తనిఖీ చేసేవారి కోసం అంతర్గత నియంత్రణ చెక్లిస్ట్ సంస్థల మధ్య మారుతూ ఉంటుంది. ప్రతి సంస్థ మోసపూరిత సామర్థ్యాన్ని తొలగించడానికి మరియు మోసం నిరోధించడానికి క్రమంలో నష్ట నిర్వహణ కోసం ఒక ధ్వని ప్రణాళికను తప్పనిసరిగా గుర్తించాలి. కొన్ని సంస్థల కోసం, ఈ ప్రక్రియ మొదలగున చెక్కు నిల్వలను మరియు పరిధులను నిర్దేశిస్తుంది, రెండు సంతకదారులకు లేదా నిర్దిష్ట మొత్తాన్ని అధిగమించే తనిఖీలకు ప్రత్యేక ఆమోదం అవసరం. కాలానుగుణంగా వారు ఉత్తమ అభ్యాసాలను కలిగి ఉండేలా నిర్ధారించడానికి నియమాలను సమీక్షించండి.
వ్రాసిన విధానం
అంతర్గత విధానాలను లేదా నియంత్రణలను ఆర్డరింగ్ మరియు వాస్తవానికి సంతకం చేయడం నుండి చెక్కుల కోసం సంస్థ యొక్క నియంత్రణలను వివరించే నియంత్రణలను ఉంచండి. డాక్యుమెంట్లు మరియు రికార్డులను కలిగి ఉన్న డిజైన్ ఉపకరణాలు అన్ని చెక్కు వ్రాత లావాదేవీలు మరియు సంఘటనలను నమోదు చేస్తాయి. సౌకర్యం తగినంత నిల్వ మరియు కంప్యూటర్ కార్యక్రమాలు తగినంత అధికారం భద్రత కలిగి నిర్ధారించుకోండి.
ఖాళీ తనిఖీ స్టాక్
అనేక సంస్థలకు ఖాళీ చెక్ స్టాక్ కోసం నియంత్రణ షీట్ ఉంచడానికి బాధ్యత కలిగిన వ్యక్తులు లేదా సంరక్షకులు ఉన్నారు. ఈ ప్రక్రియ క్రింది దశలను కలిగి ఉంటుంది: ఖాళీ తనిఖీల డెలివరీ తేదీని రికార్డు చేయడం మరియు అందుకున్న తనిఖీల క్రమాన్ని సూచిస్తుంది. నియంత్రణ షీట్లో తప్పిపోయిన తనిఖీ సంఖ్యలను నమోదు చేయండి. ఖాళీ తనిఖీలను బ్యాచ్ అందుకున్న వ్యక్తి తేదీ మరియు ప్రతి రవాణా కోసం సైన్ ఇన్ చేయాలి. అదనంగా, ఉపయోగించని చెక్కుల యొక్క తేదీ మరియు క్రమాన్ని నిల్వకి తిరిగి పంపండి. జారీ చేసిన ఆఖరి తనిఖీని ధృవీకరించండి; ఇది చెక్ సీక్వెన్స్ చెక్కుచెదరని నిర్ధారిస్తుంది.
స్వతంత్ర తనిఖీలు & నిల్వలు
చెక్ సంతకం కోసం అంతర్గత నియంత్రణల విషయంలో ఇండిపెండెంట్స్ తనిఖీలు మరియు బ్యాలెన్స్లు ఉత్తమ సాధన కోసం తయారు చేస్తాయి. ఈ చెక్కుల మొత్తంలో భరోసా, సయోధ్య సరైన మొత్తాలను కలిగి ఉంటుంది, మతాధికారుల తనిఖీలతో సహా, నమోదు చేయబడిన జవాబుదారీలతో ఆస్తులను సరిపోల్చడం, కంప్యూటరైజ్డ్ నియంత్రణలు. అంతేకాక, అకౌంటింగ్ నివేదికల సమీక్ష నిర్వహణ, వృద్ధుల ట్రయల్ బ్యాలెన్స్ నివేదికలు మరియు ఇతర స్వయంచాలక నివేదికలు వంటివి.
నిర్వాహక సమీక్షలు
కొన్నిసార్లు ఒక సంస్థ పనులను విభజించడానికి ఇది ఆచరణాత్మకమైనది కాకపోవచ్చు; ఈ సందర్భంలో, నిర్వాహకుడు చెక్ వ్రాసే ప్రక్రియ యొక్క సమగ్రతను నిర్ధారించడానికి సాధారణ సమీక్షలను నిర్వహించాలి. సరైన డాక్యుమెంటేషన్తో తనిఖీలను సంతకం చేయండి మరియు చెక్కులు సంతకం చేసే వ్యక్తి ఆఫీసు నుంచి తనిఖీలను మెయిల్ చేస్తుందని నిర్ధారించుకోండి. సాధ్యమైనప్పుడు, నగదు పంపిణీ మరియు ఖాతాలను చెల్లించదగిన రికార్డులను నిర్వహించే వ్యక్తికి చెక్కులను తిరిగి ఇవ్వవద్దు. విధానంగా, "నగదు" కు చెక్కులు చెల్లిస్తారు.
ప్రత్యేక ఖాతాలు
మీ సంస్థ కోసం కనీసం రెండు వేర్వేరు బ్యాంకు ఖాతాలను ఏర్పాటు చేయండి. మొదటి ఖాతాలో అన్ని నిధులు మరియు రసీదులను నిక్షిప్తం చేయండి. మీరు వ్రాసే చెక్కులను కవర్ చేయడానికి రెండవ ఖాతాలోకి కేవలం తగినంత నిధులను బదిలీ చేయండి. ఒక బోర్డు సభ్యుడు లేదా ఇతర నియమించబడిన వ్యక్తి ఖాతాలోకి నిధులను బదిలీ చేయడానికి అధికారం కలిగి ఉండాలి. అదనంగా, పేరోల్ కోసం ప్రత్యేక ఖాతాను సృష్టించండి; మళ్ళీ, పేరోల్ను కలుసుకునేందుకు అవసరమైన మొత్తాన్ని మాత్రమే బదిలీ చేయండి.
సిగ్నేచర్స్
కొన్ని బోర్డులకు చెక్కులలో రెండు సంతకాలు అవసరం కావచ్చు. ఏదేమైనప్పటికీ, రెండు సంతకాలు గజిబిజిగా ఉంటాయి మరియు ముందుగానే సంతకం చేయకుండా ఖాళీ చెక్కులను కలిగి ఉండాలి. విధానం మీ సంస్థ కోసం పని చేయకపోతే, ఒక నిర్దిష్ట డాలర్ మొత్తానికి ఒక సంతకం యొక్క అవసరానికి విధానాన్ని మార్చండి. అంతేకాకుండా, ఉద్యోగుల కోసం ప్రత్యక్ష డిపాజిట్ను ఏర్పాటు చేసి, మూడవ పార్టీ పేరోల్ సేవను ఉపయోగించుకోండి.
