సమర్థవంతమైన వ్యాపారాన్ని అమలు చేయడానికి, కాగితపు పనిని ట్రాక్ చేయడానికి ఇది చాలా అవసరం. కాంట్రాక్ట్స్. ప్రతిపాదనలు. రసీదులు. బిల్లులు. లైసెన్సుల. 21 వ శతాబ్దంలో కూడా, చాలా వ్రాతపని డిజిటల్ అయినప్పుడు, నిర్వాహక కార్యక్రమాలను సజావుగా అమలు చేయడానికి ఫైల్ నిర్వహణ ఇప్పటికీ అవసరం. వ్యాపార పత్రం నిర్వహణ యొక్క చాలా సూత్రాలు మీ డిజిటల్ ఫైలింగ్ సిస్టమ్ మీ లాప్టాప్లో లేదా క్లౌడ్లో లేదో అదే విధంగా ఉంటాయి.
ఫైల్ నిర్వహణ సూత్రాలు
మంచి ఫైల్ మేనేజ్మెంట్ యొక్క ప్రాథమిక సూత్రం, మీరు పత్రాలను కనుగొనేలా వ్యవస్థను సులభం చెయ్యాలి. అది కాకపోతే, అది ఏ ఉపయోగం కాదు.
ఒక మంచి పత్రం దాఖలు వ్యవస్థ, ఇది ఉక్కు కేబినెట్ లేదా క్లౌడ్లో ఆధారపడినప్పటికీ, దానికి తక్కువ శ్రమ మరియు కష్టంగా దాఖలు చేయాలి; మీరు ఈ నెలలోని అమ్మకాలు రిపోర్ట్ ను ప్రవేశపెట్టిన ఫైల్ను ఇందుకు అనేక నిమిషాలు గడపకూడదు. మీకు కావలసిన సమాచారాన్ని తిరిగి పొందడం కూడా సులభం. గుడ్ ఫైలింగ్ ప్రజలపై ఆధారపడదు: మీ నిర్వాహక సహాయకుడు లేదా ఐటి వ్యక్తి వదిలేస్తే, వారి భర్తీ వ్యవస్థను గుర్తించగలగాలి. ఫైల్ కేతగిరీలు స్పష్టంగా మరియు గుర్తించడానికి సులభంగా ఉండాలి. సిస్టమ్ క్రియారహిత రికార్డులను గుర్తించడం మరియు తొలగించడం సులభం చేస్తుంది.
సౌలభ్యం ముఖ్యంగా సాఫ్ట్వేర్తో పాటు, ముఖ్యం. మీ వ్యాపారాన్ని ఒకే విక్రేత లేదా ఒక నిర్దిష్ట కంప్యూటర్ ప్లాట్ఫాం లాక్ చేసే పత్ర పత్రాన్ని వ్యవస్థ రహదారిపై సమస్యను నిరూపించగలదు.
వ్యవస్థ కూడా వృద్ధిని నిర్వహించగలదు. మీ వ్యాపారం పెరుగుతున్నందున ఫైళ్ళు తప్పనిసరిగా కూడబెట్టుకుని, క్రొత్త వినియోగదారులను జతచేస్తూ, సిబ్బందిని విస్తరిస్తుంది. ఒక మంచి వ్యవస్థ మీరు అవసరం కంటే ఎక్కువ డేటా మరియు పత్ర నిల్వని నిర్వహించగలదు.
ఫైల్ మేనేజ్మెంట్ యొక్క ప్రయోజనాలు
మంచి వ్యాపార పత్ర నిర్వహణ మీ వ్యాపారం కోసం కాంక్రీటు లాభాలను అందిస్తుంది. వేగవంతమైన దాఖలు మరియు తిరిగి పొందడం సమయం ఆదా చేస్తుంది మరియు సిబ్బంది మరింత సమర్థవంతమైన మరియు ఉత్పాదక చేస్తుంది. ఒక వ్యవస్థ తప్పుగా క్షీణించినట్లయితే, అది సమయము మరియు సమస్యలను చాలా దాటవేస్తుంది. మీరు కోర్టుకు వెళుతున్నా లేదా ఆడిట్ చేయబోతున్నారంటే ఇది చాలా నిజం: కీ పత్రాలను కలిగి ఉండటం సాధ్యంకాని ఫలితం కాదు.
సమర్థవంతమైన, బాగా ఆలోచనాత్మకమైన వ్యవస్థ మీరు ఫైలింగ్ పరికరాలు మరియు మీరు నిల్వ అవసరం స్థలం మొత్తం కొనుగోలు చేయాలి సార్లు తగ్గిస్తుంది. ఇది కొత్త ఫైల్లను ఫైల్ చేయడానికి సులభతరం చేస్తుంది.
డిజిటల్ మరియు హార్డ్ కాపీ
ఒక డిజిటల్ ఫైల్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్ ఉపయోగించి గణనీయమైన ప్రయోజనాలు ఉన్నాయి. డిజిటల్ ఫైలింగ్ కీలక పదాలు ద్వారా డాక్యుమెంట్లను వెతకడానికి వీలుకల్పిస్తుంది, ఇది మీకు వేగవంతమైన సమయంలో అవసరమైన కాగితపు పనిని అందిస్తుంది. మంచి వ్యవస్థ ఇతర ప్రయోజనాలను కలిగి ఉంది:
- ఇది వర్డ్-ప్రాసెసింగ్ ఫైల్స్, ఇమెయిళ్ళు మరియు PDF లు వంటి వివిధ రకాల డాక్యుమెంట్ రకాలను నిల్వ చేయవచ్చు.
- ఇది రహస్య పత్రాలకు యాక్సెస్ను పరిమితం చేస్తుంది.
- ఇది పత్రాన్ని చదివేవారిని పర్యవేక్షిస్తుంది.
- ఎవరైనా మార్పులు చేస్తే, మీరు వాటిని ట్రాక్ చేయవచ్చు. అవసరమైతే, మీరు వాటిని రద్దు చేయవచ్చు.
- పాత పత్రాలను తొలగించేటప్పుడు నియంత్రణ.
- సెల్ఫోన్లు మరియు ఇతర మొబైల్ పరికరాలతో పత్రాలను ప్రాప్యత చేయడం మరియు సవరించడం సులభం.
అయితే కొన్ని పత్రాలు మీరు స్కాన్ చేసి, వాటిని డిజిటైజ్ చేసినప్పటికీ, హార్డ్ కాపీని కలిగి ఉండాలి. నిబంధనలు తరచూ మీరు వ్యాపార లైసెన్సుల కాపీలు మరియు కాగితంపై అనుమతిని అనుమతిస్తాయి, కేవలం సైబర్స్పేస్లో కాదు. హార్డ్ కాపీని ఉంచే విలువైన ఇతర పత్రాలు వార్షిక నివేదికలు, "వ్యాపారం చేయడం" వంటివి, భీమా పత్రాలు మరియు ప్రామిసరీ నోట్స్ ఉన్నాయి. పని యొక్క మీ లైన్ పై ఆధారపడి మీరు వ్యవహరించాల్సిన డాక్యుమెంట్ నిల్వపై నిర్దిష్ట నిబంధనలు ఉండవచ్చు.
భౌతిక పత్రాలు అగ్ని, భూకంపం, హరికేన్ లేదా కేవలం ఒక గొట్టం నుండి విచ్ఛిన్నం మరియు వరదలు కార్యాలయం నుండి నాశనమయ్యే ప్రమాదం. మీ వ్యాపారం నిరోధించడానికి చర్యలు తీసుకోవాలి:
- క్లీన్, సురక్షితమైన, పర్యావరణ స్థిరంగా మరియు అగ్ని-నిరోధక కంటైనర్లలో ఫైల్ పత్రాలు.
- డిజిటల్, మైక్రోఫైచ్ లేదా ఫోటోకాపీలు బ్యాకప్ కాపీలు చేయండి.
- కాపీలు ఆఫ్-సైట్ను నిల్వ చేయడానికి ఒక స్థలాన్ని కనుగొనండి, అందువల్ల ఒక అగ్ని లేదా ఇతర విపత్తు ఉంటే, వారు వాస్తవంగా అదే విధిని చేరుకోరు.
- మీ బ్యాకప్ నిల్వ స్థానం మీరు విపత్తు తర్వాత ప్రాప్యత చేయగలదై ఉండాలి. క్లౌడ్ స్టోరేజ్ యొక్క ఒక సౌలభ్యం ఏమిటంటే, ఇంటర్నెట్ ఇంకా పనిచేసే చోట మీరు ఎక్కడైనా సమాచారాన్ని పొందవచ్చు.
మీ రికార్డులను సూచిస్తుంది
ఒక దాఖలు వ్యవస్థను ఎక్కువగా ఉపయోగించుకోవటానికి, అది సమర్థవంతంగా సూచిక చేయవలసి ఉంటుంది. ప్రామాణిక కేతగిరీలు పన్నులు, ఒప్పందాలు, కస్టమర్ సుదూర, వ్యాజ్యాల, చెల్లించవలసిన ఖాతాలు మరియు స్వీకరించదగిన ఖాతాలను కలిగి ఉంటాయి. మీ కాగితం మరియు డిజిటల్ ఫైల్లు ఒకే ఇండెక్సింగ్ పథకాన్ని అనుసరించాలి. ఇది వ్రాతపని ఎక్కడ దొరుకుతుందో తెలుసుకునేందుకు ఉద్యోగులకు శిక్షణ ఇవ్వడం సులభతరం చేస్తుంది.
డాక్యుమెంట్ తొలగింపు నియమాలు
మీరు మీ ఫైల్ నిర్వహణ వ్యవస్థను ప్లాన్ చేసినప్పుడు, మీరు ఫైళ్ళను ఉంచడానికి ఎంతకాలం పాటు మంచి పత్రం నిలుపుదల షెడ్యూల్ లేదా మార్గదర్శకాలపై స్థిరపడాలి. ఒక డిజిటల్ ఫైలింగ్ సిస్టంతో కూడా ఇది చాలా ముఖ్యం: మీ వ్యాపారం కొనసాగించి, పెరుగుతున్నట్లయితే, చివరకు "ముడి పదార్థాల కాంట్రాక్ట్" కోసం లేదా వెతకడానికి డజన్ల కొద్దీ పాత పత్రాలను చూపుతుంది.
మీ పత్రం నిలుపుదల షెడ్యూల్ న్యాయపరమైన మరియు వ్యాపార అవసరాలు రెండింటినీ పరిగణనలోకి తీసుకోవాలి. మీరు మీ పన్ను ప్రకటనకు సంబంధించి పత్రాలను కలిగి ఉంటే, క్రెడిట్ కార్డు బిల్లులు వ్యాపార కొనుగోళ్లను చూపించేటప్పుడు, IRS మీరు తిరిగి సమర్పించిన తర్వాత వారికి కనీసం మూడు సంవత్సరాలు ఉండాలి. IRS సాధారణంగా తిరిగి చూడవచ్చు మరియు ఆడిట్ ఎలా ఉంటుంది. నాలుగు సంవత్సరాల పాటు ఉద్యోగ పన్నుల రికార్డులను కొనసాగించి, ఏడు సంవత్సరాలపాటు చెడ్డ రుణ వ్యయాన్ని చెప్పుకునే రాబడికి వ్రేలాడదీయండి.
వేర్వేరు రికార్డులకు వివిధ నియమాలు వర్తిస్తాయి. మీరు పర్యావరణ సమ్మతి, సెక్యూరిటీస్ అండ్ ఎక్స్ఛేంజ్ కమిషన్ ఫైలింగ్స్, ఫెడరల్ మరియు స్టేట్ పని-భద్రతా నియమాలు మరియు వివక్ష వ్యాజ్యాలకు సంబంధించిన ఫైళ్ళను కలిగి ఉండవచ్చు. ప్రతి నియంత్రకం దాని స్వంత అవసరాలు కలిగి ఉంది. సాదా వ్యాపార రికార్డుల కోసం మీకు ఒక విధానం అవసరం. ఉదాహరణకు, మీరు సంతకం చేసిన ఉద్యోగం పూర్తి చేసిన తర్వాత మీరు ఒక ఒప్పందాన్ని తుడిచిపెట్టుకోవాలనుకోలేదు. కొనసాగుతున్న వ్యాజ్యానికి సంబంధించి రికార్డులను మీ కంపెనీ ప్రయోజనాలకు కూడా అయినా నాశనం చేయరాదు.
ఇది మీ బాధ్యత, లేదా ఎవరైతే అతడ్ని మీ కార్యక్రమాన్ని నడుపుతుందో, ఎవరి రికార్డులు ఉంచాలో మరియు ఎంతకాలం ఉన్నాయో తెలుసుకోవడం. రికార్డులను నిర్వహించడానికి ఎవరైతే కంపెనీ విధానాన్ని తెలుసుకోవాలి మరియు అన్ని వారి సహచరులను శిక్షణ ఇవ్వాలి. రెగ్యులర్ ఉద్యోగులు వీటిలో కొన్నింటిని తెలుసుకోవాలి. ఒకవేళ ఉద్యోగి ఆర్కైవ్ చేయవలసిన ఒక ఇమెయిల్ను పంపితే లేదా అందుకుంటాడు, అవసరతను గుర్తించడానికి వారికి తగినంత శిక్షణ అవసరం.
శారీరక పత్రాల కోసం, చిన్న ముక్కలు సురక్షిత పారవేయడం యొక్క అంతిమ స్థాయిని అందిస్తుంది. డిజిటల్ ఫైళ్ళ కోసం, రికవరీ దాటిని తొలగించే విధానాలు మీకు అవసరం. మీరు వాటిని తొలగించిన రికార్డులను రికార్డ్ చేసి, వాటిని నాశనం చేసినప్పుడు.
భద్రత మరియు గోప్యత
భారీ హక్స్ మరియు డేటా ఉల్లంఘనలు 21 వ-శతాబ్దపు జీవితంలో ఒక సాధారణ వాస్తవం. అవి చిన్నవిగా ఉన్నాయని అర్ధం కాదు: ఒక డేటా ఉల్లంఘన మీ కీర్తిని దెబ్బతీస్తుంది, మీకు డబ్బు ఖర్చు చేస్తుంది లేదా వ్యాజ్యాల లేదా జరిమానాలు వేవ్ చేస్తుంది. సంస్థ లోపల రావడం కూడా ఇబ్బంది కలిగించవచ్చు. ఉదాహరణకు, ఉద్యోగి వైద్య సమాచారాన్ని గోప్యంగా ఉంచడానికి అనేక ఫెడరల్ చట్టాలు అవసరం. ఇతర ఉద్యోగులు రహస్య రికార్డులను అందుకోగలిగితే, మీరు చట్టపరమైన నొప్పితో ఉన్న ప్రపంచం కోసం ఉండవచ్చు.
మీ ఫైల్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్ ఏర్పాటులో భాగంగా, మీరు భద్రత మరియు గోప్యతా విధానాన్ని అమలు చేయాలి. డాక్యుమెంట్లను చూడడానికి ఉద్యోగి సామర్ధ్యం తప్పనిసరి అవసరం ఆధారంగా ఉండాలి. రహస్య పత్రాలను చూసుకోవద్దని ఉద్యోగులను విశ్వసించకుండా కాకుండా, అధికార వ్యవస్థపై ఆధారపడాలి.
పలువురు ఉద్యోగులు ఒకే ప్రాజెక్ట్లో పని చేసేటప్పుడు ఆన్లైన్లో పత్రాలను పంచుకోవడం సర్వసాధారణం. ఇది గోప్య సమాచారం పొందడానికి బలహీనత యొక్క మరొక విండోను తెరుస్తుంది. ఫైల్ గుప్తీకరణ లేదా డ్రాప్బాక్స్ వంటి ఫైల్ షేరింగ్ సిస్టమ్ను ఉపయోగించి స్రావాలు నిరోధించవచ్చు.
పాత, అవసరం లేని ఫైళ్లను తొలగించడం లేదా తొలగించడం కోసం ఇది మరొక కారణం. వారు మీ వ్యాపారానికి ఉపయోగంలో లేనప్పటికీ, మాజీ ఉద్యోగులు లేదా కస్టమర్లకు సంబంధించి రహస్య సమాచారాన్ని పొందవచ్చు.
మీరు ఏవైనా నియమాలు పొందుతారో, డేటాను ఎలా సంపాదించాలో మరియు డేటాను తిరిగి పొందడంలో మాత్రమే కాకుండా, గోప్యత నియమాలు మరియు రికార్డుల నిలుపుదల షెడ్యూల్ను అన్ని ఉద్యోగులకు శిక్షణ ఇవ్వడం చాలా అవసరం.
