ప్రతి వ్యాపారం ఎప్పటికప్పుడు ఫిర్యాదు లేఖలను అందుకుంటుంది. వారికి ప్రతిస్పందిస్తూ వెంటనే మరియు వృత్తిపరంగా మీ వినియోగదారులతో మంచి సంబంధాలను నిలుపుకోవడంలో మీకు సహాయపడుతుంది.
ది రైట్ డిపార్ట్మెంట్
మీ కస్టమర్ సరైన వ్యక్తికి తెలుసు అని సరైన కస్టమర్ ద్వారా తెలుసుకుని, సమస్యను గురించి తెలుసుకుని, పరిస్థితిని పరిష్కరిస్తారు. సంస్థ లెటర్హెడ్లో లేఖను ఫార్మాట్ చేయండి మరియు సంప్రదాయ వ్యాపార లేఖను అనుసరించండి ఫార్మాటింగ్ మార్గదర్శకాలు.
చిట్కాలు
-
ఫిర్యాదు సంఖ్య, స్టోర్ లేదా ఆర్డర్ సంఖ్య లేదా కస్టమర్ ఖాతా తగిన ట్రాకింగ్ నిర్ధారించడానికి లేఖ లో.
గుర్తించండి మరియు సమంజసమైన
కస్టమర్ యొక్క నిరాశను గుర్తించండి, మరియు మీరు తప్పుగా ఉన్నట్లయితే, క్షమాపణ చెప్పండి. సమస్యలను పరిష్కరించడానికి మరియు వినియోగదారులను సంతోషంగా ఉంచడానికి మీ సంస్థ యొక్క నిబద్ధతను నొక్కి చెప్పండి. ఉదాహరణకు, "మీరు తప్పు క్రమంలో వినడానికి నేను క్షమించబడ్డాను. ABC కంపెనీలో, మేము అత్యుత్తమ నాణ్యత సేవలను అందించడం మరియు తప్పులు సరిచేసుకోవడం అనే నిబద్ధత కలిగి ఉన్నాము."
సరి చేయి
మీరు ఏమి చేస్తున్నారో వివరించండి ఫిర్యాదును పరిష్కరించండి మరియు సమస్యను సరిదిద్దండి. ఉదాహరణకు, "మా షిప్పింగ్ డిపార్టుమెంటుకు మీకు రాత్రిపూట పునఃస్థాపన చేయమని నేను ఆదేశించాను" లేదా "మా షోరూమ్లో మీకు మొరటుగా ఉన్న ఉద్యోగి అనుగుణంగా మందలించబడ్డాడు."
ధన్యవాదాలు చెప్పండి
మీ దృష్టికి సమస్యను తీసుకురావడానికి కస్టమర్కు ధన్యవాదాలు మరియు కస్టమర్ యొక్క పోషణకు మీ ప్రశంసను గమనించండి. ఉదాహరణకు, "ఈ విషయాన్ని మన దృష్టికి తెచ్చినందుకు ధన్యవాదాలు. మేము మీ వ్యాపారాన్ని అభినందిస్తున్నాము మరియు ఈ సంఘటన భవిష్యత్లో మా కంపెనీలో మీ విశ్వాసాన్ని ప్రభావితం చేయదని ఆశిస్తున్నాము."
అదనపు మైల్ వెళ్ళండి
కస్టమర్ ఏదో అదనపు ఇవ్వడం ద్వారా మీ స్పందన స్వీట్. ఉదాహరణకు, ఒక బహుమతి కార్డు, ఉచిత పాస్ లేదా మీరు చూపించే మరొక విషయం పరిస్థితికి మాత్రమే క్షమించాలి, కానీ వ్యక్తిని కస్టమర్గా ఉంచడానికి కట్టుబడి ఉన్నారు. ఉదాహరణకు, "క్షమించండి, సాంకేతిక సమస్యల కారణంగా మీ చిత్రం కత్తిరించబడింది. చుట్టుముట్టబడిన, దయచేసి నాలుగు పరిపూరకరమైన చిత్రం పాస్లు మరియు ఉచిత పాప్కార్న్ మరియు శీతల పానీయాల కోసం ఒక రసీదును కనుగొనండి."
ఫిర్యాదు అప్రమత్తంగా ఉన్నప్పుడు
కస్టమర్ పనికిమాలిన ఫిర్యాదును ప్రారంభించినట్లయితే, వారి నిరాశను గుర్తించండి మీరు ఎందుకు చర్య తీసుకోకపోతున్నారో వివరించండి. ఉదాహరణకు, ఒక కస్టమర్ వారు కోరిన ఒక అంశం ఫిర్యాదు చేస్తే, స్టాక్ లేదు, పరిమిత ఉత్పత్తి లేదా భారీ డిమాండ్ను సూచిస్తుంది. ఫిర్యాదు కస్టమర్తో వ్యవహరించడంలో కంపెనీ మార్గదర్శకాలను అనుసరిస్తున్న ఒక ఉద్యోగి గురించి ఉంటే, కంపెనీ విధానాన్ని వివరించండి. ఉదాహరణకు, "నేను నిరాశకు గురైనప్పుడు, మేము A-14 విండ్షీల్డ్ వైపర్స్ నుండి బయటపడ్డాము, అంశాలను క్లియరెన్స్లో ఉంచారు మరియు నిలిపివేయబడ్డాయి. అందువల్ల మీ సహచరుడు మీ కోసం ఏ అదనపు వైపర్స్ ను చేయకూడదని చెప్పాడు."
