సరఫరాదారుని ఎలా ఆడిట్ చేయాలో

నాణ్యమైన సరఫరాదారులు ఒక సంస్థ యొక్క అవసరమైన భాగం, ఎందుకంటే వారు మీ కస్టమర్లకు సేవ చేయడానికి మీరు ఉపయోగించే మంచి మరియు సేవలను అందిస్తారు. సరఫరాదారుల వ్యాపార పద్ధతులు మీ సంస్థపై ప్రత్యక్ష ప్రభావాన్ని చూపుతాయి. మీ ఉత్పత్తులను సమయానుసారంగా పంపిణీ చేయలేని సరఫరాదారుని కలిగి ఉంటే, అది నేరుగా మీ రాబడిని ప్రభావితం చేస్తుంది. సరఫరాదారుని ఆడిటింగ్ నాణ్యత నిర్వహణ వ్యవస్థలో అవసరమైన భాగం. మీరు మీ వ్యాపార అవసరాల కోసం వాటిని ఉపయోగిస్తున్నందున మీరు కొత్త సరఫరాదారుని ఆడిట్ చేయవచ్చని నిర్ణయించుకోవచ్చు లేదా గతంలో జరిగిన సంఘటన కారణంగా మీరు ప్రస్తుత సరఫరాదారుని ఆడిట్ చేయాల్సి ఉంటుంది.

ఆడిట్ నిర్వహించడానికి సమయాన్ని షెడ్యూల్ చేయడానికి మీ సరఫరాదారుని సంప్రదించండి. మీ సరఫరాదారు యొక్క ప్రతిస్పందనకు శ్రద్ధ చూపు, ప్రత్యేకించి, మీరు ఆడిట్ చేస్తున్నప్పుడు వారు స్వీకరించేలా లేదో. మీరు సరఫరాదారుని సమయాన్ని పరిగణలోకి తీసుకొని రెండు పార్టీలకు లబ్ది చేకూర్చే ఆడిట్ సమయం షెడ్యూల్ చేయడానికి ప్రయత్నించండి.

మీ ఆడిట్ ప్రణాళికను అభివృద్ధి చేయండి మరియు మీ సరఫరాదారు యొక్క నాణ్యత చరిత్రను సమీక్షించండి. ఆడిట్ ప్రదర్శన కోసం మీ ఆడిట్ ప్లాన్ మీ కారణంచే నిర్ణయించబడుతుంది. ఉదాహరణకు, మీరు మీ సరఫరాదారుతో కొన్ని ఉత్పాదక సమస్యలను ఎదుర్కొన్నట్లయితే, మీరు ఉత్పత్తి ప్రాంతాన్ని ఆడిటింగ్కు ఎక్కువ సమయం గడపాలి.

సమయం మీ సరఫరాదారు యొక్క సౌకర్యం చేరుకోవడానికి. మీ సరఫరాదారు యొక్క సమయ షెడ్యూల్ ను పరిగణనలో ఉంచడం ముఖ్యం. సాధ్యమైతే, మీ ఆడిట్ పునఃప్రారంభించకుండా ఉండటానికి ప్రయత్నిస్తే, అది మీ సంస్థ అనైతికంగా కనిపిస్తుంది.

పార్కింగ్, డంప్స్టెర్ ప్రాంతం మరియు ఫ్రంట్ ఆఫీస్ ప్రాంతాన్ని దృష్టిలో ఉంచండి. మీరు వృత్తిపరమైన మరియు మర్యాదపూర్వకమైన మార్గంలో స్వాగతం పలికారు ఉంటే నోటీసు తీసుకోండి. ఈ విషయాలన్నీ సరఫరాదారు యొక్క నిర్వహణ బృందం యొక్క సూత్రాల ప్రతిబింబం.

సౌకర్యాల పర్యటనలో పాల్గొనండి. ఏ పరికరాలు లోపాలు లేదా భద్రతా సమస్యల కోసం చూడండి. ఎన్ని తాత్కాలిక కార్మికులు మరియు ఎన్ని సిబ్బంది ఉద్యోగులు ఈ సౌకర్యాలపై పని చేస్తున్నారో తెలుసుకోవాలనుకోండి. సరఫరాదారు యొక్క షిప్పింగ్ విధానాలను తనిఖీ చేయండి మరియు ఉత్పత్తి మరియు అసెంబ్లీ ప్రక్రియలను గమనించండి. మీరు సౌకర్యాలను పర్యటించేటప్పుడు మరియు మీ ఆడిట్ ప్రదర్శన చేస్తున్నప్పుడు మేనేజర్ యొక్క వైఖరిని డాక్యుమెంట్ చేయండి.

సరఫరాదారు మీరు ఖచ్చితంగా ఛార్జ్ చేస్తున్నారని నిర్ధారించడానికి ఇప్పటికే ఉన్న సరఫరాదారు ఇన్వాయిస్లు మరియు ధరల ఒప్పందాలు చూడండి. షెడ్యూల్ చేసిన సమయానికి ముందు చేసిన ఖచ్చితమైన ఛార్జీలు మరియు ధరల మార్పుల వంటి ధరలలో ఏవైనా వ్యత్యాసాలను చూడండి. చెప్పలేని వివిధ రుసుములు మరియు సరికాని షిప్పింగ్ మరియు రవాణా ఫీజులు సహా సరఫరాదారు ఇన్వాయిస్లు, ఏ అసమానతలు శోధించడానికి మీ ఖాతాలను చెల్లించవలసిన శాఖ తో సహకరించండి.

కొత్త సరఫరాదారు యొక్క వ్యాపార నిబంధనలను ధృవీకరించండి. ఒక కొత్త సరఫరాదారుని కొన్ని నెలల తరువాత, మీరు సరఫరాదారు యొక్క ఇన్వాయిస్ లైన్ల యొక్క నమూనా బ్యాచ్ లైన్ ద్వారా మరియు వ్యాపార ఒప్పందాలను నిబంధనలను సరిపోతుందో లేదో చూడటానికి సమీక్షించాలి. మీరు ఓవర్ఛార్జి అని రుజువు చేస్తే, మీరు తిరిగి చెల్లింపును అభ్యర్థించడానికి సరఫరాదారుని సంప్రదించాలి.

మీరు గమనిస్తున్న విషయాల గురించి మంచి గమనికలు తీసుకోండి. ఇది మీ అంచనాను వ్రాసి నిర్వహణకు అందించే సమయ 0 వచ్చినప్పుడు మీకు సహాయపడుతు 0 ది. మీరు ఏవైనా సమస్యలను సమర్థవంతంగా పరిష్కరించగలగడానికి మీ గమనికలకు అవసరమైన వివరాలను జోడించండి.

మీ అంచనాను వ్రాయండి. మీ పరిశీలనలో ఎటువంటి సిఫారసులను చేర్చండి మరియు వాటిని సాక్ష్యమివ్వండి. ఉదాహరణకు, మీరు కొత్త పరికరాలు సిఫారసు చేయబడితే, మీ ఆడిట్ చేస్తున్నప్పుడు మీరు గమనించిన లోపభూయిష్ట పరికరాలను డాక్యుమెంట్ చేయండి. మూల్యాంకనంతో సరఫరాదారుని అందించండి మరియు మీ సరఫరాదారుని ఏవైనా ఆందోళనలను చర్చించండి.