కంప్యూటర్ టెక్నాలజీ మాకు ఎలక్ట్రానిక్ స్టోరీ యొక్క శకంలోకి వెళ్తోంది. అన్ని రకాల వ్యాపారాలు కాగితాలు లేని కార్యాలయం యొక్క దిశలో ట్రెండింగ్ చేస్తున్నాయి, వ్యయాలను తగ్గించేందుకు మరియు సామర్థ్యాన్ని పెంచడానికి. కంప్యూటరైజ్డ్ డేటాపై పెరుగుతున్న ఉద్ఘాటనలు ఉన్నప్పటికీ, నిర్వహించిన వ్యాపారంలో చాలా భాగం ఇప్పటికీ హార్డ్ కాపీ డాక్యుమెంట్ నిల్వపై ఆధారపడుతుంది. కార్యాలయ వాతావరణంలో పార్శ్వ లేదా నిలువు ఫైళ్లను ఉపయోగించాలనే నిర్ణయం విభిన్న కారకాలపై ఆధారపడి ఉంటుంది.
హిస్టారికల్ రికార్డ్ కీపింగ్
సంవత్సరాలుగా, రికార్డు కీపింగ్ అవసరం జనాభా పెరుగుదల మరియు కొత్త వ్యాపారాలు పుట్టిన పెరిగింది. చట్టం మరియు ఔషధం వంటి వృత్తులు క్లయింట్ లావాదేవీల పూర్తి మరియు ఖచ్చితమైన వ్రాతపూర్వక రికార్డులకు అవసరం. తయారీదారులు మరియు చిల్లరదారులు ప్రత్యక్ష అమ్మకాలు మరియు రికార్డు కొనుగోళ్లకు కస్టమర్ ఫైళ్ళపై ఆధారపడతారు. గతంలో, డాక్యుమెంట్ నిల్వ అవసరాన్ని వివిధ రకాల ఫైలింగ్ అవసరాలను తీర్చడానికి ప్రయత్నించే సంస్థల కోసం పరిశ్రమ గూళ్ళను సృష్టించింది. కార్యాలయ పత్రం నిల్వలు అల్మారాలలో అమర్చిన పత్రాల నుండి మరియు అనేక తయారీదారుల నుండి బాగా ఆలోచనాత్మకమైన దాఖలు చేసే వ్యవస్థలకు క్యూబిక్ రంధ్రాల నుండి ఉద్భవించాయి.
లంబ ఫైలింగ్ సిస్టమ్స్
ప్రముఖ ఉపయోగంలో ప్రధాన ఫైలు క్యాబినెట్లలో లంబ కేబినెట్లు పాతవి. వారు చెక్క లేదా లోహాన్ని నిర్మించి, రెండు లేదా నాలుగు లేదా ఐదు సొరుగులతో అందుబాటులో ఉంటారు. పని-అనుకూలతగా ప్రామాణిక డెస్క్ ఎత్తులకి సరిపోయే రెండు-డ్రాయర్ ఫైళ్లు ఉత్పత్తి చేయబడతాయి. ఐదు డ్రాయర్ నిలువు ఫైల్లు సాధారణంగా 60 అంగుళాలు ఎక్కువగా ఉంటాయి మరియు సాధారణంగా పనిచేసే కార్యాలయాలలో ఉపయోగించబడవు ఎందుకంటే ఎగువ సొరుగు సులభంగా అందుబాటులో ఉంటుంది. స్థలం ప్రీమియం వద్ద ఉన్న మాస్ స్టోరేజ్ ప్రాంతాల్లో అవి ఉపయోగించబడతాయి. ప్రామాణిక లేఖ మరియు చట్టపరమైన పరిమాణం పత్రాలను కల్పించేందుకు రెండు ప్రాథమిక డ్రాయర్ పరిమాణాలలో లంబ ఫైల్లు సరఫరా చేయబడతాయి.
పార్టనల్ ఫైలింగ్ సిస్టమ్స్
లాటరల్ ఫైళ్లు నిలువు ఫైళ్ళ మీద కొన్ని ప్రత్యేక ప్రయోజనాలను అందిస్తాయి. వారు రెండు లేఖను మరియు చట్టపరమైన-పరిమాణం పత్రాలను కల్పించవచ్చు. లాటరల్ ఫైల్స్ సాధారణంగా నిలువు ఫైలు సొరుగు కంటే మూడవ వంతు దాఖలు గదిని అందిస్తాయి. వారు డెస్క్ ఎత్తులలో అందుబాటులో ఉన్నందున, వారు దస్త్రం మరియు క్రెడిన్ యొక్క ద్వంద్వ ప్రయోజనాన్ని అందిస్తారు. కూర్చున్నప్పుడు రెండు సొరుగులను సులభంగా యాక్సెస్ చేయవచ్చు. కార్యాలయ స్టేషన్కు కొన్ని ఫైళ్ల యొక్క సిద్ధంగా మరియు పునరావృత లభ్యత అవసరమయితే, పార్శ్వ ఫైల్ అనేది ఒక దాఖలు చేయదగిన పరిష్కార పరిష్కారం. ఈ పనితీరు ఒంటరిగా ఎందుకంటే వారు అధికారులు మరియు నిపుణుల కోసం ఇష్టపడే దాఖలు వ్యవస్థ.
ఫైలింగ్ చిట్కాలు
మీ వ్యాపారం కోసం ఫైల్ కేబినెట్లను ఎన్నుకోవడం లో ఫైల్స్ ఎలా ఉపయోగించాలో మరియు ఏ సిబ్బంది చేయాలో జాగ్రత్తగా పరిశీలించండి. పత్రాలకు వేగంగా ప్రాప్యత అవసరమయ్యే విక్రయాల ప్రతినిధులను లేదా సాంకేతిక మద్దతు గల వ్యక్తులకు లోపల పార్శ్వ దాఖలు చేసే వ్యవస్థలతో ఉత్తమంగా సేవలు అందిస్తారు. పార్శ్విక లేదా నిలువు దాఖలు చేయటానికి ఒక నిబద్ధత చేయటానికి ముందే ఫైలింగ్ నిపుణులతో సంప్రదించడం ఉత్తమం. పెద్ద కార్యాలయ సామగ్రి సరఫరాదారులకు ఇచ్చిన వ్యాపార సంస్థ కోసం అత్యంత ప్రభావవంతమైన రకాన్ని దాఖలు చేయమని సిఫారసు చేయటానికి శిక్షణ పొందిన సిబ్బంది అందుబాటులో ఉన్నారు. వారు విక్రయ ప్రక్రియలో భాగంగా ప్రణాళిక మరియు నమూనా పథకాలను అందిస్తారు.
పరిగణలోకి ఎంపికలు
ఫైల్ వ్యవస్థలను మీరు మీ డబ్బు కోసం ఎక్కువగా పొందగలరని నిర్ధారించుకోవడంతో అనేక ఆఫీస్ సరఫరా సంస్థలతో సంప్రదించండి. డీలర్లు లేదా వేలం నుండి ఉపయోగించిన వస్తువులను కొనడం ద్వారా సాధ్యం పొదుపులను పరిగణించండి. ఆర్థిక పరిస్థితులు గట్టిగా ఉంటే, అవసరమైన ఫైలింగ్ పరికరాలు లీజింగ్ ఎంపికను పరిశీలిస్తాము.
