మీరు వేరొకరి తరపున ఒక లేఖ రాయమని అడగవచ్చు అనేక సందర్భాల్లో ఉన్నాయి. న్యాయవాదులు, ఉదాహరణకు, క్రమంగా చేయండి. ఇతర సందర్భాల్లో, తమకు తాము చేయగల నైపుణ్యాలు లేదా రెండో భాషా అభ్యాసకులు మరియు ఆంగ్లంలో రాయలేరని ప్రజలకు రాయడం. ఆఫీసు నుండి మీ యజమాని లేకపోవటం వలన అతని తరపున ఒక లేఖ రాయమని అతడు అడిగే మరొక కారణం కావచ్చు. మీరు ఎవరికి లేఖ రాస్తున్నారనేది లేకుండా, ఫార్మాట్ స్థిరంగా ఉంటుంది.
కంటెంట్ను నిర్ణయించండి
మీరు తరపున లేఖ రాయడానికి వెళ్తున్న వ్యక్తితో మాట్లాడండి. కవర్ చేయడానికి పాయింట్లు జాబితాను, లేఖను అడ్రసు చేయడానికి మరియు చేర్చవలసిన అవసరమైన ఇతర వివరాలను రూపొందించండి. మీరు సరిగ్గా రాయడానికి తగినంత నేపథ్యం సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్నారని భావిస్తున్నంతవరకు లేఖ అంశాన్ని చర్చించండి.
Letterhead మరియు వ్యాపారం లెటర్ ఫార్మాట్ ఉపయోగించండి
మీ లేఖనానికి విశ్వసనీయతను ఇస్తుంది కనుక లెటర్హెడ్లో సాధ్యమైతే రాయండి. మీరు లెటర్హెడ్ లేకపోతే, మీరు పేజీ ఎగువ భాగంలో అక్షరాన్ని వ్రాస్తున్న వ్యక్తి యొక్క చిరునామాను టైప్ చేయండి, తేదీలో ఖాళీని మరియు రకాన్ని వదిలివేయండి. వరంతో ప్రారంభించండి, "ప్రియమైన" తర్వాత వ్యక్తి పేరు, శీర్షిక మరియు కామాతో ప్రారంభించండి. ఉదాహరణకు, మీరు ఒక సంస్థకు వ్రాస్తున్నట్లయితే అది "ప్రియమైన శ్రీమతి బ్రిగ్స్," లేదా "ప్రెసిడెంట్ జడ్జ్కి" చదువుతుంది, అది కోర్టుకు అయితే.
వ్యాపార అక్షరాల కోసం బ్లాక్-ఫార్మాట్ను అడాప్ట్ చేయండి. అన్ని వాక్యాలను పేజీ యొక్క ఎడమ వైపున ప్రారంభించండి; పేరాలు ఒక లైన్ స్పేస్ ద్వారా వేరు చేయబడతాయి. మీ ముగింపు మధ్య దూరం మీ సంతకం కోసం అనుమతించడానికి మూడు నుండి నాలుగు పంక్తులు. వాటిని చేతివ్రాత కాకుండా వ్యాపార లేఖలను టైప్ చేయండి.
రచయిత హక్కును ప్రకటించండి
కోర్టుకు రాసిన లేఖలో, సరిగ్గా ఉన్నట్లయితే మరొకరి తరపున మీరు వ్రాస్తున్నట్లు తెలియజేయండి. ఇతర వ్యక్తి పేరుతో బయటకు వెళ్తున్న ఒక లేఖ ఉంటే, ఆమె తనకు వ్రాసినట్లు చెప్పాల్సిన అవసరం లేదు. శారీరక గాయం లేదా భాషా సమస్యల విషయంలో ఈ కారణం సూచిస్తుంది: "జెరెమీ స్మితేస్ తరపున నేను వ్రాస్తున్నాను, అతను తన మణికట్టు స్కీయింగ్ను విరిచి వేస్తాడు."
సమర్థవంతమైన, సులభంగా అర్థం చేసుకునే భాష ఉపయోగించండి
పాయింట్ పొందండి. లెటర్స్ - వేరొకరి తరపున లేదో - లేదంటే చిన్నది. మీరు వ్రాసే కారణాన్ని రాష్ట్రంగా చెప్పండి మరియు తరువాత మీ సహాయక ఆలోచనలకు కొత్త పేరా ప్రారంభించండి. పేరాలను మార్చడానికి మరియు ఆలోచనలను మార్చుకున్నప్పుడు ఖాళీ స్థలం వదిలివేయడానికి గుర్తుంచుకోండి. సులభంగా అర్థం చేసుకునే భాషలో వ్రాయండి. చిన్నపదం చేస్తే చిన్న పదాలను ఉపయోగించకండి మరియు మీ వాక్యం చిన్నదిగా ఉంచవద్దు. మీ విస్తృత పదజాలంతో మీ పాఠకులను ఆకట్టుకోవడానికి ప్రయత్నిస్తూ కాకుండా స్పష్టత కోసం లక్ష్యం.
ఒక అధికారిక వాయిస్ ఉపయోగించండి
టోన్ వ్యాపారంగా ఉంచండి. పువ్వుల మాటలను నివారించండి మరియు మీరు వ్రాస్తున్న అంశంపై దృష్టి పెట్టండి. అలా చేయటానికి చాలా మంచి కారణం ఉంటే తప్ప ఈ అంశంపై మీ అభిప్రాయాన్ని అందించవద్దు.
బలంగా మూసివేయి
ముగింపు పేరాలో లేఖ యొక్క కంటెంట్లను సంగ్రహించండి. మీరు కావాల్సిన ఉత్తరం వ్రాసే వ్యక్తి తీసుకున్న చర్యను కూడా పేర్కొనండి. ఒక తప్పు ఉపకరణం లేదా సమావేశానికి అభ్యర్థనను భర్తీ చేయగలిగితే. లేఖనం యొక్క బిజినెస్ టోన్తో స్థిరంగా ఉండటానికి "నిజాయితీగా" లేదా "నిజాయితీగా మీ" ముగింపును ఉపయోగించండి. "త్వరలో చర్చ" లేదా "మీ స్నేహితుడు" వంటి పదబంధాలు సరైనవి కావు. సైన్ ఇన్ చేసి, మీ పేరును టైప్ చేయండి, తరువాత "మీరు వ్రాస్తున్న వ్యక్తి యొక్క పేరు తరపున" అనే పదాలను అనుసరిస్తారు.
సమీక్ష
మీ లేఖను ఒకరోజుకి వదిలిపెట్టండి మరియు ఆపై దాన్ని సవరించండి. అలాగే వ్యాకరణం మరియు స్పెల్లింగ్ తప్పులు, సాధారణంగా "గతంలో మరియు గతం" లేదా "ప్రభావితం మరియు ప్రభావము" వంటి అయోమయ పదాలు కోసం చూడండి. మీరు ఏదైనా మర్చిపోవని నిర్ధారించుకోవడానికి మీ అసలు జాబితాకు వ్యతిరేకంగా దీన్ని తనిఖీ చేయండి. అక్షర గ్రహీత స్థానంలో మీరే ఉంచండి. దాన్ని గట్టిగా చదివి, టోన్ మరియు కంటెంట్ కోసం దాన్ని విశ్లేషించండి. అనుగుణంగా సవరించండి. మీరు ఎవరి తరపున వ్రాసిన వ్యక్తితో లేఖను సమీక్షించండి. వ్యక్తి చేర్చబడ్డ కోరికను మీరు తప్పకుండా చూడలేదని నిర్ధారించుకోండి.
