మీ కంపెనీ యొక్క బిల్లింగ్ విధానాలను మార్చడం వలన మీరు ఖాతాదారుల సంఖ్యతో వ్యాపారాన్ని ఎలా ప్రభావితం చేస్తారో ప్రభావితం చేయవచ్చు. మీరు షెడ్యూల్ ఇన్వాయిస్ తేదీలను మార్చలేరు, చెల్లింపు మొత్తాలను పెంచండి లేదా మీ కస్టమర్లకు ముందుగానే నోటీసు ఇవ్వకుండా మీ నిబంధనలను సవరించవచ్చు. లేకపోతే, మీరు కాల్స్, ఫిర్యాదులు, రాబడి మరియు ప్రతికూల వ్యాఖ్యలు యొక్క అవకాశాన్ని ఎదుర్కొంటున్నారు. మీరు మీ కస్టమర్లను పంపే లేఖను రూపొందించండి, కాబట్టి ఇది మీ కొత్త విధానాలకు "ఎవరు, ఎప్పుడు, ఎప్పుడు, ఎక్కడ" పూర్తి సమాధానాలను అందిస్తుంది.
పర్పస్ వివరించండి
విధానపరమైన మార్పుల యొక్క అధికారిక ప్రకటనలు సమాచారం యొక్క మూలం యొక్క స్పష్టమైన ప్రకటనలతో, అది ప్రభావితం చేసే జనాభా మరియు మార్పు యొక్క స్వభావంతో తెరవాలి. ఈ లక్ష్యాన్ని సాధించడానికి, మీ కంపెనీ లెటర్ హెడ్ని వాడండి అందువల్ల గ్రహీత వెంటనే మీ గుర్తింపును తెలుసుకుంటాడు. మీరు వర్డ్ ప్రాసెసింగ్ సాఫ్ట్వేర్లో మెయిల్ ప్రాసెసింగ్ సాఫ్ట్వేర్లో మీ సందేశాన్ని సెటప్ చేసినట్లయితే, "ప్రియమైన వాల్యుడ్ కస్టమర్" పరిచయాన్ని నివారించడానికి మీరు ప్రతి అక్షరానికి ఒక అనుకూలీకరించిన వందనంను చేర్చవచ్చు. స్వీకర్త యొక్క వ్యాపారం కోసం మీ అభినందనను తిరిగి ధృవీకరించండి మరియు ఒక చిన్న మొదటి పేరాలో విధాన బేసిక్లను వివరించండి. ఉదాహరణకు, మీరు ఒక కస్టమర్గా మేము మిమ్మల్ని విలువైనదిగా ప్రకటించినందువల్ల, మీ ఖాతాను ప్రభావితం చేసే మా బిల్లింగ్ విధానాల్లో రాబోయే మార్పు గురించి మీకు తెలియజేయమని మేము మిమ్మల్ని సంప్రదిస్తాము."
వివరాలను అందించండి
మీరు మీ కమ్యూనికేషన్ యొక్క మొత్తం అంశాన్ని పరిచయం చేసిన తర్వాత, తదుపరి పేరాలో పాయింట్ ను పొందండి. వివరించండి - క్లుప్తమైన సాధ్యమైనంత - రాబోయే మార్పు మరియు కొత్త నియమాలు పాతవాటికి ఎలా విభిన్నంగా ఉంటాయి. వినియోగదారులు మీ విధానాలను ఎలా ప్రభావితం చేస్తారో తెలుసుకోవాలనుకుంటారు. మీరు స్పష్టమైన, తార్కిక వివరణను అందించడం విఫలమైతే, అది పెంచుతున్న అన్ని స్పష్టమైన ప్రశ్నలకు సమాధానమిస్తుంది, గ్రహీతల మెయిల్బాక్స్లో మీ ఉత్తరాలు వచ్చిన వెంటనే మీ ఫోన్ రింగింగ్ అవుతుంది. మీరు అవసరమైన అన్ని వివరాలను ప్రస్తావించినట్లు భరోసా ఇవ్వడానికి, మీ లేఖను మీ నమూనా దశల్లో చదవడానికి స్నేహితులను, సహచరులను లేదా ఇతర బయటివారిని అడగండి మరియు వారు ఏ ప్రశ్నలను లేవనెత్తో మీ సందేశాన్ని మెరుగుపరచండి.
టైమింగ్ను నిర్ధారించండి
మార్పులు ప్రభావంలో ఉన్నప్పుడు ఖచ్చితంగా తెలియజేయండి. ఒక నిర్దిష్ట నెల యొక్క బిల్లింగ్ చక్రంతో వినియోగదారులు కొత్త చెల్లింపు చిరునామాను ఉపయోగించడం ప్రారంభించబడితే, "మీ నెల మరియు సంవత్సరం చెల్లింపుతో ప్రారంభించి, మీ చెక్ చిరునామా కు పంపండి." వినియోగదారులు చెల్లింపు పరంగా మార్పును చూస్తే, "మీ కనీస చెల్లింపును సంఖ్యను నెల మరియు సంవత్సరం వరకు మీ సంఖ్యలో సంఖ్య శాతం వరకు పెంచాము." గందరగోళాన్ని నివారించడానికి, మార్పును పునశ్చరణ చేయడానికి మరియు పూర్తి తేదీని అందించడానికి ఈ సమయ ప్రకటనను ఉపయోగించండి, కాబట్టి మీ లేఖ వినియోగదారుల ఫైళ్ళకు భవిష్యత్ సూచనగా మారుతుంది.
ఇది అధికారికంగా చేయండి
మీరు మీ ఉత్తరాన్ని మూసివేసే ముందు, మీ మార్పులు ఐచ్ఛిక నిబంధనలకు ప్రాతినిధ్యం వహించని ఒక సంస్థ కానీ స్నేహపూర్వక మార్గంలో స్పష్టంగా తెలియజేస్తాయి. ఖాతాదారులు తమ ఖాతాలను మూసివేయడం ద్వారా తప్ప, వారు మీ విధానాలను నిలిపివేయలేరని మరియు వారు మీ క్రొత్త నిబంధనలచే అంగీకరించి, అంగీకరించి అంగీకరిస్తారని ధృవీకరించిన మార్పు తేదీకి మీతో వ్యాపారాన్ని కొనసాగించడాన్ని వినియోగదారులు గ్రహించలేరు. మీ పేరు మరియు సంప్రదింపు సమాచారం అందించండి, ఇది మీ లెటర్హెడ్లో భాగంగానే కనిపిస్తున్నప్పటికీ, వారు వినియోగదారుల కాల్స్ను ప్రశ్నలు లేదా వ్యాఖ్యలను కలిగి ఉంటే మీరు స్వాగతం అని నొక్కి చెప్పండి.
