంచాలకంగా ఉత్పత్తి చేయవచ్చు, మొత్తం విషయం చాలా తక్కువ సవాలు చేస్తుంది. వారు మీ కొనుగోలు పత్రాలను ఒక ప్రదేశంలో కేంద్రీకృతమై నుండి ఎక్కడైనా ప్రాప్యత చేయగలరు, ప్రయాణంలో కొనుగోలు ఆర్డర్లను సులభంగా నిర్వహించగలుగుతారు. కొన్ని వ్యవస్థలు ఇతర ఉపయోగకరమైన లక్షణాలను కలిగి ఉన్నాయి, సరఫరాదారు జాబితా వంటివి మీ ఉద్యోగుల కోసం కొనుగోలు అభ్యర్థనలు సులభంగా మరియు మరింత సౌకర్యవంతంగా ఉంటాయి.

ప్లాట్ఫారమ్లు చాలా పొడవుగా ఉంటాయి మరియు మీరు ఎంపికలను ఇరుకైన సహాయం చేయడానికి ఆన్లైన్లో సమీక్ష సైట్లు పుష్కలంగా ఉన్నాయి. ఎప్పటిలాగే, ప్రదర్శనలు మరియు ఉచిత ట్రయల్ కాలాల ప్రయోజనాన్ని పొందండి, కాబట్టి మీరు కొనడానికి ముందు మీరు సరైన నిర్ణయం తీసుకున్నారని మీరు నమ్ముతున్నారు.