యజమాని ఉద్యోగిని ముగించే సమయానికి ఉద్యోగికి వారి మొదటి సంబంధాన్ని కలిగి ఉన్నప్పటి నుండి ఉద్యోగికి సంబంధించిన వ్రాతపూర్వక నివేదికలు ప్రతి ఉద్యోగి పేరుతో ఒక ఉద్యోగి సిబ్బందిలో ఉంచబడతాయి. సరిగ్గా నిర్వహించబడితే, ఈ ఉద్యోగ ఫైళ్ళు భవిష్యత్తులో యజమానిని ఉపాధి మరియు ఉద్యోగ చట్టపరమైన ఉల్లంఘనలకు భంగం కలిగించగలవు, తప్పుడు రద్దు లేదా ఉపాధి వివక్ష వంటివి.
మీరు అవసరం అంశాలు
-
పరిమిత ప్రాప్యతతో ఫైల్ క్యాబినెట్లను లేదా సురక్షిత గదిని లాక్ చేస్తోంది
-
ఫైల్ ఫోల్డర్లు
మీరు ఉద్యోగి సిబ్బంది ఫైళ్లు ఉంచడానికి ఎందుకు అర్థం. ఇది కార్యాలయంలో జరిగిందని కంపెనీ యొక్క మరియు ఉద్యోగి రికార్డు. ఉద్యోగుల ఫైల్లో నిర్వహించబడుతున్న రికార్డులు భవిష్యత్తులో చట్టపరమైన చర్యలకు యజమానిని రక్షించడానికి మరియు విధాన సమస్యలపై, చెల్లింపు మరియు ప్రయోజనాలు, కార్య విధులు మరియు బాధ్యతలను, క్రమశిక్షణా లేదా సరిచేసిన చర్యలు మరియు మనోవేదనల గురించి సంభవించే అపార్థాలను క్లియర్ చేయడానికి సహాయపడతాయి.
సో వాట్ ఉద్యోగి సిబ్బంది ఫైల్ లోకి వెళ్ళాలి? కింది పత్రాలు మరియు రికార్డులు ప్రతి ఉద్యోగి మీద మానవ వనరుల నిపుణులు లేదా మేనేజర్లు చేత నిర్వహించబడాలి. ఉద్యోగ వివరణ ఉద్యోగ అనువర్తనం ఉపాధి ఆఫర్ IRS రూపం W-4 ఉద్యోగి హ్యాండ్ బుక్ కోసం రసీదు (తరచుగా హ్యాండ్ బుక్ యొక్క కాపీని ఉంచడానికి మంచి ఆలోచన, ప్రత్యేకంగా ఇది ఎప్పటికప్పుడు మార్పు చెందుతుంది, ఈ విధంగా అందరూ ఉద్యోగి సంతకం చేసిన హ్యాండ్ బుక్ యొక్క నిబంధనలు ఏమిటో తెలుసు.) ఇచ్చిన ఏ పనితీరు అంచనాలు ఉద్యోగి ప్రయోజనాలు సైన్ అప్ రూపాలు పురస్కారాలు ఉద్యోగి గురించి ఫిర్యాదులు మరియు పొగడ్తలు క్రమశిక్షణా చర్యలు లేదా హెచ్చరికలు * హాజరు రికార్డులు ప్రతి వేర్వేరు రకాలైన రికార్డులు దాని స్వంత ట్యాబ్ కలిగివుంటాయి.
మెడికల్ రికార్డులు మరియు ఇమ్మిగ్రేషన్ ఫారమ్లను వేర్వేరు ఫైళ్లలో ఉంచాలి. మీరు ఒక వ్యక్తి యొక్క ఇమ్మిగ్రేషన్ హోదా ఆధారంగా ఉద్యోగ నిర్ణయాలను తీసుకోలేరు కాబట్టి, వారు US లో పనిచేయడానికి హక్కు కలిగి ఉంటారని మరియు ఫెడరల్ ప్రభుత్వం I-9 ని సమీక్షించటానికి హక్కు కలిగి ఉంటుంది, ఇది వేరు వేరుగా ఉంచడానికి మంచిది. వైద్య రికార్డులకు సంబంధించినంత వరకు, అమెరికన్లు వికలాంగుల చట్టం (ADA) గోప్యతా సంబంధించి చాలా ఖచ్చితమైన నియమాలను కలిగి ఉంటారు మరియు మెడికల్ రికార్డులను అందించడానికి ప్రాప్యత చేయగలరు, కాబట్టి వాటిని ప్రత్యేక ఫైల్ మరియు ఫైల్ క్యాబినెట్లో పరిమితం చేయడం అవసరం. యాక్సెస్. ఉద్యోగికి వారి విధుల్లో అవసరమైన పరిమితులను కలిగి ఉండటం లేదా వసతి అవసరమవుతుంది కాబట్టి, ఈ నివేదికలలో పర్యవేక్షకులకు సమాచారం యొక్క బహిర్గతం పరిమితి చేస్తుంది; అత్యవసర వైద్య సంరక్షణ సందర్భంలో ప్రథమ చికిత్స కార్మికులు; పరిమిత పరిస్థితులలో ప్రభుత్వ మరియు భీమా అధికారులు.
సమాచారం సరైనది కాదని సంస్థ యొక్క నోటీసు మీద వెంటనే ఒక ఉద్యోగి యొక్క సిబ్బంది ఫైలులో తప్పు సమాచారం సరిచేయబడుతుంది.
ఉద్యోగి సిబ్బంది ఫైళ్లు లాక్ చేయబడాలి మరియు చట్టబద్ధమైన వ్యాపారాన్ని కలిగి ఉన్న వారికి మాత్రమే ఫైల్ను ప్రాప్యత చేయాలి. ప్రమోషన్లు మరియు క్రమశిక్షణా చర్యల గురించి నిర్ణయాలు తీసుకోవడానికి మేనేజర్ లేదా మొదటి లైన్ సూపర్వైజర్కు యాక్సెస్ అవసరం కావచ్చు. చట్టబద్ధమైన వ్యాపారం లేకుండా ఎవరైనా ఫైల్ను చూడాలనుకుంటే, వారికి చెల్లుబాటు అయ్యే సబ్బానా అవసరం. లేకపోతే, ఉద్యోగి యొక్క గోప్యతా హక్కులను ఉల్లంఘించవచ్చు.
సాధారణంగా, ఉద్యోగి ఉద్యోగి నుండి ఉద్యోగికి తగిన అభ్యర్థన లేకుండా వారి ఉద్యోగి సిబ్బందిలో ఏమి తెలియజేయాలని మీరు కోరుకోరు. అయితే, వారి ఫైల్లో ఉన్న ఉద్యోగులను ఉద్యోగులను ఉంచుకునేందుకు ఇది మంచి వ్యాపార పద్ధతి. ఆ విధంగా, వారు క్రమశిక్షణలో ఉన్నప్పుడు లేదా ఆపివేయబడినప్పుడు ఆశ్చర్యపోయే ఒక ఉపాంత ఉద్యోగి లేదు. ఈ సాధారణ నియమానికి మినహాయింపులు ఫెయిర్ క్రెడిట్ రిపోర్టింగ్ యాక్ట్ (FCRA) యొక్క నిబంధనలు. మీరు వారి క్రెడిట్ నివేదికలో ఉన్నదానిపై ఆధారపడిన ప్రతికూల చర్యను తీసుకుంటే ఉద్యోగులు లేదా సంభావ్య ఉద్యోగులకు తెలియజేయాలి.
నోటీసు సంస్కరణ నుండి వారి సిబ్బంది ఫైల్ లో ఉన్నవాటికి ఉద్యోగాలకు వేరుగా ఉంటుంది. అనేక రాష్ట్రాలు యజమానులు ఉద్యోగులకు, మరియు మాజీ ఉద్యోగులకు, వారి ఉద్యోగుల సిబ్బందికి ప్రాప్తిని ఇవ్వడానికి అవసరం. ఈ విషయంలో మీ రాష్ట్రం యొక్క చట్టంతో మీకు బాగా తెలిసిన ఒక మానవ వనరుల నిపుణుడు లేదా వ్యాపార యజమాని ముఖ్యమైనది. అయితే ఒక సాధారణ నియమంగా, ఉద్యోగి యాక్సెస్ సహేతుకమైనదిగా ఉండాలి మరియు నిర్వహణలో సభ్యుడికి ఏది తీసుకోబడదు లేదా మార్చకపోవచ్చని నిర్ధారించుకోవాలి. కొన్ని రాష్ట్ర చట్టాలు ఉద్యోగి కాపీలు కలిగి ఉంటే, వారు చేస్తే, కంపెనీ నుండి ఎవరైనా కాపీని తయారు చేస్తారు. ఉద్యోగి వారి సిబ్బంది ఫైలులో చూడగలిగే వాటి యొక్క పరిమితులు తరచుగా ఉంటాయి. సూచన లేఖలు, నేర పరిశోధనలు మరియు ఇతరుల గోప్యతా హక్కులను ఉల్లంఘించే ఇతర సమాచారం వంటి సున్నితమైన వస్తువులను కలిగి ఉంటే, వారికి ప్రాప్యతను తిరస్కరించవచ్చు. ఉద్యోగి యొక్క వ్యక్తిగత ఫైలులో ఒక ప్రత్యేక ట్యాబ్లో ఆ అంశాలను ఉంచడానికి ఇక్కడ మంచి ఆలోచన. కొన్ని రాష్ట్ర చట్టాలు, క్రమశిక్షణా చర్యలు లేదా మూల్యాంకనలకు వివాదాలను సమర్పించడానికి ఉద్యోగి అనుమతించవచ్చు.
చిట్కాలు
-
మీ రాష్ట్రంలో ఉన్నట్లయితే, ఈ ఫైళ్ళను ఉంచిన ప్రాంతాల్లో ఉద్యోగి సిబ్బంది లేదా పోస్ట్ చేసిన ఫైళ్ళ ప్రాప్యతపై రాష్ట్ర చట్టం యొక్క కాపీని ఉంచండి. ఇది నిర్వహణ మరియు ఉద్యోగి మధ్య ఏవైనా సంఘర్షణలను నివారించవచ్చు మరియు ఇది అనుమతించబడదు.
హెచ్చరిక
వారి సిబ్బంది రికార్డుల నిర్వహణ మరియు యాక్సెస్ విషయానికి వస్తే ప్రతి ఉద్యోగి కూడా అదే విధంగా చికిత్స చేయాలి. ఆచరణలో ఏదైనా విచలనం కంపెనీకి దావా వేస్తుంది. మీరు మీ ఉద్యోగి సిబ్బందిని నిర్వహించడానికి ఎలాంటి సందేహాలు ఉంటే, ఒక న్యాయవాదితో సంప్రదించండి.
