బృందం బ్రీఫింగ్లు ఒక సంస్థలోని వివిధ విభాగాలు మరియు సమూహాలకు సమాచారాన్ని విస్తరించడానికి సమర్థవంతమైన సమావేశాలు. బ్రీఫింగ్ సెషన్ను నిర్వహిస్తూ, సాధ్యమైనంత నిర్వహించాల్సిన అవసరం ఉంది మరియు సెట్ అజెండా కలిగి ఉండటం అవసరం ఎందుకంటే, సమయాన్ని వృధా చేయకుండా అత్యంత సంబంధిత సమాచారం జారీచేయాలి. సరిపోని ఇతర సమాచారం మరొక సమావేశానికి సేవ్ చేయబడుతుంది. సరిగ్గా నిర్మాణాత్మకంగా ఉంటే, బ్రీఫింగ్ సెషన్లు సభ్యులు, ఆలోచనలు మరియు నవీకరణలను అందిస్తాయి.
ప్రతి అంశాన్ని చర్చిస్తారు సమయం నిర్దిష్ట మొత్తం ఒక అజెండా డ్రాఫ్ట్. ప్రతి కార్యక్రమంలో ప్రతి ఒక్కరూ పనిలో ఉండటానికి సహాయపడుతుంది, మరియు వారు బ్రీఫింగ్లో ఏమి ఆశించాలో ముందుగానే తెలుసుకుంటారు. మీ అజెండాలో ముఖ్యమైన మరియు సంబంధిత సమాచారాన్ని మాత్రమే జాబితా చేయండి. గుంపు చర్చ కోసం అజెండా ముగింపులో సమయం వదిలివేయండి.
ఇ-మెయిల్, ఫ్యాక్స్ లేదా ఫోన్ ద్వారా సమయానికి ముందుగా హాజరైనవారిని సంప్రదించుకోండి, అందువల్ల వారు సమావేశాల్లో చర్చించటానికి వారి అంశాన్ని సిద్ధం చేయవచ్చు. మీరు వివిధ సభ్యులు బ్రీఫింగ్ల వివిధ భాగాలకు దోహదపడడానికి అనుమతించవచ్చు. వాటిని తయారీకి సమయము ఇవ్వండి మరియు వారికి అందించే సమయము ఇవ్వబడిన సమయము ఇవ్వబడుతుంది మరియు మీ అజెండాలో కేటాయించిన భాగము సరిపోతుంది.
మంచి వార్తలతో మీ సమావేశాన్ని ప్రారంభించండి, సంస్థ లేదా విభాగం చేస్తున్న పురోగతి వంటిది. అమలు చేయబోయే భవిష్యత్ విధానాలు మరియు విధానాలను చర్చించండి. మీరు అందించే భవిష్యత్ పథకాలలో సమగ్రంగా ఉండే వ్యక్తులను ఎంచుకోండి మరియు తదుపరి బ్రీఫింగ్కు ముందు తప్పనిసరిగా చేరుకోవలసిన లక్ష్యాలను కూడా జాబితా చేయండి.
చర్చించే ఏవైనా బహిరంగ ప్రశ్నలు లేదా ఆందోళనలకు అదనపు సమయాలను కేటాయించండి. ప్రారంభంలో మీ అజెండాను రూపొందించినప్పుడు ఆ విషయాలను మీరు ఊహించకపోవచ్చు. అదనపు సమయము కూడా సభ్యులను ఏ బ్రీఫ్స్ లేదా సమస్యలను గురించి మీకు తెలియజేయడానికి అనుమతిస్తుంది, అది వాటిని ఒక ఖచ్చితమైన విధిని సాధించకుండా నిరోధించవచ్చు.
