నెమ్మదిగా ఆర్డర్ నెరవేర్చుట మీ సంస్థ అందించే కస్టమర్ సేవ యొక్క నాణ్యతను తగ్గిస్తుంది. తక్కువ నాణ్యత కస్టమర్ సేవ చివరకు మీ వ్యాపార ఆర్థిక బాటమ్ లైన్ ప్రభావితం చేస్తుంది. సాధ్యమైనంత త్వరగా మరియు సమర్థవంతంగా సాధ్యమైనంత ప్రాసెస్ అయిన కొనుగోలు ఆర్డర్లు కోసం ఆమోదాలు పొందడం అంటే, మీ కంపెనీ సకాలంలో ప్రవహించే విధంగా ఉంచడానికి అవసరమైన సరఫరాలను కలిగి ఉంటుంది. కొనుగోలు ఆర్డర్ అనుమతి అభ్యర్థనలను పంపడానికి మైక్రోసాఫ్ట్ ఔట్లుక్ ఇమెయిల్ క్లైంట్ను ఉపయోగించడం ద్వారా మీరు సరైన కొనుగోలు పద్ధతులను అనుసరిస్తున్నారని నిర్ధారించేటప్పుడు సరఫరా లేదా టోకు వస్తువులను ఆర్డర్ చేయడం యొక్క ప్రక్రియను క్రమబద్ధీకరించడానికి సహాయపడుతుంది.
కొనుగోలు ఆర్డర్ని సిద్ధం చేయండి
Microsoft Office "Purchase and Sale Order" టెంప్లేట్ పేజీలకు వెళ్లి ఒక టెంప్లేట్ ను ఎంచుకోండి. మీరు మీ కంప్యూటర్లో ప్రోగ్రామ్ను తెరవడానికి, సవరించడానికి మరియు సేవ్ చేయగలరని నిర్ధారించుకోండి. Microsoft Excel, Microsoft Word లేదా మరొక వర్తించే ప్రోగ్రామ్ ఉపయోగించి టెంప్లేట్లను సృష్టించండి.
మీరు ఎంచుకున్న ప్రోగ్రామ్లో టెంప్లేట్ తెరవడానికి మీ ఎంచుకున్న టెంప్లేట్ కోసం "డౌన్లోడ్" బటన్పై క్లిక్ చేసినప్పుడు "తెరువు" ఎంచుకోండి. మీ అవసరాలకు అనుగుణంగా టెంప్లేట్ను అనుకూలీకరించండి మరియు మీ కంప్యూటర్కు సేవ్ చేయండి.
మీరు మైక్రోసాఫ్ట్లో అందుబాటులో ఉన్న ఏవైనా టెంప్లేట్లు మీకు నచ్చకపోతే మీ స్వంత అనుకూలీకృత టెంప్లేట్ను సృష్టించండి మరియు సేవ్ చేసుకోండి. అవసరమైతే, మీరు మైక్రోసాఫ్ట్ టెంప్లేట్లను గైడ్గా ఉపయోగించవచ్చు.
ప్రోగ్రామ్ మెనుని ఉపయోగించి మీ టెంప్లేట్ ఆధారంగా "క్రొత్త పత్రాన్ని" సృష్టించండి. షార్ట్కట్ను ఉపయోగించడం వలన టెంప్లేట్లకు ప్రాప్యత అందించబడదు. మీ పత్రాన్ని పూరించండి మరియు మీ కంప్యూటర్కు సేవ్ చేయండి.
మీ కొనుగోలు ఆర్డర్లు ఎలా సృష్టించాలో ఉంటే కొనుగోలు ఆర్డర్ను పంపడానికి ఆర్థిక కార్యక్రమాలను ఉపయోగించండి. క్విక్ బుక్స్ వంటి కొన్ని ఆర్థిక కార్యక్రమాలు మైక్రోసాఫ్ట్ ఔట్లుక్ ఇంటిగ్రేషన్ను కలిగి ఉంటాయి కాబట్టి మీరు ప్రోగ్రామ్ నుండి నేరుగా అనుమతి కోసం కొనుగోలు ఆర్డర్ని పంపవచ్చు.
స్ప్రెడ్షీట్ లేదా వాక్య ఫార్మాట్ను వీలైతే Microsoft Outlook ఇంటిగ్రేషన్ లేకుండా ఫైనాన్షియల్ సాఫ్ట్ వేర్ నుండి కొనుగోలు ఆర్డర్లు ఎగుమతి చేయండి. ఇది సాధ్యం కాకపోతే, పూర్తి కొనుగోలు ఆర్డర్ని ఒక PDF పత్రంగా ప్రింట్ చేసి మీ కంప్యూటర్కు సేవ్ చేయండి.
ఒక కొనుగోలు ఆర్డర్ పంపండి
Microsoft Outlook ను తెరిచి, క్రొత్త సందేశాన్ని తెరవడానికి ఎగువ-ఎడమ మూలలోని "న్యూ" బటన్ను క్లిక్ చేయండి.
"చొప్పించు" టాబ్కు వెళ్లండి. "ఫైల్ను జోడించు" క్లిక్ చేసి దాన్ని ఎంచుకోవడానికి కొనుగోలు ఆర్డర్కు నావిగేట్ చేయండి. ఇమెయిల్కు అటాచ్ చేయడానికి "చొప్పించు" బటన్ను క్లిక్ చేయండి.
ఫాంట్ పరిమాణాన్ని 14 కు మరియు ఫాంట్ రంగును నలుపుకు సెట్ చేయండి. "నేను అటాచ్ చేసుకున్న కొనుగోలు ఆర్డర్ను సమీక్షించి, ఆమోదించాను:" ఒక కొత్త లైన్ ప్రారంభించండి.
ఫాంట్ పరిమాణాన్ని 11 కు మరియు ఫాంట్ రంగును గ్రే కు సెట్ చేయండి. టైపు చేయండి "జోడించిన కొనుగోలు ఆర్డర్ను సమీక్షించండి మరియు ఈ ఇమెయిల్కు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి. కొనుగోలు ఆర్డర్ను ఆమోదించడానికి "Y- మీ పేరు" క్రింద టైప్ చేయండి లేదా కొనుగోలు ఆర్డర్ను తిరస్కరించడానికి "N- మీ పేరు" అని టైప్ చేయండి. గమనిక: ఇది పంపబడిన ఇమెయిల్ ఖాతా నుండి జవాబు రావాలి.
నాలుగు పంక్తులు దాటి, ఫాంట్ పరిమాణాన్ని 14 కు మరియు ఫాంట్ రంగును నలుపుకు సెట్ చేయండి. రకం " ఈ కొనుగోలు ఆర్డర్ను ఆమోదించడానికి నాకు అధికారం లేదు." కొత్త లైన్ ప్రారంభించండి.
ఫాంట్ పరిమాణాన్ని 11 కు మరియు ఫాంట్ రంగును గ్రే కు సెట్ చేయండి. టైప్ చేయండి "పంపినవారికి ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి. ఈ కొనుగోలు ఆర్డర్ను ఆమోదించడానికి మీకు అధికారం లేకుంటే ఎగువ ఫీల్డ్లో ఒక X ఉంచండి మరియు మీరు ఎవరో తెలిస్తే, పేరు, ఉదాహరణకు, X - బిల్ స్మిత్."
చిట్కాలు
-
ఆమోదించబడిన కొనుగోలు ఆర్డర్ ఇమెయిల్ కాపీని ముద్రించి, కొనుగోలు చేయడానికి అధికారం చెల్లించడానికి పత్రాన్ని కొనుగోలు చేయడానికి ఇన్వాయిస్కు జోడించుకోండి.
హెచ్చరిక
ఒక రోజువారీ సంతకం చేస్తే, ఎవరైనా వ్యక్తి యొక్క ఇమెయిల్ ఖాతాకు ఎవరికైనా యాక్సెస్ పొందడం వలన భౌతిక సంతకం పొందడానికి మరింత సురక్షితమైనది.
