పత్రం వ్యక్తిగత, ఆర్థిక మరియు సాధారణ సమాచార సేకరణ ప్రపంచంలో రోజువారీ జీవితంలో భాగం, మరియు పర్యవసానంగా, పత్రాలను నిర్వహించడానికి పద్ధతులపై ఆవర్తన ఆడిట్లు నిర్వహించబడతాయి. ఆడిట్ అమలులో ఉన్న చర్యలు, మార్చవలసిన పద్ధతులు, అలాంటి మార్పులు చేయడానికి మార్గాలను చూపుతున్నాయి.
సేకరణ పద్దతి
పత్రాల సేకరణ కోసం దాని విధానం కట్టుబడి ఉంటే ఒక సంస్థ క్రమానుగతంగా ధృవీకరించాలి. సంస్థ ప్రస్తుతం నిర్వహణా పత్రీకరణ పద్ధతిని కలిగి ఉంటే ఆడిట్ చూపవచ్చు, అవసరమైన పత్రాలు అధీకృత సిబ్బందిచే ఆమోదించబడినా మరియు పత్రాల మార్పులు ఎలా సమర్ధవంతంగా నిర్వహించబడుతున్నాయో చూపిస్తుంది. ఆడిట్ యొక్క ఈ భాగం అందుబాటులో ఉన్న పత్రాలను ఎలా చూపుతుంది.
డాక్యుమెంట్ నిల్వ
పత్రాలు హార్డ్ కాపీని లేదా కంప్యూటర్ ఫైల్స్గా నిల్వ చేయబడవచ్చు. సంస్థ యొక్క అవసరాలకు అనుగుణంగా రికార్డు నిల్వ వ్యవస్థలు ఏర్పాటు చేయబడతాయో ఆడిట్ చూపుతుంది. ఆడిట్ కూడా ఎలా హార్డ్ కాపీని మరియు కంప్యూటరీకరణ పత్రాలు రెండు ఫైల్లో ఉంచబడ్డాయి చూపించడానికి ఉండాలి. పత్రాలు మంచి స్థితిలో ఉంచుతాయో మరియు నష్టం, క్షీణత లేదా నష్టాల నుండి రక్షించబడినట్లయితే ఆడిట్ తప్పనిసరిగా నిర్ణయించాలి.
పత్రాల వివరణ
ఆడిట్ సంస్థ యొక్క దాఖలు వ్యవస్థలో పత్రాలను ఎలా వివరించాలో ధృవీకరించాలి.. డాక్యుమెంట్ పేరు, సంఖ్య, లేదా వివరణాత్మక రూపంలో జాబితా చేయబడవచ్చు. సులభంగా గుర్తించడాన్ని చేయడానికి ఒక పత్రానికి సంక్షిప్త, సంబంధిత వివరణ ఉండవచ్చు. పత్రం వెర్షన్ సంఖ్య మరియు పునర్విమర్శ తేదీ ద్వారా క్రమబద్ధంగా దాఖలు ఉంటే ఆడిట్ చూపాలి.
