ఒక ఆఫీస్ మెమో వ్రాయండి ఎలా

మీ పర్యవేక్షకులు, సహచరులను మరియు సహచరులను బాగా సమాచారంతో ఉంచడం మృదువైన నడుస్తున్న కార్యాలయానికి చాలా అవసరం. రోజువారీ సమాచారం చాలా వ్యక్తిగతంగా, ఇమెయిల్ ద్వారా లేదా టెలిఫోన్ ద్వారా మార్పిడి చేయబడినప్పుడు, కొన్నిసార్లు కార్యాలయ మెమో రాయడం అవసరం, ఇది ఇప్పటికే జరిగిన చర్చలు మరియు చర్యలు (ఉద్యోగి అంచనాలతో సహా) మరియు / లేదా ఇచ్చే ప్రతి ఒక్కరూ రాబోయే మార్పులకు సంబంధించి "హెచ్చరిక" చేస్తారు. మీ ఆలోచనలను సేకరించి సమర్థవంతమైన మెమోను వ్రాయడానికి మీరు తెలుసుకోవలసినది ఇక్కడ ఉంది.

మీరు వ్రాసే మెమో యొక్క ఉద్దేశాన్ని గుర్తించండి. ఒక చిన్న వాక్యంలో దానిని సంగ్రహించేందుకు ప్రయత్నించండి. ఉదాహరణలు: నూతన ఉద్యోగుల కోసం ఓరియంటేషన్; ప్రోసెసింగ్ ట్రావెల్ క్లైమ్స్ కోసం కొత్త పద్ధతులు; హాలిడే పాట్లక్. ఈ వాక్యం మీ మెమో పైన ఉన్న "సబ్జెక్ట్" లైన్ నేరుగా చిరునామాకు దిగువన ఉంటుంది.

మెమో వెళ్ళబోయే వ్యక్తులను గుర్తించండి. ఇది కొంతమంది వ్యక్తులకు మాత్రమే ఉంటే, మెమో ప్రతి ఒక్కరిని పేరు, శీర్షిక మరియు విభాగం ద్వారా గుర్తిస్తుంది. ఏది ఏమైనప్పటికీ, అది పెద్ద సమూహమునకు వెళుతుంటే, వారు ఒక సామూహిక శీర్షిక ద్వారా గుర్తిస్తారు. ఉదాహరణలు: అన్ని ఉద్యోగులు; డివిజన్ 4 మేనేజర్లు; క్లెరిక్ సపోర్ట్ స్టాఫ్. ఈ సమాచారం మెమో యొక్క "To" లైన్లో ఉంచబడుతుంది.

మీ నుండి మరియు మీ టైటిల్ ను "ఫ్రం" లైన్ లో గుర్తించండి. మీరు "బాబ్" అని అందరికీ తెలిసినా, మీ మొదటి మరియు చివరి పేరు మీరే గుర్తించాలి.

మీ మెమో యొక్క కంటెంట్ను నిర్మిస్తున్న "రూల్ ఆఫ్ 3" ను అనుసరించండి; ప్రత్యేకంగా, మీ పాఠకులకు ఏమి చెప్పాలో చెప్పండి, వాటిని ఏమి చెప్పాలో చెప్పండి మరియు మీరు చెప్పిన వాటిని తిరిగి చెప్పడం ద్వారా ముగించండి. ఉదాహరణకి, బహుశా మీ మెమో మీ ఉద్యోగులను గుర్తుచేస్తుంది, సెలవు సీజన్ యొక్క పరధ్యానలు దొంగలలకు మరియు సాదా దృష్టిలో ఉన్న వ్యక్తిగత వస్తువులను వంటి అంశాలను దొంగిలించడానికి ఇది ఒక ప్రముఖ సమయం. మొదటి పేరా వాటిని జాగ్రత్తగా ఉ 0 డవలసిన అవసర 0 గురి 0 చి సలహా ఇస్తు 0 ది. రెండవ పేరా లాక్స్ డెస్కులు మరియు తలుపులు గురించి చిట్కాలు పంపిణీ మరియు సందర్శకులు మరింత అవగాహన ఉండటం. మూడవ పేరా వారు అనుమానాస్పద ప్రవర్తనను గమనిస్తే లేదా కార్యాలయ దొంగతనానికి గురైనట్లయితే చర్యలు తీసుకోవాలని సిఫారసు చేస్తారు.

విధానపరమైన కంటెంట్ లేదా చెక్లిస్ట్ జాబితాను అందించే జ్ఞాపికలకు బుల్లెట్ పాయింట్స్ ఉపయోగించండి. ఈ కథనం పేరాలో వాటిని చొప్పించడం కంటే చాలా సులభం మరియు అర్థం చేసుకోవడం చాలా సులభం.

1 అంగుళాల అంచుల యొక్క ఎడమ మరియు కుడి వైపులా మరియు పేజీ దిగువన ఉన్న నియమాన్ని గమనించండి. మీ పేజీ ఎగువన బహుశా లెటర్హెడ్ యొక్క కొన్ని రూపం లేదా అనేక అంగుళాలు మీ ఎగువ మార్జిన్ డౌన్ వస్తాయి ఒక టెంప్లేట్. మీరు లెటర్హెడ్ లేకపోతే, మీరు పేజీని ఎగువ నుండి బోల్డ్ 2 లేదా 3 అంగుళాలు లో "MEMO" అనే పదాన్ని మధ్యలో చూడటం ద్వారా ఒక మంచి పత్రాన్ని సృష్టించవచ్చు. "నుండి:", "నుండి:" మరియు "విషయం:" ఎడమ చేతి మార్జిన్లో టైప్ చేయబడుతుంది. మెమో యొక్క శరీరం ఒకే అంతరం.

12 pt ని ఉపయోగించండి. మీ గ్రహీతలకు చదవడానికి సులభంగా ఉంటుంది. టైమ్స్ న్యూ రోమన్ మరియు కొరియర్ ప్రామాణికమైనవి; బుక్మ్యాన్ మరియు పాలటినో కూడా ఆమోదయోగ్యమైనవి.

దాన్ని ప్రింట్ చేయడానికి ముందు పూర్తిగా మీ కంటెంట్ను సరిచెయ్యండి.

మీకు కావలసినన్ని కాపీలు వంటి ఫోటోకాపీలు వాటిని గ్రహీతలకు పంపిణీ చేస్తాయి.

చిట్కాలు

• వీలైనప్పుడల్లా, మీ మెమోను ఒక పేజీకి ఉంచండి. ఒక కార్యాలయంలో ప్రతి ఒక్కరూ చేయవలసి ఉంటుంది, బహుళ పేజీలకు వెళ్ళే ఏ మెమో తరువాత పఠనం కోసం ప్రక్కన సెట్ చేయబడుతుంది మరియు చివరికి స్టాక్ దిగువకు చేరుకుంటుంది. కంటెంట్ అత్యవసర స్వభావంతో ఉన్నట్లయితే లేదా రాబోయే సమావేశానికి సంబంధించి వారు వారి క్యాలెండర్లను ఉంచాలి, మీ పాఠకులు దానిని కోల్పోరు కనుక ఇది విషయానికి వస్తే నిర్ధారించుకోండి.

హెచ్చరిక

మీ మెమో యొక్క కంటెంట్ ప్రతికూలంగా ఉంటుంది లేదా బహుశా ఒక నిరాశ భ్రష్టత్వంలో రాసినట్లయితే, దానిని కొన్ని గంటలు లేదా మరుసటి రోజు వరకు ప్రక్కన పెట్టండి మరియు మళ్లీ చదవండి.