ఏవైనా వ్యవస్థ అమలుకు డాక్యుమెంటేషన్ ముఖ్యమైనది, మరియు అకౌంటింగ్ వ్యవస్థ మినహాయింపు కాదు. డాక్యుమెంటింగ్ సాధారణంగా కాగితంపై లేదా ఆన్ లైన్ లో వివరణలు ఇవ్వబడుతుంది, ఇతరులపై ఎందుకు నిర్ణయం తీసుకుంటారు. డాక్యుమెంటేషన్ ఒక సంస్థలో సాధారణంగా ప్రామాణికం మరియు ప్రతిసారీ ఒక క్రొత్త వ్యవస్థ అమలు చేయబడిన విధంగా అదే విధంగా జరుగుతుంది, ఇది ఏదైనా సమస్యను చదవడం మరియు పరిశోధించడం సులభం.
సమస్య పరిష్కరించు
ఏదో తప్పు జరిగితే, అది సరిదిద్దటానికి ఎలా దొరుకుతుందో అకౌంటింగ్ సిస్టమ్ డాక్యుమెంటేషన్ యొక్క ప్రాముఖ్యత స్పష్టంగా కనిపిస్తుంది. ఉదాహరణకు: చెల్లించదగిన ఖాతాల వ్యవస్థ కొన్ని విక్రేతలకు అసలైన పన్నును జోడిస్తుంది. ఈ సమస్య యొక్క కారణాన్ని తెలుసుకోవటానికి సులభమైన మార్గం వ్యవస్థ ఎలా ఏర్పాటు చేయబడిందో మరియు ఎందుకు నిర్థారించబడిందో చూడాలి. ఒక వ్యవస్థ మొదట ఉపయోగించినప్పుడు మరియు ప్రజలు ఊహించని సమస్యలను కనుగొన్నప్పుడు ఇది కీలకమైనది. ఒక నివేదిక ఉనికిలో లేని సమాచారం కోసం అడగవచ్చు. ఈ డాక్యుమెంట్ లోకి చూస్తే ఈ సమాచారం వ్యవస్థలో ఎక్కడ అమర్చబడుతుందో చూపించడం ద్వారా సమస్యను పరిష్కరించడంలో సహాయపడుతుంది.
నిర్ణయాలు
వ్యవస్థ అమలులో ఉన్న విధంగా ఒక అకౌంటింగ్ వ్యవస్థ యొక్క నిర్ణయాలను నిర్ణయించాలి. అనేక వ్యవస్థలు సౌలభ్యతను చాలామందికి అనుమతిస్తాయి, వశ్యతతోపాటు, నిర్ణయాలు వస్తాయి. ఉదాహరణకు, డాక్యుమెంటేషన్ ఖాతా ఎన్ని అంకెలు నిర్ణయించాలో, మరియు ఆ నిర్ణయం తీసుకున్న కారణాల గురించి నిర్ణయిస్తుంది. ఒక సంస్థ ప్రధాన మార్పులకు లోనవుతున్నప్పుడు మరియు కొత్త నిర్వహణలో ఉన్న ప్రజల నిర్ణయాలు అర్థం చేసుకోవడానికి ఇది కోరుకుంటున్నప్పుడు ఇది చాలా ముఖ్యం. బహుశా ఆ నిర్ణయాలు జ్ఞానవంతులై ఉండవచ్చు. బహుశా కాకపోవచ్చు. కానీ సంస్థ కోసం తీసుకున్న నిర్ణయాల గురించి కొంతవరకూ ఉంది.
మార్పులు
ఒక సిస్టమ్ కొత్త వెర్షన్ లేదా కొత్త మాడ్యూల్తో అప్డేట్ చేయవలసి వచ్చినప్పుడు, ఈ ప్రక్రియను మరింత వేగవంతం చేయడానికి సరైన డాక్యుమెంటేషన్ సహాయపడుతుంది. ఒక అకౌంటింగ్ కార్యక్రమం ఒక సంస్థ కోసం ప్రత్యేకంగా రూపొందించబడింది ఉంటే ఈ కీలకమైనది. ఇతర సాఫ్ట్వేర్తో అనుగుణంగా మరియు ప్రోగ్రామ్కు అవసరమైన ఏవైనా మార్పులు విషయంలో ఏదైనా సాంకేతిక వివరాలు చాలా ముఖ్యమైనవి. ఉదాహరణకు, మీరు ఒక స్థిర ఆస్తి మాడ్యూల్ అవసరం మరియు మీరు సాధారణ లెడ్జర్కు సమాచారాన్ని బదిలీ చేయడానికి మాడ్యూల్ కావాలి. డాక్యుమెంటేషన్ మీరు దాన్ని చేయగలదా అని మీకు ఆధారాలు ఇవ్వాలి, అలా అయితే, ఏమి చేయాలి. సాధారణంగా, సమాచార సాంకేతికత (IT) ఫొల్క్స్ సాంకేతిక సమాచారం కోసం డాక్యుమెంటేషన్ను ఉపయోగిస్తారు.
ఫార్మాట్
అకౌంటింగ్ వ్యవస్థలకు మంచి డాక్యుమెంటేషన్ సాధారణంగా ఫ్లోచార్ట్స్ మరియు టెక్స్ట్ కలయిక. అనేక సార్లు, ఒక డేటా రేఖాచిత్రం ఒక వ్యవస్థ అభివృద్ధి చేయబడి మరియు టెక్స్ట్ కంటే మెరుగ్గా ఎలా అమలు చేయబడుతుందో చూపిస్తుంది. ఈ అర్థం చేసుకోవడానికి ఒక బిట్ సంక్లిష్టంగా ఉంటుంది, కాబట్టి మీరు భావనలను అనుసరించగలగడానికి మీ డాక్యుమెంటేషన్ ఒక ఇతివృత్తాన్ని కలిగి ఉందని నిర్ధారించుకోండి.
డాక్యుమెంటేషన్ కోసం ఇతర ఫార్మాట్లలో ప్రశ్నాపత్రాలు రూపంలో ఉన్నాయి, ఇక్కడ నిర్దిష్ట ప్రశ్నలు అడిగారు మరియు సమాధానాలు డాక్యుమెంట్ చేయబడతాయి. సమాధానాలు, నివేదికలు మరియు ఇతర అకౌంటింగ్ వ్యవస్థ సమస్యల ఆధారంగా పరిష్కరించబడుతుంది. అనేక సార్లు డాక్యుమెంటేషన్ ఫ్లోచార్ట్స్ మరియు ప్రశ్నాపత్రాలు రెండింటినీ కలిగి ఉంది.
ప్రతిపాదనలు
ఇతరులు కాకుండా ఎటువంటి మరియు ఎందుకు ఒక నిర్దిష్ట అకౌంటింగ్ వ్యవస్థ ఎంపిక చేశారు అనేక సంస్థలు పత్రబద్ధం. నిర్ణయం తీసుకోవాల్సిన ఎవరూ ప్రశ్నార్ధకాలకు లేనప్పటికీ వినియోగదారుల అభిప్రాయం ఏమిటంటే వినియోగదారులకు మంచి ఆలోచన ఇవ్వవచ్చు.ఒక వ్యవస్థ అమలు ఖరీదైనందున, నిర్ణీత నిర్ణీత పత్రాన్ని డాక్యుమెంట్ చేయడానికి సమావేశాలు నిమిషాల్లో అందుబాటులో ఉంటాయి. మరొక విక్రయదారుడు మరొకటి కంటే ఎక్కువ ఆకర్షణీయమైనదిగా ఉచిత శిక్షణ ఇవ్వబడుతుంది. అందువల్ల, వ్యవస్థ అమలు జరగక ముందే, డాక్యుమెంటేషన్ కూడా అందుబాటులో ఉండాలి.
