మీరు ఒక కమిటీలో ఉన్నట్లయితే, మీ సమావేశాన్ని చర్చించడానికి ఒక రిపోర్టును సృష్టించాల్సిన అవసరం ఉంటే, మీరు సమావేశానికి సిద్ధమవుతున్నారని నిర్ధారించుకోవడం మరియు కమిటీ నివేదికను ఎలా వ్రాయాలనే ప్రాథమికాలను అర్థం చేసుకోవడం చాలా ముఖ్యం. అనేక దశలను అనుసరించడం మొదలుపెట్టిన తర్వాత మీరు తీసుకోవచ్చు, మరియు మీ కమిటీ యొక్క పురోగతిని పర్యవేక్షించే వ్యక్తులకు లేదా బృందానికి ఇవ్వడానికి మీరు పూర్తి నివేదికను సిద్ధం చేస్తారు.
మీ కమిటీ సమావేశానికి మీతో ఒక పెన్ మరియు కాగితం లేదా లాప్టాప్ను తీసుకురండి. తేదీ, సమయం, హాజరైన, శీర్షికలు మరియు సమావేశం యొక్క పొడవుతో సహా రికార్డు చేయండి. ఎజెండాలో అంశాలను రాయండి మరియు నిర్దిష్ట సమయం లేకుండా ఏది చర్చించబడి ఉండవచ్చు. ఎవరు అంగీకరించారని, ఎవరు అంగీకరించలేదు, సమావేశంలో సంభవించిన కారణము మరియు ఇతర ముఖ్యమైన సమాచారం గమనించండి. ఒక కమిటీ టాపిక్ అంగీకరించనట్లయితే, భవిష్యత్ సమావేశం వరకు చర్చను చర్చించాలని కమిటీ నిర్ణయించినట్లయితే, మీరు ఆ విషయాన్ని గమనించి, కమిటీ మళ్ళీ ఆ అంశంపై చర్చించేటప్పుడు నిర్ధారించుకోండి.
సమావేశాన్ని సమీక్షించి, ఒక వ్యవస్థీకృత ఆకృతిలోని సమాచారాన్ని అందజేయడం ద్వారా మీ నివేదికల నుండి ఒక నివేదికను రూపొందించండి. మీరు తేదీ, సమయం, సమావేశం యొక్క పొడవు మరియు హాజరైన కవర్ పేజీతో ప్రారంభించాలనుకోవచ్చు.
కమిటీ సమావేశం యొక్క మొదటి విషయం రాయడం ద్వారా, అంతేకాదు చర్చించిన దాని గురించి మరియు కమిటీ యొక్క ఓట్ల సమాచారంతో సహా ఏది జరిగిందో గురించి వివరణాత్మక సమాచారం. ప్రతి విషయం ద్వారా వెళ్ళి అదే చేయండి. కమిటీ యొక్క రకాన్ని బట్టి మరియు సమావేశం కొరకు ఉన్న కారణం ఆధారంగా, చర్య తీసుకోబడనట్లయితే లేదా చర్యను నిర్ణయించకపోతే మీరు ప్రమాదకర కారకాలు కూడా చేర్చవచ్చు. కమిటీ మళ్ళీ సమావేశం అయినప్పుడు వ్రాయుము. జాబితా దిగువ ఉన్న నివేదికను అందుకునేవారి జాబితాను వ్రాయండి.
పత్రం విరామచిహ్నాలు మరియు వ్యాకరణ తప్పులకు ఉచితం అని నిర్ధారించడానికి నివేదిక ద్వారా చదవండి. కంటెంట్ ఖచ్చితమైనదని నిర్ధారించుకోవడానికి కమిటీ రిపోర్ట్ను తనిఖీ చేయండి మరియు మీ గమనికలతో తిరిగి తనిఖీ చేయండి. సంపూర్ణ సమావేశ నివేదికను పూర్తి చేయడానికి ముందే పత్రాన్ని సమీక్షించండి.
కాపీలు చేయండి మరియు హాజరైనవారికి అలాగే డైరెక్టర్ల బోర్డు, ఇతర కమిటీలు, నిర్వాహకులు లేదా ఇతరులకు సంబంధించిన నివేదికను అందించండి.
చిట్కాలు
-
సమావేశాన్ని రికార్డు చేయాలంటే మీరు ప్రతి కమిటీ సభ్యుని అనుమతిని సమావేశంలో ఉంచే ముందుగానే నిర్ధారించుకోండి.
హెచ్చరిక
పూరింపును నివారించడానికి అంశంపై సమాచారాన్ని అందుకుంటూ, వాస్తవాలకు అంటుకొని ఉండండి. పిల్లలపై పఠనం చేసే కార్యక్రమం వంటి కమిటీ చేస్తున్న కొన్ని పనులకు సంబంధించి తప్ప, కమిటీలో ఎవరైనా వారి పిల్లలను గురించి మాట్లాడటం ప్రారంభించారు.
