డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ ప్రక్రియ సంస్థలు వారి రూపాల్లో పత్రాలను సృష్టించడానికి, నియంత్రణలో, భద్రంగా, నిల్వ చేయడానికి, పునరుద్ధరించడానికి, భాగస్వామ్యం చేయడానికి మరియు నాశనం చేయడానికి ఉపయోగిస్తారు. సమాచార విస్తరణలో, వేగవంతమైన సాంకేతిక మార్పు మరియు భద్రతా సమస్యలు, డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్స్ను స్థాపించే సంస్థలు మంచి వ్యాపార పద్ధతులను మాత్రమే పరిగణనలోకి తీసుకోవాలి, అయితే ప్రభుత్వ మరియు అంతర్జాతీయ సంస్థలచే నియమాలు, నియమాలు మరియు ప్రమాణాలు తెలియజేయాలి.
రూల్ మేకింగ్ ఎంటిటీలు: ఫైనాన్షియల్
డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ నియమాలకు అనుగుణంగా సంస్థలకు అవసరమైన అనేక ఫెడరల్ ఎంటిటీలు రిజిస్ట్రేషన్లు. ఈ క్రింది సంస్థల యొక్క సారాంశం, వారు ప్రభావితం చేసే సంస్థల రకాలు, మరియు శాసనం లేదా నియంత్రణ.
SEC 17a-4 లో సెక్యూరిటీస్ అండ్ ఎక్స్ఛేంజ్ కమిషన్ బ్రోకర్లు, విశ్లేషకులు మరియు సెక్యూరిటీల మార్పిడిలో పాల్గొన్న ఇతరుల కోసం పత్ర నిర్వహణ నిర్వహణ నియమాలను అందిస్తుంది.
సెబర్లు 404 మరియు 409 లోని సర్బేన్స్-ఆక్స్లీ లా అన్ని బహిరంగంగా వ్యాపార సంస్థలు మరియు అకౌంటింగ్ సంస్థలు, ఆడిటర్లు మరియు సెక్యూరిటీల ట్రేడింగ్తో ఉన్న పత్రాల నిర్వహణను ప్రభావితం చేస్తాయి.
21 వ సెంచరీ చట్టం (చెక్ 21) కోసం తనిఖీ క్లియరింగ్ చెక్ నిర్వహణను నియంత్రిస్తుంది మరియు బ్యాంకింగ్ పరిశ్రమకు వర్తిస్తుంది. దీనిని ఫెడరల్ రిజర్వ్ నిర్వహిస్తుంది.
గ్రామ్-లీచ్ బ్లిలీ చట్టం ఆర్థిక సంస్థలచే నిర్వహించబడే వినియోగదారుల యొక్క ఆర్థిక సమాచారాన్ని రక్షిస్తుంది మరియు అనేక సమాఖ్య సంస్థలచే నిర్వహించబడుతుంది.
సెక్యూరిటీస్ డీలర్స్ నేషనల్ అసోసియేషన్ (NASD) రూల్ 3010 మరియు న్యూయార్క్ స్టాక్ ఎక్స్ఛేంజ్ (NYSE) రూల్ 342 సెక్యూరిటీస్ అండ్ ఎక్స్ఛేంజ్ కమీషన్ చేత నిర్వహించబడతాయి మరియు ఈ రెండు సంస్థల సభ్యుల కొరకు ఎలక్ట్రానిక్ కమ్యూనికేషన్స్తో ఉన్న రికార్డు కీపింగ్ అవసరాలు నియంత్రిస్తాయి.
అరోగ్య రక్షణ నియమాలు
హెల్త్ ఇన్సూరెన్స్ పోర్టబిలిటీ అండ్ యాక్సెసిబిలిటీ యాక్ట్ (HIPAA) వైద్యులు, ఆసుపత్రులు, భీమా సంస్థలు మరియు రోగి సమాచారాన్ని కంపైల్ లేదా ప్రసారం చేయడంలో యజమానులు వంటి వర్గాలకు వర్తిస్తుంది. ఇది U.S. డిపార్ట్మెంట్ ఆఫ్ హెల్త్ అండ్ హ్యూమన్ సర్వీసెస్ ద్వారా నిర్వహించబడుతుంది.
21 CFR 11 అనేది సంయుక్త ఫుడ్ అండ్ డ్రగ్ అడ్మినిస్ట్రేషన్ ద్వారా నిర్వహించబడుతున్న ఫెడరల్ రెగ్యులేషన్స్ కోడ్ మరియు ఎలెక్ట్రానిక్ రికార్డులను మరియు ఎలక్ట్రానిక్ సంతకాలను ప్రసంగించడం. ఈ విభాగం ఆరోగ్య మరియు ఔషధ సంస్థలను ప్రభావితం చేస్తుంది.
సైనిక నియమాలు
డిఫెన్స్ డిపార్ట్మెంట్ ఆఫ్ డిఫెన్స్ రెగ్యులేషన్స్ (డిపార్ట్మెంట్ ఆఫ్ డిఫెన్స్ 5015.2, వర్షన్ 2) డిఫెన్స్ డిపార్టుమెంటుచే కొనుగోలు చేయబడిన రికార్డుల నిర్వహణ సాఫ్ట్ వేర్ అవసరాలు. ఇతర ప్రభుత్వ సంస్థలు వారి రికార్డుల నిర్వహణ సాఫ్ట్వేర్ కోసం ఈ ప్రమాణాన్ని కూడా ఉపయోగిస్తాయి.
ఇతర ఫెడరల్ రూల్స్
చట్టపరమైన విధానాలకు సంబంధించి సమాచారాన్ని లా సంస్థలు ఎలా నిర్వహించాలో ఫెడరల్ రూల్స్ ఆఫ్ సివిల్ ప్రొసీజరు నిర్ణయించింది.
ఇంటర్నల్ రెవిన్యూ సర్వీసెస్ Rev. Proc. 97-22 ఎలక్ట్రానిక్ నిల్వ మరియు పన్నుచెల్లింపుదారుల సమాచారాన్ని బదిలీ చేయడానికి నియమాలు, మరియు ఆర్థిక సేవల పరిశ్రమపై ప్రభావాన్ని చూపుతుంది.
ది నీడ్ ఫర్ రూల్స్
అమెరికన్లు భద్రతకు వ్యక్తిగత సమాచారాన్ని భద్రంగా ఉంచడానికి, ఆర్ధిక లావాదేవీలను రక్షించడానికి మరియు దేశం యొక్క ఆహారం, ఔషధ, ఆర్థిక, మరియు ఆరోగ్య ఆస్తులపై నియంత్రణతో ఉన్నవారిపై సరైన పర్యవేక్షణ నిర్వహించడానికి భద్రత కల్పించటానికి నియంత్రణా సంస్థలపై ఆధారపడతారు. దేశం యొక్క ఇన్ఫ్రాస్ట్రక్చర్ అవస్థాపన దాని రక్షణ కోసం చాలా ముఖ్యమైనది మరియు ఇది కూడా రక్షించబడాలి.
పత్ర నిర్వహణ యొక్క ప్రమాణీకరణ యునైటెడ్ స్టేట్స్ మించి విస్తరించింది. ప్రామాణికమైన అంతర్జాతీయ సంస్థ మరియు ఓపెన్ డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ API వంటి ప్రభుత్వేతర సంస్థలు పత్రాల నిర్వహణ వ్యవస్థల కోసం విధానాలను ప్రామాణీకరించడానికి మరియు పంచుకునేందుకు పని చేస్తాయి, అవి అవసరమైనప్పుడు సమాచార రికార్డుల భద్రత మరియు లభ్యతకు హామీ ఇస్తాయి.
