కంప్యూటర్ ఫైల్ మేనేజ్మెంట్ అంటే ఏమిటి?

క్రొత్త వ్యాపార యజమానుల కోసం, కంప్యూటర్ ఫైల్ నిర్వహణ అనేది తరచూ వాయిదా పడకపోయినా లేదా నిర్లక్ష్యం చేయబడిన ఒక పని. అయినప్పటికీ, చాలా వ్యాపారాలు కంప్యూటర్ ఫైళ్ళ రూపంలో పని చేస్తాయి, సేవ్ చేయబడతాయి, పునరుద్ధరించవచ్చు మరియు నిల్వ చేయబడతాయి. అది మీ వ్యాపారానికి సంబంధించి ఉంటే, మీరు పని చేయదగిన ఫైల్ నిర్మాణం అవసరం, అర్థం చేసుకోవడంలో సులభం మరియు మరింత పేరు పెట్టడానికి ఒక విధానం. ఒక బలమైన సృష్టి, నిల్వ, సంస్థ మరియు బ్యాకప్ ప్రాసెస్ మీ వ్యాపారాన్ని వృద్ధి చెందడానికి మీకు సహాయపడుతుంది.

చిట్కాలు

• కంప్యూటర్ వ్యాపార నిర్వహణ అనేది మీ వ్యాపార సమాచారం కోసం ఒక బలమైన సృష్టి, నిల్వ, సంస్థ మరియు బ్యాకప్ ప్రక్రియ.

ఫైల్ మేనేజ్మెంట్ మీ వ్యాపారం ఎందుకు విమర్శకు గురవుతోంది

మీరు కొత్త వ్యాపారాన్ని ప్రారంభించినట్లయితే, ఇది ఫైల్ మేనేజ్మెంట్ను అధిగమించడానికి ఉత్సాహం అవుతుంది. మీరు ప్రారంభించడానికి చాలా కంప్యూటర్ ఫైళ్లను కలిగి లేరు, మరియు నిస్సందేహంగా అనేక ఇతర విషయాలను మీ దృష్టిని డిమాండ్ చేస్తున్నాయి.

అయితే, ప్రారంభం నుండి స్మార్ట్ ఫైల్ నిర్వహణ వ్యవస్థను స్థాపించడానికి సమయాన్ని కేటాయించడం, రాబోయే సంవత్సరాల్లో డివిడెండ్లను చెల్లిస్తుంది. ఫైళ్ళ కోసం ఒక స్కేలబుల్, వ్యవస్థీకృత వ్యవస్థ మీ సంస్థతో పెరుగుతుంది, మీ ఫైళ్ళను సురక్షితంగా ఉంచడం మరియు ఆ ఫైళ్ళ సంఖ్య విశేషంగా పెరుగుతుంది కాబట్టి సరిగా ఆదేశించబడుతుంది.

ప్రత్యామ్నాయంగా, ఫైల్ మేనేజ్మెంట్ను వాయిదా వేయడం ఒక సమస్యాత్మకమైన, నిష్పక్షపాతమైన వ్యవస్థను సృష్టిస్తుంది, ఇది సమయాన్ని మరియు సమర్థతనుస్తుంది. ఆ సమయంలో సరైన వ్యవస్థను అనుబంధించడం చాలా ఖరీదైనది మరియు సాధారణంగా అధిక-ధరల కన్సల్టెంట్లను మరియు అదనపు సామగ్రిని కలిగి ఉంటుంది.

సులభంగా అర్థం చేసుకోగల ఒక ఫైల్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్, పని చేయడానికి సూటిగా మరియు విస్తరణకు సులభమైనది ఒక విలువైన వ్యాపార ఆస్తి.

ఒక ఫైలు నిర్మాణం సృష్టిస్తోంది

కంప్యూటర్ ఫైళ్లను నిర్వహించడానికి మీ వ్యాపారం రోజువారీ కార్యాచరణలను, ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మెంట్ మరియు క్లయింట్ సంబంధాలను రాబోయే సంవత్సరాలలో ప్రభావితం చేస్తుంది. మీరు త్వరగా పత్రాన్ని గుర్తించలేరు మరియు తిరిగి పొందలేకపోతే, మీ వ్యాపారం చివరికి క్లయింట్లను లేదా దాని కీర్తిని కోల్పోవచ్చు.

ఫైళ్లను నిర్వహించడానికి ఉత్తమ మార్గం వ్యాపారం నుండి వ్యాపారానికి మారుతుంది. ఒక సంస్థ లేదా క్రమానుగత విధానాన్ని ఎంచుకోవడానికి ముందు మీ వ్యాపారం ఎలా సృష్టించాలో మరియు పత్రాలతో పని చేస్తుందనే దాని గురించి మొదట ఆలోచించండి.

అంతర్గత ఫైల్ నిర్మాణం విస్తృత మరియు లోతులేని లేదా ఇరుకైన మరియు లోతైన ఉంటుంది. మొదటి విధానం అనేక ఉన్నత-స్థాయి ఫోల్డర్లను మరియు తక్కువ సబ్ఫోల్డర్స్ను సృష్టిస్తుంది. దీని వలన అనేక పత్రాలు బహుళ ఫోల్డర్లలో నిల్వ చేయబడతాయి. రెండవ విధానం పేరెంట్ ఫోల్డర్లలో బహుళ ఫోల్డర్లను గూడుతుంది. ఈ రెండు రకాల సోపానాలు మధ్య సంతులనాన్ని సమ్మె చేయడానికి హైబ్రిడ్ నిర్మాణాలు కూడా సృష్టించవచ్చు. వ్యక్తిగత ప్రాధాన్యత మరియు వ్యాపార అవసరాలు ప్రత్యేకమైన విధానాన్ని నిర్దేశిస్తాయి.

ఫైల్స్ మేనేజ్మెంట్ సర్వీసెస్ పెరుగుదలతో ఫైల్స్ ను మరింత సులువుగా శోధించడం ద్వారా సహాయం చేస్తుంది, కొందరు వ్యక్తులు మరియు వ్యాపారాలు ఫైల్ ఫోల్డర్లను పూర్తిగా వదిలేసి, అన్ని పత్రాలను ఒక మాస్టర్ ఫోల్డర్లో డంప్ చేస్తాయి. ఇది అనుచితమైనది. ఏదైనా వ్యాపారాన్ని ఒక సంవత్సరం లో మరిన్ని డాక్యుమెంట్లను తయారు చేస్తుంది, ఇటువంటి ఫ్లాట్ నిర్మాణం ద్వారా తక్షణమే నిర్వహించబడుతుంది. ఫైల్ ఫైనాన్షియల్ నిర్మాణాన్ని సృష్టించడం చాలా ముఖ్యం, ఇది మీ ఫైళ్ళను వర్గీకరించడానికి సహాయపడుతుంది, ఇది వాటిని సులభంగా గుర్తించేలా చేస్తుంది.

మీరు అమలు చేయడానికి ఎంచుకునే ఏ సిస్టం సులభంగా ఉపయోగించడానికి, భద్రంగా మరియు నమ్మదగినదిగా ఉండాలి. ఈ ఫైల్లను సృష్టించడం మరియు పని చేయడం గురించి ఎవరు ఆలోచిస్తారు, ఆపై వారి పని అవసరాలను ఒక ఫైల్ నిర్మాణంతో మెరుగ్గా ఎలా పొందవచ్చో పరిశీలించండి.

సౌలభ్యం యొక్క మరొక ముఖ్యమైన అంశం సౌలభ్యం. మీ ప్రాధమిక పత్రం కార్మికులు మొబైల్ పరికరాల్లో పత్రాలను ప్రాప్యత చేయవలసి ఉంటే, మీరు ఫైల్ మేనేజ్మెంట్ పాలసీని స్థాపించేటప్పుడు ఆ పరికరాలను ఎలా జాబితాలో, యాక్సెస్ చేసి ఆ పరికరాలతో పని చేస్తారనే దాని గురించి ఆలోచించడం ముఖ్యం. అంతేకాక, మీరు అన్ని పరికరాల్లో సమకాలీకరించబడిన ఫైళ్ళను ఉంచుకునే ఫైల్ మేనేజ్మెంట్ విధానాన్ని పాటించాలని మీరు కోరుకుంటున్నారు.

చివరగా, మీ ఫైల్ నిర్వహణ వ్యవస్థలో ఫైల్ బ్యాకప్ ప్రణాళికలు ఉన్నాయి. సాధారణంగా, మీరు మీ ఫైళ్ళ యొక్క బహుళ బ్యాకప్ కాపీలను సృష్టించాలి. ఆ బ్యాకప్ వివిధ కంప్యూటర్లలో నిల్వ చేయబడాలి, వీటిలో కనీసం మీ కార్యాలయంలోని ప్రాంగణంలో ఉండవు. మీ కంప్యూటర్ ఫైల్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్లో ఎంత తరచుగా మరియు ఏ టెక్నాలజీతో బ్యాకప్లను తయారుచేస్తుందో పేర్కొనండి.

మీరు అవసరం కంప్యూటర్ ఫైల్స్ ఫైండింగ్

అవసరమైతే త్వరిత పత్రాన్ని త్వరితంగా గుర్తించడం మరియు తిరిగి పొందడం కోసం నామకరణ విధానాలు మరియు ఫైల్ నిర్మాణం సహాయం చేయాలి. ఆల్ఫాన్యూమరిక్స్ యొక్క యాదృచ్ఛిక శ్రేణిని కలిగి ఉండే ఫైల్ పేర్లు లేదా "DATE ​​+ CLIENT NAME" వంటి సమావేశాలను కూడా గందరగోళంగా మరియు హాని పొందవచ్చు.

ఫైల్ పేర్లు అందరు వినియోగదారులకు అర్ధవంతం మరియు ప్రతి ఫైల్ యొక్క రకం, ప్రయోజనం మరియు ప్రాథమిక విషయాన్ని తక్షణమే గుర్తించాలి.

స్థిరమైన ఫైల్ పేరు పెట్టే కన్వెన్షన్కు అదనంగా, ఫైల్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్ను కలపండి. ఫైళ్లను నిల్వ చేసి, నిర్వహించడానికి ఇది ఒక కంప్యూటర్ అప్లికేషన్. యజమాని మరియు తదుపరి వినియోగదారులు, సృష్టి తేదీ మరియు చివరి మార్పు మరియు మీరు మీ ఫైళ్ళతో పని మరియు నిర్వహించడానికి సహాయపడే ఇతర డేటాను ట్రాకింగ్ చేయడానికి అనుమతించే లక్షణాలను ఇది అందిస్తుంది.

డ్రాప్బాక్స్ మరియు Google డిస్క్ వంటి ఫైల్ నిర్వహణ సేవలు మరింత శోధన అనుకూలమైన లేఅవుట్ మరియు ఇంటర్ఫేస్ను అందించడం ద్వారా మీకు సహాయపడతాయి. సంక్లిష్టమైన ఫైల్ నిర్మాణాలు లేదా పేరు పెట్టే సాంప్రదాయాలను గుర్తుపెట్టుకోవటానికి బదులుగా మీకు అవసరమైనదాన్ని శోధించవచ్చు.

రాయడం లో మీ కంపెనీ విధానం ఉంచడం

నిర్మాణం మరియు నామకరణ విధానాలపై నిర్ణయం తీసుకున్న తర్వాత, మీరు ఎంచుకున్న కంప్యూటర్ ఫైళ్లతో పనిచేయడానికి అన్ని వివరాల గురించి మీ వ్యాపారానికి ఒక ముసాయిదా పత్రాన్ని సృష్టించండి. మీరు మీ ఒకేఒక్క ఉద్యోగి అయినా, అది ఎల్లప్పుడూ కేసు కాదు. మీరు భవిష్యత్లో ఉద్యోగులను విస్తరింప చేసి, నియమించుకుంటే, కంప్యూటర్ ఫైల్ నిర్వహణ విధానాలను వివరించే అధికారిక పత్రం సహాయం చేస్తుంది. ఇది మీ వ్యాపారం స్థిరమైన ఫైల్ నిర్వహణ విధానాన్ని నిర్వహించడానికి మరియు మీ విలువైన ఫైళ్ళ భద్రతను నిర్థారిస్తుంది.